Prosjekt-konseptet (Kap 1-3, 8)

Question 1

Hva er definisjonen på et prosjekt?

Answer 1

Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert med den hensikten å levere en eller flere tjeneste eller produkter som bidrar til å realisere en avtale i business case.

Prosjektbegrepet inkluderer elementer som endring, midlertidighet, tverrfaglighet, unikhet, og usikkerhet.

Question 2

Hvilke kjennetegn har et prosjekt?

Answer 2

• Styring, organisering, ledelse, arbeidsform
• Entydig målsetting
• Begrenset
• Ressurstilgang
• Engangsoppgave
• Besluttet start og slutt dato
• Ofte tverrfaglig arbeid

Ikke alle kjennetegnene trenger å være oppfylt for å kalle noe for et prosjekt.

Question 3

Når startet utviklingen av moderne prosjektarbeidsformer?

Answer 3

Utviklingen startet på 1950-tallet og ble videreutviklet på 1970-tallet.

På 70-tallet handlet det mye om lederskap og selvstyrende grupper.

Question 4

Hva er de typiske livssyklusene i et prosjekt?

Answer 4

• Oppstart/initiering
• Planlegging
• Gjennomføring
• Avslutning

Question 5

Hva omfatter prosjektarbeid?

Answer 5

Prosjektarbeid omfatter en strukturert arbeidsform som fokuserer på å oppnå spesifikke mål innenfor en definert tidsramme og med begrensede ressurser

Question 6

Hva er prosjektets styringssløyfe?

Answer 6

• Styringssløyfe viser de ulike styringsfunksjonen og hvordan de henger sammen. Styringsfaktorene:
• definere og beslutte de mål og resultater som ønskes oppnådd gjennom prosjektet,
• planlegge og organisere hvordan målene skal oppnås ved hjelp av tilgjengelige resurser
• utførelsen krever aktiv styring slik at arbeidsoppgavene gjennomføres hensiktsmessig og i henhold til de standardene som er satt
• disse standardene er definert og utrykket gjennom tekniske spesifikasjoner og krav, budsjett, tidsplan og resursplan
• oppfølging går ut på å registrere(måle) periodevis hva som har skjedd i prosjektet og i omgivelsenes, samhold med plan og forutsetninger og om nødvendig velge korrektive tiltak

Question 7

Hvilke grunner finnes det til prosjektarbeidsformens utbredelse?

Answer 7

• Håndtering av spesialoppdrag
• Stor fleksibilitet
• Krav fra oppdragsgiver
• Fokus på oppgave fremfor funksjon
• Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser
• Samarbeidsmuligheter
• Lederutvikling
• Funksjon av egen suksess

Question 8

Hvilke ulemper er det med prosjektformen?

Answer 8

• Økt stress og overbelastning
• Tøffere klima
• Skille mellom prosjektet og alt annet

Question 9

Når er det hensiktsmessig å benytte prosjektarbeidsformen?

Answer 9

Når oppgaven er fleksibel, entydig administrativt forhold, god utnyttelse av eksisterende kompetanse, arbeidsoppgaven får identitet på tvers av avdelinger, og når oppgaven er spesielt viktig eller risikofylt.

Question 10

Hvilke forskjellige prosjekttyper finnes det ifølge Maylor (2010)?

Answer 10

• Strategiske prosjekter
• Systemprosjekter
• Operative prosjekter

Question 11

Hva er hensikten med en forstudie?

Answer 11

For å vurdere prosjektets gjennomførbarhet.

Question 12

Hva er en prosjektmodell?

Answer 12

En strukturert tilnærming til prosjektledelse som kan inkludere modeller som Stage gate-modellen, Fossefallsmodellen, Spiralmodellen, prosjektveiviseren, og PRINCE2.

Question 13

Hvilke kilder finnes det til nye prosjekter?

Answer 13

• Direkte henvendelser fra kunder
• Tilbud på oppdrag
• Resultat av systematisk arbeid
• Resultat av tilfeldige prosesser
• Nødvendige prosjekter (f.eks. pålagt av myndigheter)
• Ny teknologi
• Strategiske muligheter
• Konkurransekrefter

Question 14

Hva bør et prosjektforslag inneholde?

Answer 14

• Prosjektets formål og mål
• Beskrivelse av løsningen
• Strategisk begrunnelse
• Finansielle estimater
• Usikkerhetsvurdering
• Gjennomføringsplan

Question 15

Hva innebærer en finansiell vurdering av et prosjektforslag?

Answer 15

• Nåverdianalyser (NPV)
• Internrente (IRR)
• Payback (tilbakebetaling)

Question 16

Hvilke faktorer vurderes i en gjennomføringsplan for et prosjekt?

Answer 16

• Tid og kostnad
• Resurser og kapasitet
• Organisering og ledelse
• Samarbeid og kontrakter

Question 17

Hva karakteriserer nødvendige prosjekter?

Answer 17

Nødvendige prosjekter er ofte pålagt av myndigheter eller er kritiske for virksomhetens drift og overlevelse.

Question 18

Hvilke grunner kan føre til at et prosjektforslag velges bort?

Answer 18

• Ressursmangel
• Strategisk misalignment
• Etiske og omdømmemessige hensyn
• Timing og konkurranse
• Ressurskonflikt med andre prosjekter
• Høy risiko og lav sannsynlighet for suksess

Question 19

Hvordan avklarer og definerer man behovene i et prosjekt?

Answer 19

Behovet utvikles gjennom en prosess: behovet skapes, anerkjennes, formuleres og bekreftes.

Question 20

Hva er forskjellen mellom funksjonskrav og tekniske krav?

Answer 20

• Funksjonskrav: beskriver hvilke funksjoner løsningen skal tilfredsstille, lettfattelige for ikke-spesialister
• Tekniske krav: spesifikasjoner som kan kreve spesialkompetanse, mer detaljerte

Question 21

Hva er prosjektnedbrytning (WBS)?

Answer 21

En metode for å bryte ned prosjektet i mindre, håndterbare deler, fra store leveranser til små arbeidsoppgaver.

Question 22

Hva er et prosjektmandat?

Answer 22

Et viktig dokument som oppsummerer defineringen av prosjektet og formelt viser at prosjektet er godkjent.

Question 23

Hva bør et prosjektmandat inneholde?

Answer 23

• Prosjektets navn
• Bakgrunn for prosjektet
• Oppdragsgiver
• Effektmål
• Resultatmål
• Rammebetingelser
• Omfang
• Roller og ansvar
• Tidsplan
• Budsjett
• Dato for godkjenning

Question 24

Hva er en prioriteringsmatrise?

Answer 24

Et verktøy som brukes for å se hvilke krav som er faste, hvilke som skal optimaliseres, og hvilke som er fleksible.

Question 25

Hvorfor er det viktig å fokusere på gevinstrealisering i prosjekter?

Answer 25

For å sikre at prosjektet leverer på effektmål og verdiskapning, ikke bare på tid, kostnad og omfang.

Question 26

Hva er en gevinstrealiseringsplan?

Answer 26

En plan for målsatte gevinster, hvordan disse skal måles og hva målene er ## Footnote Brukes i prosjekter for å sikre at gevinster blir realisert.

Question 27

Hvilke indikatorer brukes for å måle gevinster?

Answer 27

KPI’er - Key Performance Indicators ## Footnote Disse indikatorene hjelper til med å vurdere prosjektets suksess.

Question 28

Hvem regnes som interessenter i et prosjekt?

Answer 28

Individer eller organisasjoner som er aktivt involvert i prosjektet eller berørt av det ## Footnote Eksempler inkluderer interne og eksterne interessenter.

Question 29

Hvordan kan man identifisere prosjektets interessenter?

Answer 29

Gjennom workshops, intervjuer eller dokumentanalyse ## Footnote Brukes for å forstå hvem som er involvert eller berørt.

Question 30

Hvilke metoder kan brukes for å kategorisere interessenter?

Answer 30

Makt og interesse, primære vs. sekundære, interne vs. eksterne ## Footnote Kategoriseringen hjelper i strategisk planlegging.

Question 31

Hvilken betydning har interessentanalyse for prosjektets suksess?

Answer 31

Forståelse av påvirkning, strategiutvikling, risikoredusering ## Footnote Viktig for å sikre støtte og minimere konflikter.

Question 32

Hva menes med prosjektets omgivelser?

Answer 32

Alle eksterne elementer som kan påvirke prosjektet, inkludert politiske, økonomiske, tekniske og kulturelle faktorer ## Footnote PESTEL-modellen brukes ofte for å analysere disse faktorene.

Question 33

Hvordan påvirker eksterne faktorer prosjektets gjennomføring?

Answer 33

Endringer i økonomi, reguleringer, teknologi ## Footnote Disse faktorene kan ha stor innvirkning på prosjektets suksess.

Question 34

Hvilke metoder kan brukes for å analysere prosjektets omgivelser?

Answer 34

PESTEL-analyse, handlingsmiljøanalyse, usikkerhetsmatrise ## Footnote Disse metodene vurderer risiko og muligheter.

Question 35

Hvilke relasjonsformer kan eksistere mellom prosjektet og interessenter?

Answer 35

Ingen relasjon, indirekte relasjon, direkte relasjon, integrert samarbeid ## Footnote Relasjonsformen påvirker prosjektkommunikasjon og samarbeid.

Question 36

Hvordan kan prosjektlederen håndtere ulike interessentrelasjoner?

Answer 36

Tilpass strategier basert på makt og interesse ## Footnote For eksempel, hold informert eller konsulter hyppig.

Question 37

Hva er betydningen av tillit i prosjektsammenheng?

Answer 37

Reduserer transaksjonskostnader, øker samarbeidsevne, letter konflikthåndtering ## Footnote Tillit er essensielt for effektive prosjektrelasjoner.

Question 38

Hvilke strategier kan prosjektlederen bruke for å bygge tillit?

Answer 38

Transparens, lever på løfter, inkluderende prosesser ## Footnote Disse strategiene fremmer et godt forhold til interessentene.

Question 39

Hvordan kan man håndtere tillitsbrudd i prosjektrelasjoner?

Answer 39

Identifisere årsaken, gjenopprette dialog ## Footnote Bruk av mediatører kan være nyttig for å reparere relasjoner.

Question 40

Hva kjennetegner en offentlig-privat samarbeidsmodell (OPS)?

Answer 40

Felles finansiering og ansvar, langtidsorientert fokus ## Footnote OPS-modellen innebærer deling av risiko og gevinster.

Question 41

Hvilke fordeler er forbundet med OPS-prosjekter?

Answer 41

Innovasjon, kostnadseffektivitet, kombinasjon av ekspertise ## Footnote OPS kan lede til bedre prosjektresultater.

Question 42

Hvilke utfordringer er forbundet med OPS-prosjekter?

Answer 42

Komplekse kontrakter, interessekonflikter, manglende klarhet i roller ## Footnote Disse utfordringene må håndteres for prosjektets suksess.

Question 43

Hvordan påvirker OPS-modellen prosjektets interessenter?

Answer 43

Nye roller for private aktører, krav til kommunikasjon ## Footnote Økt koordinering mellom offentlig og privat sektor er nødvendig.

Question 44

Hva er hovedpoengene i interessentanalyse og prosjektets omgivelser?

Answer 44

Minimere risiko, maksimere verdiskapning, relasjonshåndtering ## Footnote Krever tilpassede strategier basert på makt, interesse og tillit.