S2 Flashcards
1
Q
Pourquoi la planification est-elle essentielle dans l’implantation d’un ERP?
A
La planification est essentielle car elle permet de coordonner et d’ordonner une multitude de tâches réalisées par une grande variété de profils, tout en prenant en compte de nombreux paramètres différents.
2
Q
Pourquoi la 4. simulation est-elle importante dans l’implantation d’un ERP?
A
La simulation est cruciale car aucun intervenant, y compris les consultants, ne peut anticiper pleinement l’impact des options ou des changements sur le comportement global de l’ERP dans un projet aussi vaste et complexe.
3
Q
Quel est le rôle du comité de pilotage dans un projet ERP?
A
Le comité de pilotage prend les décisions les plus importantes concernant le projet et le dirige en coopération étroite avec les leaders des autres équipes du projet. Il est composé de représentants de la direction générale, des directions opérationnelles et de la direction technique.
4
Q
Qu’est-ce qu’une équipe de mise en œuvre (EMO)?
A
Les équipes de mise en œuvre sont composées des meilleurs experts opérationnels de l’entreprise, organisées autour des modules spécifiques de l’ERP pour assurer leur déploiement et leur configuration réussie.
5
Q
Quelle est la première phase de l’implantation d’un ERP?
A
La première phase est la planification. Elle consiste à organiser et coordonner l’ensemble des activités nécessaires à l’implantation de l’ERP.
6
Q
Que comprend l’analyse fonctionnelle dans un projet ERP?
A
L’analyse fonctionnelle permet de déterminer les besoins spécifiques de l’entreprise et de définir les fonctionnalités de l’ERP pour y répondre.
Cela implique l’examen détaillé des processus métiers et des exigences de l’entreprise.
7
Q
Quel est le rôle de la formation des équipes de projet?
A
La formation des équipes de projet permet de garantir que tous les membres de l’équipe de mise en œuvre possèdent les compétences nécessaires pour gérer et déployer l’ERP efficacement.
8
Q
Que signifie “4. adéquation et configuration” dans l’implantation d’un ERP?
A
L’adéquation et la configuration consistent à s’assurer que l’ERP est bien aligné avec les besoins de l’entreprise et
à configurer le système pour répondre aux spécifications définies lors de l’analyse fonctionnelle.
9
Q
Que sont les 5. simulations taille réelle?
A
Les simulations taille réelle impliquent des tests à grande échelle pour évaluer la performance de l’ERP dans des conditions réelles, en simulant le fonctionnement de l’entreprise avec le système ERP en place.
10
Q
Que signifie “6. fermeture des trous fonctionnels” dans un projet ERP?
A
La fermeture des trous fonctionnels consiste à résoudre les écarts entre les fonctionnalités disponibles dans l’ERP et les besoins spécifiques de l’entreprise, souvent en ajustant la configuration ou en ajoutant des personnalisations.
11
Q
Que sont les 7. modifications spécifiques dans l’implantation d’un ERP?
A
Les modifications spécifiques se réfèrent aux ajustements et personnalisations nécessaires pour répondre aux besoins uniques de l’entreprise qui ne sont pas couverts par la configuration standard de l’ERP.
12
Q
Que signifie “8. création des liens avec l’environnement” dans l’implantation d’un ERP?
A
Cette phase consiste à établir les connexions entre l’ERP et l’ensemble des systèmes externes de l’entreprise (par exemple, des systèmes tiers, des bases de données externes, etc.), afin de garantir une intégration fluide des processus.
13
Q
Pourquoi est-il important de 9. documenter l’ERP pour les utilisateurs?
A
La documentation utilisateur est essentielle pour fournir aux utilisateurs des instructions claires sur la façon d’utiliser le système ERP, facilitant ainsi son adoption et son utilisation efficace au quotidien.
14
Q
Quelle est l’importance de la 10. formation des utilisateurs?
A
La formation des utilisateurs est cruciale pour garantir que les employés comprennent bien le fonctionnement de l’ERP et l’utilisent correctement, maximisant ainsi l’efficacité du système dans l’entreprise.
15
Q
Qu’est-ce que la 11. mise en production dans un projet ERP?
A
La mise en production marque le lancement officiel de l’ERP dans l’environnement de production de l’entreprise, où le système devient opérationnel pour les utilisateurs finaux.
L’activation technique du système. Les utilisateurs peuvent commencer à travailler dans l’ERP.
16
Q
Que signifie le 12. déploiement d’un ERP?
A
Le déploiement est l’étape finale où l’ERP est étendu à l’ensemble de l’entreprise et à tous les utilisateurs, garantissant ainsi que tous les modules et fonctionnalités sont en place et opérationnels à l’échelle de l’organisation.
17
Q
Il y a des recoupements entre les phases
Les sorties d’une phase sont les entrées d’une (des) phase(s) suivante(s)
A
- La planification
- L’analyse fonctionnelle
- La formation des équipes de projet
- L’adéquation et la configuration
- Les simulations taille réelle
- La fermeture des trous fonctionnels
- Les modifications spécifiques
- La création des liens avec l’environnement
- La documentation utilisateur
- La formation des utilisateurs
- La mise en production
- Le déploiement
18
Q
Pourquoi la phase de planification est-elle importante dans un projet ERP?
A
La planification représente la carte routière à suivre tout au long du projet, guidant toutes les étapes et les activités nécessaires. Elle est essentielle pour garantir que le projet se déroule efficacement et dans les délais impartis.
19
Q
Pourquoi la phase de planification est-elle parfois négligée dans les projets ERP?
A
Elle est souvent négligée car certains estiment qu’elle prend trop de temps ou qu’elle est trop détaillée, mais sa négligence peut entraîner des erreurs ou des retards tout au long de l’implantation.
20
Q
Quels sont les principaux livrables de la phase de planification?
A
Les principaux livrables incluent
* le plan de projet,
* la liste des risques, et
* la formation des équipes.
21
Q
Qui sont les principaux acteurs impliqués dans la phase de planification?
A
Les principaux acteurs sont généralement ceux qui composent le comité de pilotage, chargé de prendre les décisions cruciales du projet.
22
Q
Pourquoi est-il important de poser des hypothèses dès la phase de planification?
A
Les hypothèses doivent être posées et communiquées à l’ensemble des équipes de projets pour s’assurer que tous les acteurs partagent la même compréhension du projet et de ses objectifs.
23
Q
Comment la planification doit-elle être réalisée pour être efficace?
A
La planification doit être réaliste, prenant en compte les ressources disponibles et les délais, et elle doit être ajustée au fur et à mesure de l’évolution du projet.
24
Q
Que signifie «raffiner les activités et livrables de la phase de planification»?
A
Cela signifie que les tâches et les livrables seront progressivement détaillés et affinés à mesure que le projet avance, pour mieux correspondre à la réalité du terrain et aux imprévus.
25
Quel est le rôle du **plan de projet** dans l'implantation d’un ERP?
Le plan de projet représente le **référentiel du projet**, guidant les **actions** et permettant de **suivre l'avancement** et les **livrables** tout au long de l'implantation.
26
Pourquoi est-il indispensable d'utiliser un **logiciel de gestion de projet** pour un ERP?
Un logiciel de gestion de projet permet de **suivre** efficacement toutes les **tâches**, de gérer les **ressources** et d'assurer la bonne **coordination** des actions.
27
Comment le plan de projet doit-il être géré?
Il doit être **monitoré en permanence**, en collectant **rapidement** et avec **précision** les **informations relatives à l'avancement des tâches** pour éviter des dérapages.
28
Pourquoi faut-il planifier jusqu’au niveau des tâches élémentaires?
Il est important de planifier les tâches au niveau élémentaire pour **garantir** que chaque action **contribue directement à la création d’un livrable précis et gérable**.
29
Pourquoi est-il conseillé de **créer une ressource pour chaque acteur** du projet?
Cela permet de **mieux gérer les tâches** et de ne pas **mélanger plusieurs responsabilités** dans une même ressource, facilitant ainsi la gestion et l’affectation des ressources.
30
Qu'est-ce qu'une "**date cible de production**" et pourquoi est-elle importante?
La "date cible de production" est la **date prévue pour le lancement du système ERP**. Il est important de planifier en arrière (**backward planning**) pour définir cette date de manière réaliste avant de la fixer comme une date réelle difficilement modifiable.
31
Quel est l’objectif d’identifier une « **salle de projet** » fonctionnelle?
Une salle de projet fonctionnelle est essentielle pour centraliser les activités du projet, garantir une bonne collaboration entre les membres et assurer un **environnement de travail propice**.
32
Que doit-on prévoir dans l'**environnement du projet pour les consultants**?
Il est nécessaire de planifier des **bureaux** pour les consultants afin qu'ils puissent travailler efficacement et disposer de l'espace nécessaire pour leurs tâches.
33
Pourquoi est-il important de disposer d'une **copie à jour de la documentation fonctionnelle et technique** de l'ERP?
Une documentation à jour permet aux équipes d’avoir **accès à l'information correcte**, facilitant la compréhension des processus et la résolution de problèmes **pendant l'implantation**.
34
Qu’est-ce qu’une "**encyclopédie du projet**"?
L'encyclopédie du projet contient la **totalité des livrables du projet**, soit en copie soit sous forme de référence, pour garantir une **gestion centralisée et complète de tous les documents du projet**.
35
Pourquoi est-il **crucial de maintenir une communication régulière et ciblée** dans un projet ERP?
La communication régulière et ciblée est essentielle pour assurer que chaque **équipe** et chaque **individu** reste **aligné** avec les **objectifs** du projet et les **évolutions** à venir.
36
Quelles sont les **caractéristiques** des réunions **efficaces** dans un projet ERP?
Les réunions doivent être **courtes** et **efficaces**, visant à **résoudre** les **problèmes** rapidement et à maintenir une **coordination optimale** entre les différents **acteurs** du projet.
37
Quels sont les **quatre types de processus** dans l’analyse fonctionnelle d’un projet ERP?
Les quatre types de processus sont :
* Les processus utilisés **aujourd**’hui (**actuels**).
* Les processus **souhaités** (**en devenir**).
* Les processus **configurables** par l’ERP (**ce qui est possible de faire**).
* Les processus **implantés** (**résultant des trois types ci-dessus**).
38
Qu'est-ce qu'un processus «en devenir»?
Un processus «en devenir» est celui qui décrit comment l’entreprise souhaite que le processus fonctionne à terme, une fois le projet ERP implanté.
39
Qu'est-ce qu'un processus «**configurable par l’ERP**»?
Un processus «configurable par l’ERP» désigne un processus qui peut être **adapté** ou **ajusté** selon les **fonctionnalités** de l’ERP, en fonction des **besoins** de l’entreprise.
40
Quels sont les critères qui rendent un processus «**élémentaire**»?
Un processus est élémentaire s’il :
* Ne peut se décomposer naturellement en processus de plus bas niveau.
* Est identifiable de façon unique.
* Est traçable.
* Est testable.
41
Quels sont les **livrables** de la phase d’analyse fonctionnelle?
Les livrables incluent :
* La **documentation** des **processus «en cours»**.
* La **décomposition** des **processus «en devenir» en processus élémentaires**.
* La **documentation** des **principaux processus «en devenir»**.
* L'**acceptation** par le comité de pilotage.
* La **mise à jour du plan** et de l'**encyclopédie du projet**.
42
Pourquoi l’effort de formation est-il essentiel dans un projet ERP?
L’effort de formation est essentiel pour s'assurer que les membres de l'équipe **sont bien préparés** à travailler avec le nouvel ERP et à construire la solution informatique nécessaire à l’entreprise.
43
Qui doit être formé pendant la phase de formation d’un projet ERP?
Seules les personnes qui **seront directement impliquées dans la construction de la solution** informatique pendant les mois à venir doivent être formées.
44
Pourquoi est-il important de bien cibler les moments de formation dans un projet ERP?
Il est crucial de cibler les bons moments pour la formation afin d’**optimiser l’impact de la formation sur les membres de l’équipe**, en leur permettant d’acquérir les **compétences** nécessaires au **bon moment** du projet.
45
Pourquoi la phase d’adéquation et de configuration est-elle considérée comme critique dans un projet ERP?
Elle est critique car elle consiste à **aligner** les **processus opérationnels** de l’entreprise avec les **fonctionnalités de l’ERP**, ce qui détermine le **succès ou l’échec de l’implantation**.
46
Quels sont les principaux acteurs impliqués dans la phase d’adéquation et de configuration?
Les principaux acteurs sont les membres des **Équipes de Mise en Œuvre (EMOs)** et les **consultants fonctionnels.**
47
Où se déroulent les activités de la phase d’adéquation et de configuration?
Toutes les activités de cette phase se déroulent sur des **machines de développement et de test**.
48
Quels sont les objectifs principaux de la phase d’adéquation et de configuration?
Les deux objectifs principaux sont :
* **Configurer** le **maximum de processus** dans l’ERP.
* Identifier le **minimum** de **trous fonctionnels potentiels (TFP)**, c’est-à-dire les besoins non ou incompletely adressés par l’ERP pendant le prototypage.
49
Pourquoi est-il nécessaire d'avoir une **double compétence** durant cette phase?
Une double compétence est nécessaire pour **comprendre à la fois les processus de l’entreprise** et les **fonctionnalités du produit ERP**, afin de faire des **ajustements efficaces** et pertinents.
50
Que sont les trous fonctionnels potentiels (TFP)?
Les TFP sont des **besoins spécifiques** de l’entreprise qui **ne sont pas correctement pris en charge ou qui ne peuvent être couverts** par l’ERP dans sa configuration standard, détectés pendant l’étape de prototypage.
51
Qu’est-ce que la **période d’apprentissage** dans le cadre d’un projet ERP?
La période d’apprentissage est la phase durant laquelle les **utilisateurs se familiarisent avec le progiciel ERP**. Cette période peut être très déstabilisante pour certains utilisateurs, car elle nécessite une adaptation aux nouveaux outils et processus.
52
Quand peut-on dire que "**les processus prennent l’avantage sur l’ERP**"?
Cela signifie qu’on adapte l’ERP aux processus de l’entreprise, plutôt que d’adapter les processus de l’entreprise à l’ERP.
Autrement dit :
On refuse de changer nos façons de faire pour se conformer à l’ERP,
et à la place, on **modifie ou personnalise l’ERP** pour qu’il reflète nos processus existants.
53
Quelles sont les **principales activités de la phase d’adéquation**?
Les activités principales comprennent :
* **Recherche** des **concepts**, **fonctions** et **caractéristiques** de l’ERP qui se rapprochent des processus considéré
* **Reengineering** des processus pour les **adapter** au logiciel.
* Traiter la **standardisation** et **rationalisation** des documents.
* Définir les **rapports** selon la règle des trois tiers.
* Gérer les **interfaces** entre l’ERP et d’autres systèmes ainsi que la conversion de données.
54
Est-ce que l’adéquation implique des activités sur l’ERP?
Non, les activités d’adéquation ne se déroulent pas principalement sur l’ERP. Elles se concentrent davantage sur l’**analyse des processus et la préparation des éléments** nécessaires pour la configuration dans la phase suivante.
55
Quel est le **but principal** de la phase de configuration dans un projet ERP?
La configuration a pour but **d'exécuter sur l'ERP les décisions prises lors de la phase d'adéquation**, afin d'adapter l'ERP aux besoins et aux processus de l'entreprise.
56
Comment se caractérise la phase de configuration?
La phase de configuration est à la fois **fastidieuse et précise**, car elle implique de paramétrer l'ERP pour qu'il réponde aux exigences de l'entreprise. Il faut notamment distinguer les données structurelles des données transactionnelles.
57
Pourquoi est-il important de documenter les **scripts des scénarios opérationnels** dans la configuration?
La documentation des scripts des scénarios opérationnels est essentielle car elle **décrit** de manière précise et détaillée l’ensemble des **informations nécessaires à l'exécution des processus opérationnels sur l'ERP**, assurant ainsi la clarté et la traçabilité des actions à entreprendre.
58
Quel est l’objectif de la phase de **prototypage**?
L’objectif du prototypage est de vérifier que les **processus configurés** dans la phase précédente **fonctionnent de manière satisfaisante** et que le système **répond aux besoins de l’entreprise.**
59
Pourquoi est-il important de **documenter les tests** avant de les exécuter?
Il est crucial de documenter les tests avant de les exécuter pour s’assurer que **chaque aspect du processus soit correctement testé** et que les **résultats attendus soient clairement définis**, afin d'évaluer la **performance** du système de manière cohérente.
60
Quels sont les trois types de tests réalisés durant la **phase de prototypage**?
Les trois types de tests sont :
* Test des **processus élémentaires** (vérification des processus individuels).
* Test **d’intégration** (vérification de l’interaction entre les différents processus).
* Test de **taille réelle** (test complet du système dans un environnement réaliste, phase suivante).
61
Quelles sont les **quatre situations possibles après le prototypage** d’un processus ERP?
* Le processus implanté donne **toute satisfaction**.
* Le processus **ne fonctionne pas de façon satisfaisante** et nécessite un **retour à l’étape précédente** de configuration pour modification et nouveau prototypage.
* Le processus ne fonctionne pas de façon satisfaisante, **mais l’entreprise accepte le résultat et modifie son processus en conséquence, avec un nouveau cycle d’adéquation/configuration/prototypage**.
* Le processus ne fonctionne pas de façon satisfaisante et **l’entreprise décide de conserver son processus initial, identifiant alors un TFP (trou fonctionnel potentiel)**.
62
Que faire si un processus ne fonctionne pas de façon satisfaisante après le prototypage?
Si un processus ne fonctionne pas de façon satisfaisante, il faut d’abord **retourner à l’étape de configuration** pour modifier le script ERP, puis effectuer un nouveau prototypage. Si nécessaire, l’entreprise peut décider de **modifier son processus initial** ou **identifier un trou fonctionnel potentiel (TFP)**.
63
Quels sont les trois cas de figure qui peuvent se présenter lors de **l’acceptation du processus ERP**?
Les trois cas de figure sont :
* Le processus et l’ERP sont **alignés**.
* Le processus a été **modifié** pour se rapprocher de l’ERP.
* L’**ERP devra être modifié** pour se rapprocher du processus.
64
Pourquoi est-il important de **documenter chaque cas d’acceptation** dans l’encyclopédie du projet?
Il est crucial de documenter chaque cas d’acceptation dans l’encyclopédie du projet pour assurer la **traçabilité** des **décisions prises** et garantir une **bonne communication** entre toutes les parties prenantes, tout en préservant un **historique clair du processus d’adaptation**.
65
Que doit-on faire une fois le travail d’adéquation/configuration terminé pour chaque processus?
Une fois le travail d’adéquation/configuration terminé, **l’ensemble des livrables doit être "gelé"**, ce qui signifie que les livrables sont finalisés et ne peuvent plus être modifiés sans une **réévaluation** formelle.
66
Pourquoi est-il déconseillé d’attendre la configuration du dernier processus pour débuter une simulation taille réelle?
Il est déconseillé d’attendre la configuration du dernier processus car les **simulations doivent commencer tôt pour tester progressivement les différents aspects du système**. Attendre la fin de la configuration **retardera la validation de l’ensemble des processus** dans un environnement simulé.
67
Combien de simulations taille réelle sont nécessaires pour un scénario opérationnel?
Pour un scénario opérationnel, il est probable que **plusieurs simulations taille réelle** seront nécessaires afin de tester et affiner les différents aspects des processus.
68
Qui est responsable de conduire les activités de simulation taille réelle?
Les activités de simulation taille réelle sont conduites par les **leaders des EMOs (équipes de mise en œuvre)**. Ces leaders sont responsables de la gestion des simulations et de leur bonne exécution.
69
Pourquoi est-il conseillé que les consultants fonctionnels ne participent pas à la simulation taille réelle?
Les **consultants fonctionnels sont déjà familiers avec la plateforme ERP**, et leur présence lors de la simulation taille réelle pourrait **fausser les résultats**. L’objectif est de simuler un **contexte réel**, et les consultants fonctionnels ne sont pas les mieux placés pour tester un environnement dans lequel les utilisateurs finaux devront opérer.
70
Quel est l'objectif principal d'une simulation taille réelle dans un projet ERP ?
L'objectif principal est de vérifier la capacité de l'ERP à supporter un scénario opérationnel sur la machine de production.
71
Sur quel type de machine se déroule une simulation taille réelle ?
Une simulation taille réelle se déroule sur la **machine de production**, qui est **l'environnement final où l'ERP** sera utilisé en production.
72
Quelles sont les trois dimensions clés d'une simulation taille réelle ?
**Dimension environnementale** : L'environnement technique et fonctionnel de la simulation est identique à celui de la mise en production.
**Dimension chronologique** : La simulation doit confirmer ou infirmer les prévisions et vérifier la chronologie des étapes du scénario.
**Dimension psychologique** : Une simulation réussie prouve que la solution configurée fonctionne de manière satisfaisante dans un contexte opérationnel réel.
73
Qu'est-ce qu'il faut absolument simuler lors d'une simulation taille réelle ?
Il faut simuler **tout ce qui présente un risque** pour la bonne marche de l'entreprise lors de la mise en production de l'ERP.
74
Quel est l'objectif principal d'une simulation taille réelle ?
L'objectif est d'avoir **un seul objectif primaire** à la fois pour chaque simulation.
75
Comment la procédure de simulation taille réelle doit-elle être menée ?
La simulation doit être menée de façon formelle mais pas nécessairement rigide.
76
Quel rôle un capitaine joue dans la simulation taille réelle ?
Un capitaine est nommé pour chaque simulation retenue pour **superviser l'exécution** et **garantir** que les **objectifs** de la simulation sont atteints.
77
Quelles sont les premières étapes à réaliser avant une simulation taille réelle ?
La première activité consiste à
* bâtir un **plan de simulation**,
* suivi d'un **briefing** avec tous les participants avant le début de la simulation.
78
Quelles sont les conditions de temps à respecter durant la simulation ?
Le strict respect du timing est impératif, et une durée **maximale de 2-3 jours** est généralement admise pour chaque simulation.
79
Comment doit-on terminer une simulation taille réelle ?
Une simulation se termine
* soit **lorsqu'elle est complète**,
* soit lorsqu'un **problème majeur est rencontré** qui empêche la poursuite de la simulation.
80
Quelle est la clé du bon déroulement d'une simulation taille réelle ?
Le secret réside dans la **qualité**, la **précision** et la **concision** de la **documentation** à chaque **étape** de la simulation.
81
Que doit-on faire avant une simulation taille réelle ?
Avant la simulation, le **scénario opérationnel doit être décrit, planifié et communiqué**. Les étapes doivent être explicitées et les **résultats attendus** doivent être mentionnés.
82
Que faut-il faire pendant la simulation ?
Pendant la simulation,
* les **résultats** obtenus doivent être **enregistrés**,
* les **problèmes** rencontrés doivent être **consignés**, et
* les **décisions** prises doivent être **expliquées**.
83
Que faire après la simulation taille réelle ?
Après la simulation, le déroulement doit être **décortiqué** et **analysé**. Les résultats obtenus sont comparés avec les **résultats attendus**, les leçons apprises sont prises en compte pour le prochain cycle, un plan d'action est élaboré et les conclusions sont tirées.
84
Qu'est-ce qu'un TFP (trou fonctionnel) dans le cadre de la mise en place d'un ERP ?
Un TFP représente une **lacune** ou un **besoin** qui **n'est pas couvert par l'ERP**, nécessitant des ajustements ou des solutions externes pour le combler.
85
Le « zéro TFP » existe-t-il dans un projet ERP ?
Non, le « zéro TFP » n'existe pas. Il y aura toujours des trous fonctionnels nécessitant des ajustements ou des solutions supplémentaires.
86
Quelles sont les trois familles principales de trous fonctionnels ?
Les trous fonctionnels peuvent être classés en trois familles :
1) Ceux liés aux **documents**.
2) Ceux liés aux **rapports**.
3) Ceux liés aux **modules (les plus problématiques)**.
87
Quelles sont les deux solutions possibles pour combler un TFP ?
Solution interne : Modification de l'ERP lui-même pour résoudre le TFP.
Solution externe : Utilisation d'une solution complémentaire (préférable).
88
Quelles sont les problématiques liées aux solutions internes et externes ?
Le code source et le design des modules ou de leurs tables d'interface doivent être accessibles.
Une **bonne maîtrise des langages de développement** et du système d’exploitation est nécessaire.
Les modifications peuvent avoir **un impact plus large sur l'ERP** que prévu initialement.
**Toute modification doit être répercutée sur les futures versions de l’ERP.**
L’entreprise doit garantir que les **modifications ne remettent pas en cause le support de l’éditeur de l’ERP**.
89
Quelle est la différence entre la configuration et le développement en matière de TFP ?
Configuration : Modifier les paramètres d'affaires proposés pour l'ERP.
Développement : Modifier le code de l'ERP.
90
Que faire si un processus spécifique différencie l'entreprise des autres dans le cadre de l'ERP ?
L'entreprise **doit défendre ses processus spécifiques** et éviter de les modifier si cela entraîne une **perte de son avantage compétitif**.
91
Quels éléments doivent être fournis pour documenter un TFP ?
Pour chaque TFP, il faut fournir :
Une identification unique.
Un nom ou un titre.
Les modules de l’ERP concernés.
Une description courte (2 lignes).
Une description détaillée (20 lignes).
Une copie des objets clarifiant le TFP (écrans, documents, rapports).
Le niveau de criticalité (1, 2, ou 3).
92
Quels sont les trois niveaux de criticalité des TFP et leur signification ?
Niveau 1 : Les TFP qui **nécessitent impérativement une solution satisfaisante** avant la mise en production.
Niveau 2 : Les TFP importants mais dont la solution **peut être différée de quelques mois**.
Niveau 3 : Les TFP de second ordre, pour des **améliorations futures**.
93
Quelles sont les trois solutions alternatives pour traiter un TFP ?
**Solution opérationnelle** : Modifier le processus opérationnel pour le rendre compatible avec l'ERP, en calculant le ratio coût/bénéfice.
**Solution statu quo** : Ne rien modifier et laisser le TFP tel quel.
**Solution système** : Utiliser une solution externe ou interne pour combler le TFP.
94
Qu'est-ce que les modifications spécifiques dans un projet ERP ?
Les modifications spécifiques font référence aux **ajustements ou aux développements personnalisés nécessaires pour adapter l'ERP aux besoins particuliers de l'entreprise**. Ces modifications peuvent concerner des fonctionnalités qui ne sont pas couvertes par la solution ERP standard.
95
Qui sont les principaux acteurs impliqués dans le développement des modifications spécifiques ?
Les principaux acteurs sont les membres de l'EMO (équipe de gestion de projet ERP), qui définissent les spécifications, et les membres de l'équipe d'infrastructure technique, qui développent les solutions correspondantes.
96
Quel pourcentage du coût total du projet ERP peut représenter les modifications spécifiques ?
Les coûts des modifications spécifiques peuvent représenter jusqu’à 30% du coût total du projet ERP.
97
Quelles sont les trois types de ressources de développement pour les modifications spécifiques ?
Les trois types de ressources sont :
Internes : Développeurs internes à l'entreprise.
Externes : Développeurs ou consultants externes.
Utilisateurs : Utilisateurs qui participent au développement, souvent dans le cadre de spécifications ou de tests.
98
Pourquoi est-il important d’adopter une méthodologie pour les modifications spécifiques ?
Adopter une méthodologie permet de structurer le processus de développement en suivant des étapes claires : spécifications, design, codage, tests, acceptation, documentation et installation. Cela garantit une gestion de projet fluide et efficace.
99
Quel est le rôle des conversions de données dans un projet ERP ?
Les conversions de données assurent le lien entre les systèmes existants et l'ERP en convertissant les données de base et les données d'activités, permettant leur transfert sans perdre leur signification opérationnelle.
100
Pourquoi parle-t-on de "développement kleenex" dans le contexte des conversions de données ?
Le terme "développement kleenex" désigne un lien ponctuel et temporaire qui disparaît une fois que la mise en production est terminée, comme un objet jetable.
101
Quelles sont les erreurs courantes lors du développement des conversions de données ?
Les erreurs fréquentes incluent des troncations de montants et des mauvais calculs de dates.
102
Quelle approche est la plus efficace pour le développement de conversions de données ?
L'approche par itération et prototypage est considérée comme la plus efficace pour éviter les erreurs et garantir un bon fonctionnement.
103
Quel pourcentage du coût total d’un déploiement ERP peut représenter les conversions de données ?
Les conversions de données peuvent représenter entre 30% et 40% du coût total du déploiement d'un ERP.
104
Quelles sont les différences entre les conversions manuelles et automatisées de données ?
Les conversions manuelles impliquent la saisie directe des informations à travers les écrans standards de l’ERP, préservant l'intégrité des données. Les conversions automatisées doivent passer par des tables d'entrée spécifiques fournies par l'éditeur pour garantir que les données sont traitées de manière sécurisée.
105
Que sont les interfaces dans un projet ERP ?
Les interfaces sont des liens permanents ou périodiques entre l'ERP et les applications externes, permettant de transférer des données ou d'effectuer des interactions entre systèmes.
106
Pourquoi est-il nécessaire de développer des interfaces dans un ERP ?
Les interfaces sont nécessaires lorsque la fonctionnalité requise n'existe pas dans l'ERP, ou lorsqu'une autre solution externe est mieux adaptée aux besoins de l'entreprise.
107
Comment sont traitées les interfaces dans un projet ERP ?
Les interfaces peuvent être traitées comme des trous fonctionnels (TFP) avec trois solutions possibles :
Statu quo : Ne pas utiliser l’interface.
Solution opérationnelle : Créer une interface manuelle contrôlée par une procédure opérationnelle.
Solution système : Développer une interface automatisée, transparente pour l'utilisateur.
108
Quelles informations doivent être spécifiées dans les spécifications fonctionnelles d'une interface ?
Les informations incluent le niveau d'automatisation, les applications source et destination, la fréquence, les données à transmettre, les algorithmes de transformation, ainsi que les rapports d’exception et d’exécution.
109
Quel rôle joue la sécurité dans un ERP ?
La sécurité garantit l’authentification de l’utilisateur, le contrôle des accès, l'intégrité des informations, et la confidentialité des données. Elle empêche toute modification non autorisée et protège les informations sensibles.
110
Quels sont les deux types de sécurité dans un ERP ?
A priori : La sécurité est intégrée dès le départ, et l'utilisateur doit passer par un contrôle pour accéder aux fonctionnalités.
A posteriori : La sécurité fait confiance par défaut à l’utilisateur pour accéder aux fonctionnalités.
111
Quels risques peuvent découler d'une mauvaise gestion de la sécurité dans un ERP ?
Un risque majeur est d’implémenter une sécurité trop contraignante, ce qui pourrait nuire à la souplesse d’utilisation de l’ERP, réduisant ainsi son efficacité opérationnelle.
112
Pourquoi est-il important d’adapter la sécurité aux contraintes de l'entreprise ?
La sécurité doit être à la hauteur des risques encourus tout en restant compatible avec les besoins opérationnels de l’entreprise, afin de ne pas freiner l’utilisation de l’ERP.
113
Pourquoi la documentation utilisateur est-elle importante ?
Elle permet de s'assurer que les utilisateurs aient accès aux bonnes informations, au bon moment et sous la bonne forme pour accomplir leurs tâches quotidiennes efficacement.
114
Quelle est la population visée par la documentation utilisateur ?
La population visée est l'ensemble des utilisateurs de l'ERP dans l'entreprise.
115
Quels sont les deux types de documentation qui doivent être créés pour chaque module ?
Il y a les manuels utilisateurs et les guides de référence.
116
Quelle est la différence entre un manuel utilisateur et un guide de référence ?
Les manuels utilisateurs partent d'une situation générique opérationnelle et détaillent les fonctions du module, tandis que les guides de référence traitent chaque fonction de l'ERP en profondeur, en indiquant les situations opérationnelles qu'elles couvrent.
117
Que faut-il documenter dans l'ERP ?
Il faut documenter les procédures opérationnelles, les modifications spécifiques effectuées pour fermer les TFP sélectionnés, ainsi qu’une procédure de base pour les cas fréquents et des procédures périphériques pour les cas plus complexes.
118
Quel est l'objectif de la formation des utilisateurs ?
L'objectif est de garantir que tous les utilisateurs maîtrisent la nouvelle solution applicative afin de faire fonctionner correctement les unités opérationnelles, en incluant les fonctionnalités de l'ERP, les procédures associées et les éléments du nouvel environnement technique.
119
Qui devient instructeur pendant la formation des utilisateurs ?
Les leaders de l'EMO deviennent souvent les instructeurs.
120
Pourquoi est-il utile de nommer un "Monsieur" ou une "Madame" formation ?
Cette personne peut gérer le projet de formation, coordonner les différentes étapes et s'assurer que tout se déroule correctement.
121
Quelles sont les étapes clés de la préparation de la formation ?
Les étapes incluent : l'identification des sessions de formation, la préparation du matériel de formation, l'identification des utilisateurs et de leurs rôles, la constitution des supports de formation, et l'exécution des sessions de formation.
122
Quand doit débuter l’effort de formation ?
L'effort de formation doit débuter le plus tard possible, juste avant la mise en production de l'E
123
Quels sont les cinq grands axes de développement du matériel de formation pour une session ?
1) La navigation dans l'ERP,
2) Les concepts généraux,
3) La présentation théorique de l'ERP,
4) Les exercices pratiques sur des cas réels, et 5) La création de check-lists pour une première utilisation efficace de l'ERP.
124
Comment doivent être organisées les sessions de formation ?
Les sessions doivent être centrées sur les nouvelles fonctions des postes dans l'entreprise, avec des exercices pratiques basés sur des cas réels, et inclure des mises en situation concrètes. Il est également recommandé de changer d'instructeur pendant une session pour diversifier l'enseignement.
125
Pourquoi faut-il intégrer des processus d’amélioration continue dans les sessions de formation ?
Les processus d’amélioration continue permettent d’adapter les sessions de formation en fonction des commentaires et feedbacks des participants afin d’améliorer leur efficacité pour les prochaines sessions.
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Qu'est-ce que la mise en production représente dans un projet ERP ?
La mise en production représente l'aboutissement du projet et marque le passage des responsabilités de l'éditeur ou du consultant à l'entreprise.
127
Quelles sont les deux responsabilités après la mise en production ?
Avant la mise en production, l'ERP est sous la responsabilité de l'éditeur ou du consultant. Après la mise en production, la responsabilité revient à l'entreprise.
128
Quels types de services la communauté des utilisateurs reçoit-elle après la mise en production ?
La communauté des utilisateurs reçoit un service interne à l'entreprise et un service externe fourni par l'éditeur (par exemple, une hot-line et un accès à une base de données de problèmes).
129
Quelles sont les trois étapes principales de la préparation à la mise en production ?
Les trois étapes sont :
Les tests d'acceptation
La préparation de la plate-forme de production
Le passage en production.
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Quelles sont les tâches à accomplir lors des tests d'acceptation ?
Les tests d'acceptation permettent de vérifier la complétude, la disponibilité, la documentation, la compatibilité et la conformité des livrables avec les spécifications initiales, tels que l'ERP configuré, les composantes matérielles, la formation des utilisateurs, et les procédures opérationnelles.
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Que doit inclure la préparation de la plate-forme de production ?
La plate-forme de production doit inclure des composantes systèmes, l'ERP configuré, les interfaces avec les systèmes périphériques, les profils de sécurité des utilisateurs, et les procédures opérationnelles. L'équipe d'infrastructure technique est responsable du transfert des objets entre les environnements.
132
Quel est le rôle du plan de restauration dans la préparation de la mise en production ?
Le plan de restauration, géré par l'équipe d'infrastructure technique, assure qu'en cas de problème, les systèmes puissent être restaurés à leur état initial ou à un état fonctionnel.
133
Quand ont lieu les conversions de données ?
Les conversions de données se déroulent dans les derniers jours ou heures précédant le jour J du passage en production.
134
Qui doit être présent lors du passage en production ?
Les personnes suivantes doivent être présentes :
Un représentant de la direction générale
Les directions opérationnelles impliquées
Les leaders des EMO
Les membres de l'équipe d'infrastructure technique
Les consultants fonctionnels et techniques.
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Quelles sont les étapes du support de production après la mise en production ?
Les trois étapes du support sont :
L'utilisateur contacte le leader de l'EMO ou l'équipe technique.
Le leader de l'EMO ou un membre de l'équipe technique contacte l'éditeur via la hot-line.
Le comité de pilotage et le bureau exécutif statuent sur les problèmes non résolus.
136
Quelles sont les quatre solutions possibles en cas de problème non résolu lors du support de production ?
Les quatre solutions possibles sont :
* Ne rien changer.
* Modifier la procédure opérationnelle associée au problème.
* Demander à l'éditeur d'envoyer des ressources techniques.
* Exécuter le plan d'arrêt d'urgence.
137
Quel est l'impact sur le niveau d'activité durant la période de transition après la mise en production ?
L'impact sur le niveau d'activité est minime, car seules des opérations simples sont tentées, et tous les acteurs doivent être présents et attentifs pour éviter toute perturbation.
138
Comment les problèmes ouverts sont-ils gérés durant la stabilisation de la production ?
Une liste des problèmes ouverts est mise à jour durant des réunions bihebdomadaires. Cette liste inclut les noms des responsables, les dates de résolution prévues, et l'état de chaque problème, et elle doit être accessible et visible pour tous les utilisateurs.
139
Comment le succès de l'implantation est-il mesuré après plusieurs semaines de production ?
Le succès de l'implantation est mesuré à travers la clôture financière mensuelle ou trimestrielle des comptes de l'entreprise
140
Qu'est-ce qu'une réunion de post-installation et qui la conduit ?
Une réunion de post-installation est nécessaire pour évaluer la situation après plusieurs semaines de production. Elle est conduite par le comité de pilotage.
141
Quelles sont les caractéristiques de la phase de déploiement ?
La phase de déploiement est la seule phase qui n'est pas généralisable à toutes les entreprises. Pour les entreprises monoactivités et/ou monosites, le projet s'arrête à la fin de la phase précédente. Les entreprises multiactivités et/ou multisites suivent un processus de déploiement spécifique.
142
Quelles sont les deux catégories d'entreprises dans le cadre du déploiement ?
Les deux catégories d'entreprises sont :
Mono-ERP
Multi-ERP
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Quels sont les avantages des deux approches de déploiement pour les entreprises multisites et/ou multiactivités ?
Les avantages de ces deux approches sont spécifiés dans les documents fournis, mais en général, elles offrent des bénéfices en termes de gestion centralisée (mono-ERP) ou de flexibilité et autonomie des sites (multi-ERP).
Approche noyau dur:
* Mise en place d'une stratégie globale
* Induire et gérer les changements simultanément pour tous les sites
* Diminuer les pertes de temps (redoublement des activités dans les sites)
* Limiter les divergences entre les sites
* Ré-ingénierie commune à tous les sites
Approche meilleures pratiques opérationnelles:
* Mise en place rapide du premier site
* Amélioration continue des processus et procédure opérationnels
* Comparaison et acceptation plus facile car la solution provient d'un autre site de la cie
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Quels sont les inconvénients des deux approches de déploiement ?
Les inconvénients des deux approches varient en fonction de la complexité et des besoins spécifiques de chaque entreprise, comme l'intégration plus difficile dans le cas d'un multi-ERP, ou une centralisation qui peut être contraignante dans le cas d'un mono-ERP.
Approche noyau dur :
* Ressources importantes provenant des différents sites pour créer le noyau dur
* Méthodologie doit être bien établi (objectifs clairs)
* Lenteur du processus d'implantation et couts initiaux élevés
* Jeu politique
Approche meilleures pratiques opérationnelles :
* Approche moins stratégiques (pas de vision globale)
* Couts élevés à long terme (chaque site doit recommencer du debut, 12 etapes d'implantation)
* Difficulté reliées à la gestion des pratiques opérationnelles (processus rétroactifs, documentation)
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Quels sont les niveaux de risque associés aux différents types de déploiement ?
Le niveau de risque dépend du type de déploiement choisi. En général, un déploiement mono-ERP peut avoir un risque plus faible en termes d'intégration, mais un risque plus élevé en termes de rigidité organisationnelle, tandis qu'un déploiement multi-ERP peut offrir plus de flexibilité mais avec des risques plus élevés d'intégration et de gestion des différents systèmes.
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Pourquoi la phase Planifier
Parce qu'il faut coordonner et ordonner un très grand nbre de tâches réalisées par une très grans variété de profils différents et prendre en compte une très grande qte de paramètre
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Pourquoi Simuler (tester)
Parce que devant un projet aussi vaste et aussi complexe, aucun intervenant y compris les consultants n'Est en mesure d'appréhender pleinement l'impact d'une option, d'un paramètre ou d'un changement sur le comportement global de l'ERP
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Bureau exécutif
Groupe composé d'individus provenant à la fois de l'entreprise et de l'éditeur de progiciel et qui est chargé d'exécuter les décisions prises par le comité de pilotage
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Équipe d'infrastructure technique
Composée d'individus ayant une expertise sur une ou plusieurs fonctionnalités voir modules couvrant un domaine opérationnel
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Ordre des phases
1. Planification
2. Analyse opérationnelle
3. Formation des équipes
4. Adéquation et la configuration
5. Simulations taille réelle
6. fermeture des trous fonctionnels
7. modifications spécifiques
8. création des liens avec l'Env
9. documentation utilisateur
10. formation des users
11. mise en prod
12. déploiement
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Planification
* Tout au long du projet
* Représente la carte routière à suivre tout au long du projet
* Phase souvent négligée
* Comprend de nombreux livrables: plan de projet, liste des risques, formation des équipes
* Les principaux acteur de cette phase se trouvent dans le comité de pilotage
* Des hypothèse doivent être porsés et communiqués à l'ens des équipe de projets
* Doit être réaliste
* Les activités et les livrables de cette phase sont progressivement raffinés
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