Soft Skills Flashcards
(41 cards)
1
Q
Kommunikation als Erfolgsfaktor.
Wie ist das Übermittlungsverfahren zwischen Sender und Empfänger?
A
- Botschaft wird zwischen zwei Personen übermittelt
- Sender: Codierung der Botschaft in ein übermittelbares Zeichensystem
- Empfänger: Decodierung der Botschaft
- Codierung und Decodierung sind dabei subjektiv
2
Q
Wechselseitige Interaktion
A
- Inhalt von Informationen ist abhängig von zuvor Gesagten (Kontext)
- Botschaften werden immer von vorherigen Botschaften beeinflusst
- Das Gesagte ist eine Reaktion / Rückmeldung
- Verhalten, Gestik, Mimik und Aussehen sind / beinhalten bereits Botschaften
3
Q
Kommunikationsmedien
A
- Botschaft muss über ein Medium vom Sender zum Empfänger gelangen.
- Kommunikation über Geräte oder Darstellungsmittel möglich statt ausschließlich verbal (Telefon, Buch, Fernsehen, Brief, Email, Internet,etc)
- Persönliche Codierung & medienspezifische Codierung
4
Q
Störung der Kommunikation. (Allgemein)
A
- Empfänger versteht nie genau das was der Sender übermitteln wollte
- Rauschen / Unschärfe bei der Übertragung (charakteristische Übertragungsstörungen)
- Bsp.: Tonqualität bei Telefongesprächen, unleserliche Handschrift bei Briefen
5
Q
Welche Störungsursachen gibt es? (Kommunikation)
A
- Subjektive Verarbeitung aller eingehenden Botschaften durch das individuelle kognitive System des Empfängers
- Eventuelle Einseitigkeit der Kommunikationssituation
- Besonderheiten oder Beschränkungen des Informationskanals
- Rauschen / Unschärfe
- Wechselspiel zwischen den verschiedenen Seiten einer Botschaft
6
Q
Welche Ziele gibt es bei der Kommunikation mit Anderen?
A
- Gesprächsführung optimieren
- Feedback einholen um “blinden Fleck” zu verkleinern
7
Q
Zeitmanagement als Handwerkszeug.
Warum ist Zeimanagement wichtig?
A
- Projekterfolg ist oft durch Zeitüberschreitungen gefährdet
- Zeitmanagement ist wichtig um nicht nur zu reagieren, sondern auch zu agieren
- Planung und Durchführung werden von Zielen und Prioritäten gesteuert
8
Q
Was hat Zeitmanagement mit Zielen zu tun?
A
- Zeit verschaffen, durch Zeitfresser eliminieren
- Zielorientiert Arbeiten –> Was will ich mit dieser Tätigkeit erreichen?
- Ziele müssen SMART sein (spezifisch - messbar - akzeptiert - realistisch - terminiert)
9
Q
Prioritäten setzen.
Welche Aufgaben gibt es?
A
Nicht dringend Dringend Wichtig 1-0 Aufgabe 1-1 Aufgabe Nicht wichtig 0-0 Aufgabe 0-1 Aufgabe
10
Q
Was ist beim Delegieren von Aufgaben zu beachten?
A
- Bei Überschreitung der Kapazitätsgrenze müssen Aufgaben delegiert werden
- Welche Aufgaben? An wen? Und wie? –> Pro / Contra Liste
- Vertraulische Aufgaben oder Führungsaufgaben lassen sich nicht gut delegieren
- Routine und Spezialaufgaben hingegen schon
11
Q
Worauf muss man bei einer Präsentation achten?
A
- Klarheit verschaffen über die Adressaten
- Ziele und Inhalte darstellen
- Nutzen für Zuhörer herausstellen
- Roten Faden sichtbar machen
- Zuhörer fesseln und aktivieren
- Zentrale Informationen & Botschaften verankern
- anregend und verständlich sprechen
- der ganze Körper spricht, nicht nur der Mund
- Erleben und sehen - statt nur hören lassen
- Böller zum Schluss
12
Q
Team aufstellen
Definition einer Gruppe:
A
- Mitglieder stehen miteinander in Kontakt
- Besteht über längere Zeit
- Team hat eine innere Struktur - Beziehungen / Rollen / Aufgaben / Verantwortlichkeiten
- es bestehen Regeln, die das Handeln der Mitglieder steuern
- Team ist eine Einheit und grenzt sich nach Außen ab
13
Q
Wofür stehen Rollen bei einem Team?
A
- Aufteilung von Rollen in einem Team –> jedes Mitglied erhält eine Rolle
- Rollen werden nicht immer gewählt –> Drängen in eine Rolle
- Möglichkeit zum Wechsel der Rolle –> in der Praxis jedoch oft schwierig
14
Q
Phasen eines Teams
A
- Forming: Kennen lernen, Unsicherheiten, Rollen/Aufgaben finden
- Storming: Konflikte, Rivalitäten, Polarisierung, Ablehnung
- Norming: gemeinsame Ziele/Aufgaben, Einigung auf Rollen, Regeln
- Performing: Effizienz, Selbstorganisation, Akzeptanz, Unterstützung, Rollen/Regeln flexibel
15
Q
Was ist die Aufgabe eines Projektplans
A
Projektplan soll das Projekt über
- die gesamte Laufzeit steuern
- den Fortschritt beobachten und dokumentieren
- Risiken erkennen und zur Reaktion verhelfen
- kann jederzeit angepasst werden
16
Q
Was sind die Aufgaben einer Kick-Off Veranstaltung?
A
- Kennenlernen der Teammitglieder
- für kurze Kommunikationswege
- mehr Informationen übereinander
- Teammitglieder werden über Ziele und Inhalte informiert (ein Wissensstand)
- Einführung gemeinsamer Kommunikationsmedien (Erläuterung der Bedienung)
- Verpflichtung zur Erfassung und Bereitstellung von Daten klar machen
17
Q
Welche organisatorischen Punkte sind bei einem Kick-Off Meeting zu beachten?
A
- Moderator sollte nicht der Projektleiter sein
- Projektleiter kann so den Überblick behalten und Diskussion lenken
- Festlegung einer Person die Protokoll führt, welches anschließend für alle bereitgestellt wird
18
Q
Moderation von Projektbesprechungen
A
- Vorbereitung –> Durchführung –> Nachbereitung
- Informationsinput / -output
- Problemlösungen
- anstehende Entscheidungen
19
Q
Was sind Fragestellungen im Voraus einer Besprechung?
A
- Besprechungsanlass
- Besprechungsziele
- Zusammensetzung der Gruppe
- Ziele der Besprechungsteilnehmer
- Vorwissen der Teilnehmer
- Formales Ziel
- Vorbereitung der Teilnehmer
20
Q
Was gehört in die Einladung zu einer Besprechung?
A
- Bezug, Projekt, Arbeitsbereich
- Zweck, Grund der Besprechung
- Einlader der Besprechung
- Ansprechpartner
- Besprechungsziel
- Verteiler der Einladung
- Datum / Uhrzeit
- Ort und Raum
- Protokollführer
21
Q
Besprechungsdurchführung
A
- Besprechung ist ein Prozess mit einer
- sachlichen Ebene
- psycho sozialer Ebene
- Ursache von unbefriedigenden Diskussionen sind oft soziale Konflikte ( Stimmung nicht in Einklang zu den Sachthemen)
- Konflikte klären –> Diskussion auf Sachebene
- gute Moderation wichtig
- Anfertigung eines Protokolls und anschließende Bereitstellung
22
Q
Nachbereitung einer Besprechung
A
- Reflexion durch Besprechungsleiter (für sich)
- hat die Besprechung prüf- und messbar zum Arbeitsfortschritt beigetragen?
- hat die Besprechung das Klima des Projektteams verbessert oder verschlechtert?
- sind Themen unberücksichtigt geblieben?
23
Q
Projektsteuerung
A
- Projektplan pflegen und regelmäßig aktualisieren (durch eine zuvr bestimmte Person)
- bei längeren Projekte ( > Jahr): wöchentliche Aktualisierung und monatilcher Zwischenbericht
- bei kürzeren Projekten:
- Pflege/Aktualisierung durch Projektleiter
- kann jederzeit Auskunft geben und bleibt nahe am Geschehen
24
Q
Teamentwicklung
Team wir gefördert durch:
A
- Lösen von gemeinsamen Aufgaben
- Bewältigung von gemeinsamen Nöten
- Besiegen von gemeinsamen Gegnern
25
Teamentwicklung allgemein
* Verbessern eines Teams --\> man stößt auf gruppenspezifische Widerstände
* Notwendigkeit von externer Unterstützung für Teamentwicklungsmaßnahmen
* Teamentwicklung durch
* gemeinsames Lösen von Problemen, die die Gruppe belasten
* Bildung eines kooperierenden Teams
26
Was kann man gegen "Gruppendenken" (negativ) tun?
* Förderung von kritischem Denken und kritischen Kommentaren
* nicht zu früh auf Lösungen festlegen
* parallel arbeitende Planungsgruppen --\> verschiedene Ergebnisse
* Experten von außerhalb die Gegenposition vertritt bestimmen
* Entscheidungsgruppe in zwei Gruppen aufteilen --\> Teilergebnisse einbringen
* Nach Einigung --\> Versuch des erneuten In-Frage-Stellens
27
Aushandeln von Rollen
* Rollen betreffen neben der Aufgabenverteilung auch Macht, Abhängigkeit, Konflikt und Konkurrenz
* Rollenverteilung bildet sich im Laufe der Zeit und verfestigt sich
* Bei Rollenkonflikten müssen(sollten die Rollen neu ausgehandelt und verteilt werden
28
Frühwarnsystem
* Guter Projektplan übernimmt die Funktion eines Frühwarnsystems
* Zeit- & Kostenvorstellungen, Risiken, Qualitätsanforderungen, Details die beobachtet werden müssen
* regelmäßiges Anpassen/Überarbeiten & Fortschritt vergleichen
* Trotzdem parallel ein Frühwarnsystem aufbauen, eventuell Checklisten mit Terminen und Themen
29
Themen in einem Frühwarnsystem
* Umgangston unter den Projektbearbeitern
* Häufigkeit der Zeiterfassung
* ein bestimmtes Qualitätsmerkmal
* Krankheitstage
* Themen mit denen sich die Entscheider befassen
* Gesetzesänderungen mitverfolgen und falls relevant ins Team einbringen
30
Führung (Führungsstil)
* Teamleiter wechselt Führungsstil zwischen transaktionalen und transformalen Führungsstil
* transaktional
* Erklären der Ziele
* Verteilung der Rollen
* Anforderungen der Aufgaben werden betont
* Stetiger Einsatz von Belohnung und Bestrafung
* Mitarbeiter kennt die Regeln für Belohung --\> findet sie fair
* transformal
* Teammitglieder werden inspiriert --\> Visionen
31
Aufgaben eines Teamleiters (Management)
* Zusammenstellen des Teams
* Klärung von Rollen aufgrund Fähigkeiten und Vorlieben
* Verteilung von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern
* Klärung von Zielen
* Planerische und organisatorische Tätigkeiten
32
Aufgaben eines Teamleiters (Führung)
* Vorgeben einer Vision und selbst verkörpern
* Klärung von Krisen innerhalb des Teams und mit anderen Teams
* Verhandlungen nach außen
33
Aufgaben eines Teamleiters (Coaching)
* Unterstütung bei der Bewältigung schwieriger Aufgaben
* Austausch über persönliches Entwicklungspotential
* Lösung von Konflikten
* "Führen mit Zielen"
34
Abschluss
Vorbereitung des Abschluss: Welche Fragen müssen gestellt werden?
* Ist ursprüngliches und zuletzt formuliertes Ziel erreicht worden?
* Sind alle Qualitätsanforderungen erfüllt?
* Sind alle Vorgaben des Kunden erfüllt?
* Wurde der Zeitplan eingehalten? Kundenzufriedenheit? Topmanagement?
* Wurde der Kostenplan eingehalten? Kundenzufriedenheit?...
* Entspricht der Bericht den Bedürfnissen des Lesers?
35
Welche der beiden Abschlüsse gibt es bei Projekten?
* Übergabe an Empfänger & Abnahme durch Kunden
* Wichtiger Meilenstein für das Projekt --\> Schlussrechnung
* Checkliste für den Kunden
* Interner Projektabschluss mit der Auflösung des Teams & Archivierung der Zusammengestellten Dokumente & Abschlussfeier
36
Welche drei Stufen gibt es zum Thema Aktiv Zuhören?
* Zuhören (Blickkontakt, "mhm", "ja", Nicken)
* Verstehen (Wiederholen, Verständnis überprüfen)
* Gefühle verstehen (Wünsche heraushören)
37
Was ist ein Feedback?
Rückmeldung, Rückfütterung, d. h. man wird mit etwas gefüttert, was man von sich gegeben hat. Man bekommt etwas zurück gemeldet, wie man auf andere Menschen wirkt.
38
Welche Regeln gibt es zum Feedback Geber?
* Konkret und verständlich bleiben
* Wahrnehmung mitteilen
* direkt ansprechen, nicht "man..."
* auch positives zurückmelden (meistens am Schluss)
39
Welche Regeln gibt es zum Feedback Nehmer?
* ausreden lassen, nicht rechtfertigen
* Wirken lassen, später sortieren
* vergewissern, ob alles verstanden
* für Rückmeldung bedanken
* Fremdbild/Selbstbild abgleichen
40
Welche Stufen und Schritte gibt es beim Delegieren?
* Analyse
1. Nehmen Sie die Aufgabe unter die Lupe
* Berufung
1. Suchen Sie den richtigen Mitarbeiter aus
* Briefing
1. Geben Sie einen klaren Auftrag
2. Denken Sie an die Kompetenzen und Befugnisse
* Kontrolle
1. Vereinbaren Sie Zwischenergebnisse
2. Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung
* Auswertung
1. Besprechen Sie gemeinsam das Ergebnis
41
Welche Rollen gibt es im Team? (Nach Balbin)
* Projektleiter / Koordinator
* Macher
* Wegbereiter
* Erfinder
* Umsetzer
* Perfektionist
* Spezialist
* Beobachter
* Teamarbeiter
