Test 1

Question 1

Définition renseignements personnels

Answer 1

Selon l’article 54 de la Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels : « dans un document, sont personnels les
renseignements qui concernent une personne physique et
permettent de l’identifier. » (Exemples : le numéro de
permis de conduire, le no d’assurance social).
Les renseignements personnels ne peuvent être
divulgués sans le consentement écrit de la personne
concernée.
À caractère public :
Le nom, le titre, la fonction, l’échelle de traitement (de
salaire), l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de
travail d’un employé d’un organisme public sont des
renseignements à caractère public. En vertu de la Loi sur
l’accès des documents et sur la protection des
renseignements personnels, selon l’article 57, un
renseignement personnel à caractère public n’est pas
soumis aux règles de protection des renseignements personnels

Question 2

Définition déclassement annuel

Answer 2

Une fois par année, ménage des dossiers où on élimine les
documents devenus inutiles selon la date de destruction
indiquée sur le documen

Question 3

Définition entreprise publique

Answer 3

L’administration et le contrôle relèvent des gouvernements
fédéral, provincial et municipal.
Elle est constituée principalement pour répondre aux
besoins de la collectivité et pour défendre les intérêts
publics.

Question 4

Définition entreprise privée

Answer 4

L’administration et le contrôle de l’entreprise relèvent des
particuliers qui l’ont fondée. Ils fournissent l’apport de
capitaux et deviennent donc les propriétaires.
Constituée principalement pour satisfaire et répondre aux
attentes et aux besoins exprimés par les consommateurs.

Question 5

Définition Petite entreprise (PME)

Answer 5

1 à 75 personnes

Question 6

Définition moyenne entreprise (PME)

Answer 6

75 à 200 personnes

Question 7

Définition grande entreprise

Answer 7

200 personnes et plus

Question 8

Définition inventaire

Answer 8

Permet d’associer et de joindre toute l’information semblable au sein d’un même dossier et, par la suite, d’être en mesure de donner à ce dernier un titre significatif

Question 9

Définition information

Answer 9

Tous les renseignements qui circulent dans une entreprise, qu’ils soient sur support ou non. Ils ont pour but la prise de décision

Question 10

Définition document

Answer 10

Tout support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisibles par l’homme ou par la machine. Support : clé USB, DVD…. Données: Contenu de l’information (ex: lettre d’invitation, procès-verbal)…. Lisibles: la prise de connaissance de l’information avec ou sans l’usage d’un appareil

Question 11

Définition documents administratifs

Answer 11

Tous les documents produits (créé par l’entreprise) ou reçus (venant de l’extérieur mais en lien avec les activités de l’entreprise) par les différentes unités administratives

Question 12

Définition documents administratifs

Answer 12

Tous les documents produits (créé par l’entreprise) ou reçus (venant de l’extérieur mais en lien avec les activités de l’entreprise) par les différentes unités administratives

Question 13

Définition valeur administrative

Answer 13

L’information répondant à un besoin immédiat et permettant à l’entreprise d’effectuer ses opérations

Question 14

Définition valeur financière

Answer 14

Valeur administrative + information confirmant une source de revenues ou de dépenses

Question 15

Définition valeur légale

Answer 15

Valeur administrative + information faisant référence à divers droits et obligations légales

Question 16

Valeur historique

Answer 16

Le document est conservé et acquiert une valeur historique au fil du temps

Question 17

Définition document actif

Answer 17

Couramment utilisé à des fins administratives ou légales

Question 18

Définition document semi-actif

Answer 18

Occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales

Question 19

Définition document inactif

Answer 19

N’est plus utilisé à des fins administratives ou légales

Question 20

Définition archive

Answer 20

L’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale (loi sur les archives)

Question 21

Définition document principale

Answer 21

Exemplaire original

Question 22

Définition document secondaire

Answer 22

Copie intégrale ou partielle du document principal

Question 23

Définition système de gestion

Answer 23

Ensemble de procédés et de méthodes qui facilitent les diverses opérations que nécessite le traitement des documents administratifs au sein d’une entreprise. Il constitue un moyen fonctionnel et efficace d’organiser l’information.

Question 24

Définition document essentiel

Answer 24

Document indispensable au fonctionnement de l’entreprise. Fait référence aux droits et aux obligations légales de l’entreprise et permet la continuité des activités à la suite d’un désastre naturel, d’un sabotage…

Question 25

Définition document confidentiel

Answer 25

Document dont la circulation est restreinte parce que le contenu divulgué à des personnes non autorisées pourrait aller à l’encontre de l’application de la loi ex: dossier employé

Question 26

Définition plan de classification

Answer 26

Représentation hiérarchique et logique des activités de toutes les unités administratives d’une entreprise… RH, administration générale, RF, RMI, SC/SC

Question 27

Expliquez pourquoi la gestion de l'information dans une entreprise est une activité essentielle.

Answer 27

Parce qu'elle est indispensable à la prise de décision pour les dirigeants, et ce, dans les meilleurs délais possible.

Question 28

Quel est le principal facteur qui justifie la durée de conservation des documents personnels ?

Answer 28

Contexte législatif et réglementaire

Question 29

Que faut-il garder si on travaille à notre compte pendant six ans ?

Answer 29

Factures des dépenses qui ont fait l'objet de déductions (téléphone, papeterie, assurances)

Question 30

Quel est le truc pour éviter d'avoir à revérifier chaque document pour savoir quand le détruire?

Answer 30

Indiquer la date de destruction dans le coin supérieur droit du document

Question 31

Quel nom était donné aux renseignements personnels autrefois?

Answer 31

Renseignements nominatifs

Question 32

Quelle est la méthode la plus efficace pour retrouver les documents?

Answer 32

Elle consiste à regrouper les documents par sujet.

Question 33

Nommez trois fournitures nécessaires à la conservation des documents

Answer 33

Dossiers suspendus, onglets à fenêtre, chemises de format lettre ou légal, étiquettes autocollantes

Question 34

Définissez ce qu'est le déclassement annuel

Answer 34

Une fois par année, faire le ménage de mes dossiers en éliminant les documents devenus inutiles selon la date de destruction indiquée sur le document

Question 35

Type d'entreprise : L'administration et le contrôle relèvent des gouvernements fédéral, provincial et municipal

Answer 35

Entreprise publique

Question 36

Type d'entreprise : L'administration et le contrôle relèvent des particuliers

Answer 36

Entreprise privée

Question 37

Type d'entreprise : Elle est constituée principalement pour satisfaire et répondre aux besoins et aux attentes exprimés par les consommateurs

Answer 37

Entreprise privée

Question 38

Type d'entreprise : Elle est constituée principalement pour répondre aux besoins de la collectivité et pour défendre les intérêts publics

Answer 38

Entreprise publique

Question 39

Que veut dire l'expression P.M.E. ?

Answer 39

Petites et moyennes entreprises

Question 40

Quelles sont les unités administratives de l'entreprise Protection Art-Vie

Answer 40

Administration générale - RH - Ressources matérielles et informatiques - Service à la clientèle et Service-conseil - Ressources financières

Question 41

Qu'est-ce qu'englobe la définition du terme information ?

Answer 41

Elle englobe tous les renseignements qui circulent dans une entreprise dans un but de prise de décision.

Question 42

Selon l'article 2 de la Loi sur les archives, précisez le sens du mot document

Answer 42

Tout support d'information, y compris les données qu'il renferme, lisible par l'homme ou par la machine

Question 43

Nommez les deux catégories de documents qui peuvent circuler dans une entreprise et donnez un exemple pour chacune

Answer 43

Le document (revues, catalogues, documents de référence) et les documents administratifs (factures, contrats, etc.)

Question 44

Qu'est ce qui définit le type de document?

Answer 44

La nature du contenu de son information

Question 44

Vrai ou faux : Les documents créés par l'entreprise sont des documents reçus

Answer 44

Faux (produits)

Question 46

Vrai ou faux : La voûte électronique est un dépôt virtuel qui conserve les documents physiquement sur un serveur

Answer 46

Vrai

Question 47

Vrai ou faux : La valeur d’un document est une des caractéristiques d’un document

Answer 47

Vrai

Question 48

Vrai ou faux : le contenu de l’information ne permet pas d’attribuer une valeur au document

Answer 48

Faux

Question 49

Vrai ou faux : tous les documents ont, au départ, une valeur administrative

Answer 49

Vrai

Question 50

Vrai ou faux : si le contenu du document confirme une source de revenus ou de dépenses, ce document a une valeur légale

Answer 50

Faux, valeur financière

Question 51

Vrai ou faux : si le contenu de l’information d’un document fait référence à divers droits et obligations légales, ce document a une valeur légale en plus de sa valeur administrative

Answer 51

Vrai

Question 52

Vrai ou faux : c’est au fil du temps qu’un document va acquérir sa valeur historique

Answer 52

Vrai

Question 53

Vrai ou faux : souvent, un document peut avoir plus d’une valeur

Answer 53

Vrai

Question 54

Vrai ou faux : la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est l’une des 2 lois dont les entreprises publiques doivent tenir compte dans le traitement de leurs documents

Answer 54

Vrai

Question 55

Vrai ou faux : en entreprise, c’est vous qui déterminez la durée des états d’activités des documents

Answer 55

Faux — calendrier de conservation

Question 56

Vrai ou faux : un document couramment utilisé à des fins administratives ou légales est un document actif

Answer 56

Vrai

Question 57

Vrai ou faux : un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales est un document inactif

Answer 57

Faux — semi-actif

Question 58

Vrai ou faux : un document principal est une copie intégrale ou partielle d’un document

Answer 58

Faux — secondaire

Question 59

Vrai ou faux : une copie certifiée ou authentifiée par un notaire est considéré comme un document secondaire

Answer 59

Faux — principal

Question 60

Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’information ?

Answer 60

Un ensemble de procédés et de méthodes qui facilitent les diverses opérations que nécessite le traitement des documents administratifs au sein d’une entreprise. Moyen efficace et fonctionnel d’organiser de l’information

Question 61

Quelles sont les raisons pour lesquelles une entreprise peut décider de réaliser un inventaire?

Answer 61

Afin de se faire une idée plus précise de l’information qu’elle possède et pour être en mesure de l’organiser le mieux possible

Question 62

Quels sont les avantages de faire un inventaire ?

Answer 62

1. Attribuer la responsabilité de l’information et vérifier qui en sont les différents détenteurs 2. Déterminer quels sont les documents confidentiels ou essentiels 3. Révéler certains problèmes de classement ainsi que certaines pratiques qui pourraient être non fonctionnelles et encore coûteuses

Question 63

Qu’est-ce que veut dire l’expression donner un titre significatif à un document

Answer 63

C’est donner un titre vraiment révélateur du contenu de l’information au document

Question 64

Qu’est ce que le dossier principal contient?

Answer 64

Il contient les originaux produits ou reçus et l’information la plus complète sur un sujet donné

Question 65

Comment reconnaît on un dossier secondaire?

Answer 65

Lorsque le dossier contient des copies des documents dans le dossier principal. Il est utilisé comme un dossier de référence

Question 66

En général, où sont conservés les dossiers principal et secondaire?

Answer 66

Principal : dans l’unité administrative qui a la responsabilité du document Secondaire : dans une unité administrative qui n’a pas le mandat de gérer son contenu

Question 67

Vrai ou faux : pour déterminer une série, on utilisera de préférence un terme très précis afin de permettre le regroupement de nombreux documents et dossiers

Answer 67

Faux : terme général

Question 68

Vrai ou faux : une série de dossier contient de l’information de même nature en tenant compte du type de document

Answer 68

Faux : tenant pas compte

Question 69

Vrai ou faux : toute entreprise privée est soumise au respect de la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

Answer 69

Vrai

Question 70

Vrai ou faux : chaque unité administrative demeure propriétaire de ses documents

Answer 70

Vrai

Question 71

Vrai ou faux : un document essentiel n’est pas indispensable au fonctionnement de l’entreprise

Answer 71

Faux : indispensable

Question 72

Vrai ou faux : la circulation de documents confidentiels doit être restreinte

Answer 72

Vrai

Question 73

Vrai ou faux : les renseignements personnels peuvent être divulgués avec le consentement écrit de la personne concernée

Answer 73

Vrai

Question 74

Vrai ou faux: un renseignement personnel à caractère public n’est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels

Answer 74

Vrai

Question 75

Vrai ou faux : l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un employé d’un organisme public sont des renseignements à caractère privé

Answer 75

Faux : public