06 Projektkontrolle und -steuerung

Question 1

Entwicklung und Kontrolle eines Zeitplans - Ziele

Answer 1

Fristgemäße Fertigstellung des Projekts

Entwicklung einer Ausgangsbasis für
 Ressourcenverteilung
 Kostenschätzung
 Koordination der Teamarbeit

Question 2

Entwicklung und Kontrolle eines Zeitplans - Aktivitäten

Answer 2

• Planentwicklung
• Controlling

Question 3

Zeitplan: Aktivitäten - Planentwicklung

Answer 3

 Aktivitätenliste und Meilensteine festlegen und ausarbeiten
 Abhängigkeiten feststellen
 Dauer der Aktivitäten schätzen
 Zeitplan vorbereiten

Endprodukt: Projektzeitplan

Question 4

Zeitplan: Aktivitäten - Controlling

Answer 4

 Zielvorgaben für Meilensteine überwachen
 Aktivitätenliste und Zeitplan verbessern
 Meilensteine anpassen

Endprodukt: Aktualisierter Projektzeitplan

Question 5

3 Phasen der Erstellung eines Zeitplans

Answer 5

• Aktivitätenplanung
• Ablaufplanung
• Zeitplanentwicklung

Question 6

Aktivitätenplanung (Beschreibung, Ziele, Endprodukte)

Answer 6

Untergliederung des Projekts in Aktivitäten/Vorgänge und Arbeitspakete

Ziele:
* Identifizierung aller für die Realisierung der Projektziele notwendigen Aktivitäten
* Untergliederung des Projekts in praktikable Arbeitspakete
* Minimierung von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten
* Festlegung der Endprodukte der einzelnen Arbeitspakete

Endprodukte: Untergliedertes Arbeitsschema

Question 7

Ablaufplanung (Beschreibung, Vorgehensweise, Ziele, Endprodukte)

Answer 7

 Identifizierung logischer Abhängigkeiten
 Schätzung der Vorgangsdauer

Vorgehensweise:
* Anwendung von Netzplantechniken
o Critical Path Method (CPM)
o Programm Evaluation and Review Technique (PERT)

Ziele:
* Identifizierung und Dokumentation von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten
* Identifizierung des kritischen Pfads und der Vorgänge
* Ermittlung der Gesamtdauer des Projekts

Endprodukte: Netzplan

Question 8

Zeitplanentwicklung

Answer 8

Zeitliche Planung der Aktivitäten

Endprodukte: Projektzeitplan

Question 9

Regeln bei der Erstellung eines Zeitplans

Answer 9

1. Festlegung von Meilensteinen
2. Festlegung von Aufgaben und Teilaufgaben im Ablaufplan
3. Benennung eines Verantwortlichen je Aufgabe
4. Festlegung von Start- und Fertigstellungstermin

Question 10

Meilensteine

Answer 10

a. Meilenstein umfasst Termin und definierte Endprodukte/Zielvorgaben zum Termin

b. Faustregel für Abstand zwischen Meilensteinen
i. Wichtige: mind. 1 Monat, max. 3 Monate
ii. Nachrangige: Mind. 1 Woche, max. 2 Wochen

c. Eventualitäten einbeziehen (z.B. geschätzte Dauer eines Vorgangs um 15% erhöhen)

Question 11

Aufgaben

Answer 11

Aktivitäten, die zum Erreichen eines bestimmten Meilensteins erledigt werden müssen

Question 12

Teilaufgaben

Answer 12

Logisch voneinander trennbare Elemente einer Aufgabe

Question 13

Ablauf

Answer 13

Logische Sequenz der Aufgabenabarbeitung (Einbeziehung Netzplan bei komplexen Produkten)

Question 14

Aufgabenverantwortlicher

Answer 14

Person, die für die fristgerechte und ordnungsgemäße Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist

Question 15

Vorgehen bei der Identifizierung von Aufgabenverantwortlichen und benötigten Ressourcen

Answer 15

 Bestimmung der spezifischen Fähigkeiten, die für die Erledigung der gegebenen Aufgabe notwendig sind
 Einholen der Meinungen von Paten und Interessensgruppen zu Personen, die über die entsprechenden Fähigkeiten/Erfahrungen verfügen
 Einbeziehung von Teammitgliedern aus dem Funktionsbereich, in dem der Hauptteil der Aufgabe erledigt werden soll
 Abschätzung des Zeitbedarfs, bevor Ressourcen zugeteilt werden

Question 16

Prozessüberwachung

Answer 16

o Meilensteine auf Fertigstellung der zugeordneten Endprodukte prüfen
o Fortschritt visualisieren
o Regelmäßige Berichte zum Fortschritt kommunizieren

Question 17

Reaktion auf Abweichungen vom Terminplan

Answer 17

 Ressourcen anpassen
 Aktivitäten effizienter gestalten
 Umfang verringern
 Termine anpassen

Question 18

Meilenstein-Trend-Analyse

Answer 18

• Controllingmethode zur Terminverfolgung von Projekten
• An regelmäßigen Berichtspunkten wird der aktuelle Status der Terminplanung des Projektes durch die Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst
• Aus dem Kurvenverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projektes ableiten
• Aus der Aneinanderreihung verschiedener Schätzwerte pro Meilenstein lässt sich ein Trend für die Terminentwicklung und den Abschluss des Projekts ableiten

Question 19

Verzögerungsgegensteuerung - Ansatzhebel

Answer 19

• Ressourcen anpassen
• Aktivitäten anpassen
• Umfang anpassen
• Termine anpassen

Question 20

Projektberichte - Berichte an das untere Management

Answer 20

o Kostensituation
o Terminsituation
o Leistungsumfang
o Qualitätssituation
o Personalstatus
o Risiken
o Ausgewählte technische Probleme

Question 21

Projektberichte - Berichte an das mittlere und obere Management

Answer 21

Berichte für das mittlere Management
o Detaillierterer Ampelbericht

Berichte für das Topmanagement
o Grober Ampelbericht

Question 22

Aufwandszahlen

Answer 22

o Geben Überblick, woran gearbeitet wird

o Sind Frühindikatoren für Aufwands- und Terminüberschreitungen

o Müssen ergänzt werden durch
 Restaufwand
 Fertigstellungsgrad
 Information über abgeschlossene Aktivitäten

Question 23

Fertigstellungsgrad

Answer 23

Erbrachter Aufwand/Geplanter Aufwand