3.5 PROCEDIMIENTOS 2 Flashcards
(13 cards)
¿Cuáles son los grados de análisis en el estudio de trabajos administrativos?
Los grados de análisis son:
* Estudio de operaciones individuales
* Estudio de operaciones conjuntas
* Estudio de procesos completos
Cada grado se aplica según el volumen y la naturaleza de las tareas.
¿Cuándo se realiza el estudio de operaciones individuales?
Cuando hay un alto grado de repetición en las operaciones.
Este estudio puede ser realizado por el empleado o su jefe inmediato.
¿Qué caracteriza al estudio de operaciones conjuntas?
Se realiza cuando no es posible estudiar todo un proceso y agrupa operaciones que no afectan fundamentalmente al proceso.
Es llevado a cabo por el jefe de la unidad administrativa correspondiente.
¿Qué implica el estudio de procesos completos?
Afecta a un proceso que involucra distintas unidades administrativas y debe ser realizado por alguien ajeno a ellas con autoridad delegada.
Este estudio requiere una visión integral del proceso administrativo.
¿Cuáles son las fases de análisis de procesos administrativos?
Las fases son:
* Fase previa
* Fase de análisis
* Fase de actitud crítica
* Fase de reorganización
Cada fase tiene pasos específicos que contribuyen a la mejora del proceso.
¿Qué pasos incluye la fase previa del análisis?
Incluye:
* Preparación del ambiente
* Establecimiento de contactos previos y confección de un plan de actuación
Esta fase es crucial para romper la inercia administrativa.
¿Cuáles son los dos grupos de interés en la fase de análisis?
Los grupos de interés son:
* Estudio estático
* Estudio dinámico
Cada grupo evalúa diferentes aspectos del servicio y su funcionamiento.
¿Qué se busca en la fase de actitud crítica?
Se busca justificar la forma actual de trabajo o la necesidad de adoptar una nueva forma de actuación.
Involucra la verificación de anomalías y la búsqueda de soluciones alternativas.
¿Qué preguntas se deben plantear en la verificación de anomalías?
Se deben plantear preguntas como:
* ¿Qué se hace y por qué?
* ¿Quién lo hace y por qué?
* ¿Cómo se hace y por qué?
* ¿Cuándo se hace y por qué?
* ¿Dónde se hace y por qué?
Estas preguntas ayudan a identificar ineficiencias en el proceso.
¿Qué se realiza en la fase de reorganización?
Se elige la solución más favorable, se presenta a los interesados y se pone en marcha.
Esto incluye la propuesta de solución definitiva y la toma de acuerdos con la dirección.
¿Cuáles son los pasos en la propuesta de solución definitiva?
Los pasos son:
* Suprimir operaciones inútiles
* Simplificar operaciones necesarias
* Combinar lo que sea necesario
* Ordenar las operaciones
Estas acciones buscan mejorar la eficiencia del proceso administrativo.
¿Qué precauciones deben tomarse al poner en práctica un nuevo método?
Las precauciones incluyen:
* Ensayo a nivel reducido
* Interrelación del sistema antiguo y el nuevo
* Aplicación paulatina del nuevo método
Estas medidas minimizan los riesgos de implementación.
¿Por qué es importante el control de resultados después de implementar un nuevo método?
Es importante para conocer desviaciones y realizar correcciones, modificaciones y mejoras necesarias.
Un control adecuado asegura la efectividad del nuevo sistema.
