Séance 8 : Financement d'un événement Flashcards
Financer = quoi?
Financer = planifier + préparer + gérer + contrôler, dans
le respect des objectifs, des échéances, des lois et des
normes
2 sortes de financement?
Financement interne :
◦ Revenus autonomes
◦ Revenus de gestion
Financement externe :
◦ Subventions
◦ Commandites
◦ Dons
Financement interne? 9 choses
- Billetterie
- Frais d’inscription
- Droits d’exploitation
- Location d’espaces
- Services corporatifs
- Service de restauration et de bar
- Produits dérivés et merchandising
- Vente d’expertise
- Services connexes
1) Billetterie? (financement interne)
Revenus liés aux droits d’accès des participants:
◦ Canaux de distribution :
En ligne et/ou par téléphone
Points de service ayant pignon sur rue (avant l’événement)
Points de vente sur le ou les sites de l’événement
Comptoir de vente ou de distribution chez un commerce partenaire
Outil utilisé par la billetterie?
1) Avec l’aide d’outils maison :
Excel, base de données ou autre
2) Avec l’aide d’un logiciel de gestion de billetterie ou d’une plateforme web opérée à l’interne ou par un tiers. Par exemple : White Label Tickets par Ticketpro Boxxo Lepointdevente.com Outbox Technologies
Fournisseurs de la billetterie?
Géré par une entreprise de billetterie :
Ticketpro, White Label Tickets
Groupe MTA (centrale téléphonique et service d’envois postaux)
Réseau Billetech / Réseau Admission, division de Ticketmaster
See Tickets
WeezEvent
Eventbrite
Etc.
Une billetterie c’est ?
service à la clientèle + perception de revenus
importants :
Le service doit être impeccable :
Si externe, c’est une extension de l’organisation et doit être à la hauteur des attentes du promoteur et de ses clients
Si interne, le promoteur doit avoir le personnel et les infrastructures nécessaires
Le personnel doit être courtois, compétent et capable de répondre aux questions sur l’événement (doit avoir l’information complète, à temps)
Il doit y avoir un protocole de gestion des plaintes
Le système doit être fonctionnel et sécuritaire :
Site transactionnel, centrale d’appels, billetterie sur place
Il doit y avoir un bon contrôle comptable (c’est parfois le pain et le beurre des organisations, donc on prend ça au sérieux)
Si ça ne fonctionne pas bien ou pas du tout, c’est le promoteur qui en subira
les conséquences (réputation, mauvaise image, baisse des ventes, remboursements, etc.)
Quel sont les coûts rattaché à une billetteries? pour 2 personnes?
Pour le promoteur : Frais d’implantation : Recherche ou développement d’un système Programmation du système Formation du personnel Achat/ location d’équipement (imprimante, logiciel)
Frais d’utilisation :
Frais d’impression et de programmation de billets
Frais de cartes de crédit (ex. : 4 % chez Billetech)
Frais d’opération :
Ressources humaines et matérielles
Pour le client :
Frais de service :
Peut être différents selon le mode choisi :
Porte, comptoir, Internet, téléphone, etc.
Le revenu peut être partagé entre le promoteur et le fournisseur de
billetterie (selon les ententes prises)
Frais de poste :
Régulière
Courrier prioritaire
Envois internationaux
Coût rattaché à l’effort pour acheter son billet
Politiques pour la billetterie?
A-U-C-R.
Types de politiques :
Politiques d’achat et de livraison :
Clients réguliers, groupes, mobilités réduites, etc.
Politiques d’utilisation du logiciel (sites transactionnels) :
On voit souvent : Conditions d’utilisation
Politiques de confidentialité
Politiques de remboursements et annulation
Toutes les politiques doivent être :
Accessibles, claires et complètes
En conformité avec les normes et les lois
Client doit lire et accepter les politiques avant de clore sa transaction:
Ex. : J’ai lu et j’accepte
2) Frais d’inscription (financement interne)
◦ Inscriptions (ex. : colloques, congrès, exposition, tournois, etc.)
A) Individu ou groupe:
Participants à un congrès (entrée, atelier, etc.) Compétiteurs (équipes ou individus)
B) Peut être différent selon la clientèle cible :
Ex. : OBNL ou non, membres d’associations, etc.
c) Selon le type ou le nombre d’activités :
Participation à un ou des ateliers ou à un ou des soupers-causeries, avec ou sans hébergement, etc.
3) Droits d’exploitation (financement interne)
Avec vente, sans vente?
1) Avec vente :
Restaurants mobiles, kiosque artisanal, kiosque de vente de produits divers ou autres, opérés par un concessionnaire externe, etc.
Type de conditions :
Prix fixe (bail pour la durée de l’événement)
Ristournes (% des ventes)
2) Sans vente (concept et développement marketing) :
Possibilité d’interagir avec la clientèle de l’événement, peu importe la formule (échantillonnage, concours, jeux, sollicitation, etc.)
Le promoteur peut être actif ou passif, c’est-à-dire participer au développement des concepts marketing, voire même les offrir en version clé en main, ou laisser libre le terrain à l’exploitant
4) Location d’un espace (financement interne)
Ex.: Pour exposer ou vendre (salon, foires, congrès) :
Prix forfaitaire selon l’emplacement, la grosseur et les services demandés :
◦ Mobilier, décoration, etc.
◦ Eau, électricité, Internet, etc.
◦ Bout d’allée, proximité d’une scène, ilot central, etc.
◦ 10 X 10 ou 10 X 20, ou 20 X 20, etc.
Ajout de services supplémentaires :
◦ Droit de service ou de bouchon (service d’alcool)
◦ Service de traiteur
◦ Sécurité, accompagnement, etc
5) Services corporatifs (financement interne)
Sortes de services?
P(C-C-L) S.
Ex.: Salons, zones et/ou loges corporatives
Privés :
Un client achète un droit d’occupation complet d’un site, d’une zone ou d’une tente pour recevoir ses clients, des dignitaires, des gagnants de concours, etc. :
Le service peut être :
Clé en main :
Tout est inclus, de l’aménagement au service
En collaboration avec le promoteur :
Définition du concept et des services en partenariat avec le client Frais partagés ou non, selon l’entente
Libre :
Espace appartient au client et il est libre de l’occuper comme bon lui semble :
En respect des lois, bien sûr! Peut exiger certains services (entretien, service, accueil), à ses frais ou non
5) Services corporatifs (financement interne)
Semi-privé??
Semi-privé :
◦ Ventes de tables dans une loge corporative :
Fournisseurs, partenaires, corporations, compagnies, individus, etc. Favorise le réseautage
◦ Le service peut-être :
Avec ou sans repas ou version cocktail dinatoire
Avec ou sans bar
Gratuit, payant ou un mixte des deux
6) Service de restauration (financement interne)
Ex.: Comptoirs alimentaires, service de traiteurs
◦ L’offre alimentaire doit répondre aux besoins de la clientèle et doit être prévue en cohérence avec la capacité du site de l’événement et du milieu dans lequel il évolue =
Comptoirs alimentaires, service de traiteurs (banquet ou service aux tables, roulottes, etc.), gamme de produits, etc
EX: • Le Festival d’été de Québec se déroule durant 11 jours au centre-ville de Québec. Les sites ouvrent à 18 h. L’offre de nourriture est donc une offre d’appoint.
6) Service de restauration (financement interne)
Responsabilités des opérateurs et promoteur?
Responsabilités des opérateurs alimentaires :
◦ Doit respecter les normes en vigueur :
Salubrité, sécurité des installations et qualité des aliments
◦ Doit détenir tous les permis nécessaires à son opération (ex. : MAPAQ)
◦ Doit fournir des preuves d’assurances
◦ Doit prendre en charge les coûts d’opération (RH, achats, installations, etc.)
◦ Doit fournir tous les documents nécessaires (preuves de ventes) si l’entente prévoit qu’il doit payer des droits d’exploitation selon le % des ventes
Responsabilités du promoteur :
◦ S’assurer que l’opérateur respecte les normes en vigueur
◦ Fournir un site sécurisé
◦ Fournir l’accès aux services de base (électricité, eau, drain, etc.)
◦ Donner les droits d’accès à l’opérateur et à son personnel
6) Service de restauration BAR (financement interne)
Interne et sous-traitance
Avantage et désavantage?
Ex.: Bières, vins, cocktails, boissons froides et chaudes, etc.
Gestion des opérations :
◦ Interne :
Avantage principal : plus de contrôle sur les opérations et sur les revenus qui en découlent
Désavantage principal : exige plus d’attention et de travail. La responsabilité des inventaires, des revenus et du personnel est totale
◦ Sous-traitance :
Avantage principal : permets de profiter d’une expertise externe lorsque l’organisation ne l’a pas et en allège l’opération (ex. : gestion du personnel)
Désavantage : plus cher et moins de contrôle sur l’opération (stratégies de vente, personnel, gestion, etc.)
Ne pas oublier quoi dans service de bar dans financement interne?
◦ Ne pas oublier :
Permis d’alcool (obligatoire pour tous) :
Réunion (permis ponctuel) :
Avec vente (si OBNL) : avec les mêmes avantages et conditions que si c’était
sans vente :
Permis est non transférable (OBNL ne peut pas obtenir un permis pour une autre organisation)
Servir : pour offrir des produits alcoolisés gratuitement à des invités (lancement, soirée corporative, party de Noël, colloque, etc.)
Note : les produits ne doivent pas être timbrés
Régulier (permanent) :
Pour les organisations qui opèrent de manière régulière un restaurant ou un bar
Note : les produits doivent être timbrés
Information et demandes de permis :
Consultez le site de la Régie des alcools, des courses et des jeux :
http://www.racj.gouv.qc.ca
Les lois :
On ne sert pas à des mineurs (sous aucun prétexte), et ce, même si les mineurs ont accès au site (ex.: dans un festival).
Les zones de service et de consommations doivent être délimitées (consommation à l’intérieur seulement)
Les sites doivent être sécurisés (agents, infrastructures)
La sécurité du personnel et des valeurs :
Gardiens de sécurité, coffres-forts, procédures d’interventions en cas de vol ou d’agression, procédures d’évacuation
Il faut détenir des assurances suffisantes pour protéger les valeurs en cas de vol
Gestion minutieuse des inventaires et des valeurs :
Instaurer des procédures de contrôle et en assurer le respect :
Grilles d’inventaires :
2 copies avec signatures obligatoires
Personnel de soutien :
Comptage, vérification des inventaires et des dépôts, etc.
Maintenir de l’ordre sur les sites, etc.
Être intransigeant sur la question de l’honnêteté :
Vis-à-vis le client (vendre au bon prix)
Vis-à-vis l’organisation (intolérance au vol d’argent et d’inventaire)
Entre les employés eux-mêmes (partage des pourboires et des responsabilités)
Bien former et encadrer le personnel
7) Produits dérivés et merchandising
Ex.: De l’épinglette au t-shirt, en passant par le CD ou l’album souvenir
◦ Produits dérivés :
L’ensemble des produits aux couleurs de l’événement ou de l’organisation :
Ex. : t-shirts, casquettes, verres, etc.
Bonne source de revenus potentiels, si bien gérée
Bon potentiel de créativité et de plus value à l’image
Un produit dérivé acheté par quelqu’un se transforme en un excellent moyen de promotion
◦ Merchandising :
L’ensemble des produits vendus aux couleurs des prestataires :
Ex. : vêtements et CD des artistes
Bon potentiel de revenu, sans risque lié à la gestion et la production des stocks
Crée de l’engouement autour de l’événement :
« J’VEUX MON T-SHIRT de Bon Joviiiiiiiii!!!!! »
7) Produits dérivés et merchandising = Gestion des opérations? interne ou externe?
Avantages et désavantage
Avantages de gérer à l’interne :
Meilleur contrôle de qualité des produits et de gestion
Perception totale des revenus
Permets de négocier directement avec les fournisseurs (meilleurs prix,
voire même, entente de commandite et de partenariat)
Désavantage de gérer à l’interne : Lourdeur des opérations ↗ de coûts indirects : Gestion des stocks (entreposage/ produits non vendus) Temps de gestion et frais de transport Plus de risque de faire des pertes
