Séance 9: Les outils de contrôle, les communications et la gestion des risques

Question 1

5 choses que pourrait évaluer et contrôler le gestionnaire avec les outils?

Answer 1

 L’état d’avancement
 La situation financière
 La conformité
 La qualité
 L’exposition aux risques

Question 2

Que fait-on dans le processus de contrôle?

Answer 2

 Évaluer la situation
 Projeter la suite
 Comparer les projections et les objectifs de base
 Déterminer et proposer les correctifs
 Vérifier l’efficacité et mettre en œuvre les correctifs

Question 3

Le gestionnaire doit s’assurer que les moyens de contrôle soient ? 4 choses?

CECU

Answer 3

 Compris
◦ Objectifs des processus de contrôle :
* Améliorer
* Corriger le tir
*Éviter une catastrophe
* Protéger les individus et l’organisation, etc.

 Utilisés
◦ Par les bonnes personnes, pour les bonnes raisons

 Efficaces
◦ Permettent de corriger les carences aux bons moments et de la bonne façon.

 Constructifs
◦ Exécutés dans un esprit positif et une attitude qui visent à améliorer les choses.

Question 4

Les clés pour une bonne perception de la notion de contrôle? C-A-R

Answer 4

La communication interne
Le respect des individus
L’attitude positive et constructive

Question 5

Les outils de contrôle?

Objectifs?

Answer 5

 Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions.

 Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins.
◦ Éviter de s’embourber dans une multitude de calculs, d’outils et de principes
qui au final, pourraient nuire à la productivité.
◦ Ne pas utiliser des outils essentiels à sa prise de décision afin de sauver du
temps et de l’énergie.

Question 6

3 Outils concernant le contrôle budgétaire de l’évé.

Answer 6

1) Gestion des revenus
2) Gestion des dépenses
3) Gestion des la trésorerie

1)Gestion des revenus
◦ Vérifier si les objectifs sont atteints :
Dans le temps
Selon les montants prévus

◦ Un objectif atteint ne veut pas toujours dire qu’il ne faut pas viser plus loin.
* Pour ne pas laisser passer des opportunités
*Pour compenser le manque à gagner qui peut survenir ailleurs :
Ex. : une économie du côté de la location d’éclairage pourrait servir à combler une dépense imprévue en sonorisation.

Question 7

Outils concernant le contrôle budgétaire de l’évé.

2) Gestion des dépenses?

Answer 7

2) Gestion des dépenses
* Vérifier et analyser les dépassements de coûts
a) Valider les raisons
b) Apporter les correctifs

• Ajuster le budget en fonction de l’évolution des résultats
  a) Attention : il faut garder le point de référence de départ intact (prévisions), sans quoi il deviendra difficile d’évaluer la performance.

b)Procéder alors à une modification budgétaire (Prévisions (+ ou -) ajustement = Nouveau budget ou Budget révisé)

Question 8

Outils concernant le contrôle budgétaire de l’évé.

3) Gestion de la trésorerie (liquidités)

Answer 8

◦ Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires pour régler les dépenses quotidiennes : payer les dettes, factures, salaires, etc.

◦ Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales ou demander un investissement supplémentaire du promoteur ou du patron.

◦ Faire fructifier les liquidités disponibles (ex. : placements).

◦ Gérer les factures à payer et les montants à recevoir
Payer plus tard, recevoir plus vite

◦ Outils de gestion de la trésorerie = Budget de caisse

 Évolution des revenus et des dépenses au mois, à la semaine ou quotidien (selon le type d’événement).

 Revoir exemple fictif présenté au cours 4.

 Autre exemple tiré du livre Comptabilité du management p. 321

C’est un autre incontournable pour tout gestionnaire d’événement…

Question 9

Contrôle budgétaire de l’événement : États financiers (outils comptable)

Answer 9

◦ Photo de l’état des finances du projet à un moment précis

 État des résultats (revenus-dépenses = bénéfice)
 État des bénéfices nets répartis (surplus ou déficit accumulé)
 Bilan (actif-passif = capitaux propres)
 État des flux de trésorerie

Question 10

Contrôle de l’état d’avancement des tâches?

Answer 10

 Suivi du calendrier
◦ Niveau d’avancement des interfaces, des départements
◦ Atteinte des objectifs aux dates de contrôles

 Suivi de l’échéancier
◦ Évolution de chaque tâche
◦ % de réalisation des lots de tâches
◦ Ajustement en fonction des retards et des avances

 Il est important pour un gestionnaire d’avoir une vue globale de l’état d’avancement et d’assurer une communication
constante avec les intervenants clés.
◦ Mise à jour régulière des outils de contrôle
◦ Réunion de coordination

Question 11

Tableau de bord ???

Définition

Answer 11

 Tableau de bord équilibré (Kaplen et Norton, 1992)

◦ Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
 Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe.

 Les indicateurs doivent être en nombre restreint, mais suffisant (selon les besoins) pour donner un portrait complet de la situation.

Question 12

Pourquoi avoir un tableau de bord?

Answer 12

◦ Pour faire une gestion proactive
* Connaitre le passé, le présent, mais aussi ce qui s’en vient.

◦ Pour étudier les informations financières et non financières

◦ Pour faire des liens de cause à effet
** Un problème du côté des clients peut avoir des conséquences sur le
financement et sur la croissance.
** Un problème du côté des processus internes (manque d’efficacité) peut entraîner des problèmes du côté des clients, etc.
** Les choses sont souvent reliées

◦ Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants

◦ Pour communiquer des informations importantes aux personnes clés
 Entre les gestionnaires
 Vers les employés et membres de l’équipe
 Vers les sous-traitants et partenaires

Question 13

Le tableau de bord contient 5 dimensions lesquelles?
Clients
Processus internes
Employés
Innovation
Financière

Answer 13

1) Clients : obtenir de l’info sur la clientèle
2) Processus internes : Optimiser les ressources de l’organisation. Entretenir bonnes relations avec fournisseurs
3) Employés: Prendre les meilleures décisions relatives au bien-être et aux besoins des employés pour en obtenir les meilleures performances.
4) Innovation: évaluer la capacité de l’entreprise à maintenir son avantage concurrentiel grâce à sa capacité d’innover
5) Financière: évaluer les performances et la santé financière de l’organisation ou du projet.

Question 14

Gestion des communications? Définition?

Answer 14

« Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent (codent et décodent) de l’information, mais aussi créent et partagent une compréhension. »

Mots-clés : 
 Processus bidirectionnel
 Compréhension mutuelle
 Échange et partage
 Codage et décodage

Ce que j’apprécie de cette définition c’est qu’elle insiste sur l’idée que la communication se fait entre plusieurs personnes (2 et plus) et que ça nécessite l’implication de tous

Question 15

Problèmes de communications? les causes?

Answer 15

 Mal communiquées (émetteur)
◦ Incomplète
◦ Floue
◦ Mauvais choix d’outils de communication, etc.

 Mal comprises (récepteur)
◦ Mauvaise interprétation
◦ Manque de compétence, etc.

 Mal choisies (message lui-même)
◦ Erronées
◦ Mauvaise destination
◦ Non pertinentes, etc.

Bref, il y a plusieurs raisons (et bien plus que ce qui est présenté ici) qui peuvent créer des problèmes de communication et l’événementiel ne fait pas exception à la règle.

Question 16

Situations qui risquent de provoquer des problèmes de communications (4)

Answer 16

 Urgence
◦ Les échéances et le nombre de tâches à exécuter dans une courte période de temps peuvent rendre le travail de communication plus ardu.

 Nombre d’employés
◦ Un événement peut être géré par un petit nombre de personnes durant 90 % de son processus. Mais lors du 10 % restant, il n’est pas rare de voir la famille s’agrandir de manière impressionnante (au Carrefour international de théâtre, on passe de 9 à plus de 250…).

 Non-permanence de plusieurs employés
◦ La majeure partie des employés d’un événement sont des pigistes. Il y a donc une partie des informations qui ne sont pas toujours connues et comprises.

 Le passage d’employé d’un événement à l’autre (concurrence)
◦ Le fait que plusieurs pigistes passent d’un événement à l’autre (souvent chez un compétiteur) peut rendre certains décideurs méfiants quand vient le temps de transmettre des informations privilégiées

Question 17

Que peuvent faire les dirigeants ou responsables d’équipes pour se préparer aux problèmes de communication?

Answer 17

 Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
◦ Bon message

 Définir une chaîne de communication interne claire
◦ Qui transmet à qui?

 Maintenir la ligne jusqu’au bout
◦ Même quand tout le monde est dans le jus, il faut communiquer.

 Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations
◦ Une personne mal informée a 80 % de chance de prendre une mauvaise décision
ou de faire la mauvaise action au mauvais moment.
◦ Réparer une erreur prendra 80 % en temps non prévu et non souhaité à plusieurs
personnes. Parfois, les conséquences seront plus graves que la perte de temps.
 Perte de crédibilité
 Perte d’argent
 Perte d’employés, etc.

Question 18

Qu’est-ce que la promotion?
+ 3 sortes d’outils selon Colbert?
CCI

Answer 18

La promotion est une variable de la composition commerciale, au même titre que le prix, le produit et la distribution. Selon Colbert (p.202), c’est un :

 Outil de communication : véhiculer l’image et le message

 Outil de changement : changer les perceptions, les attitudes, la connaissance et la conscientisation du consommateur

 Outil d’information : pour informer, persuader, éduquer

Question 19

4 types de composition promotionnelle?

Answer 19

 La publicité
◦ Moyennant un coût pour le promoteur
◦ Médias électroniques et écrits : TV, radios, journaux, revues, site Internet, affiches, dépliants, etc.
◦ Permet de communiquer avec le marché cible

 La vente personnelle
◦ Communication directe avec le client
◦ Télémarketing, sollicitation par téléphone ou en personne, présentations, etc.
◦ Permet d’échanger, de réagir, d’argumenter, d’entendre et de s’adapter

 Les relations publiques
◦ Activité de promotion sans coûts directs pour le promoteur
*** Attention, il y a des coûts indirects : organisation d’une conférence de presse, salaires du personnel et des relationnistes, frais d’inscription pour participer à une activité, etc.
◦ Informer la clientèle via les médias (conférence, communiqué) et les activités
publiques (discours, allocution, activités de réseautage, etc.)

 La promotion des ventes
◦ Utilisation de divers outils dans le but de laisser une trace de l’événement dans la tête des gens (autre que l’événement lui-même).
◦ Matériel promotionnel distribué gratuitement (pochettes, épinglettes, etc.), la vente de produits dérivés, coupons échangeables pour obtenir un bénéfice, etc.

Question 20

Que faut-il pour choisir le bon outil??

Answer 20

il faut, pour chaque segment de marché ciblé, connaître les paramètres d’influence

Question 21

2 paramètres d’influence?

+ Colbert propose 6 étapes de cheminement?
I-C-C-C-D-A

Answer 21

 Le degré de complexité du message
◦ Plus simple de promouvoir un événement à un amateur ou un client déjà conquis, car il connait l’événement, il sait ce qu’il va trouver en y participant.

◦ Plus complexe de promouvoir un événement à un nouveau client.

 Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel
◦ Chaque personne n’a pas le même degré de connaissance du produit.

Colbert propose un cheminement de 6 étapes :
 Ignorance : point de départ pour tous.
 Connaissance : l’événement existe, mais on n’en sait pas plus.
 Compréhension : on en sait un peu plus et on s’y intéresse ou non.
 Conviction : l’étape où on sait qu’on veut participer à un événement.
 Décision : OK je vais acheter, participer ou m’inscrire, etc.
 Action : l’achat, l’inscription, le déplacement lui-même, etc.

Question 22

3 moyens de promotions?

Answer 22

◦ La publicité
 Plus générale, rejoint plus de monde, mais ne permet pas toujours d’approfondir.

◦ La vente personnelle directe
 Permet d’approfondir, mais rejoint individu par individu.

◦ Relation publique
 Peut permettre de rejoindre beaucoup de personnes et même approfondir le sujet, mais il faut bien choisir ses activités, car ça deviendrait très lourd.
 Aussi, du côté des médias, il faut s’assurer d’avoir une nouvelle…

Question 23

Pour faire une bonne campagne promotionnelle il faut?

Answer 23

 Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle.

 Comprendre les besoins de la clientèle.

 Bien positionner son produit dans le marché.
◦ Faire ressortir les avantages concurrentiels.

 Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer de l’information, car il est moins nécessaire d’approfondir le message.

 Définir des objectifs de communication clairs et quantifiables.

 Ne rien tenir pour acquis.
◦ Même quand l’événement est connu, il faut s’assurer de bien informer la
clientèle et surtout, de bien contrôler le message qui est diffusé.

 Être proactif
◦ Créer et entretenir les contacts et les liens avec la clientèle.
* Médias sociaux, infolettres, etc.
* Présenter des exclusivités, des offres spéciales aux fidèles de l’événement.

Question 24

Les médias sociaux sont devenus des incontournables au point de vue des communications pour ??
C-I-R-P

Answer 24

 Communiquer de l’information

 Obtenir de l’information diverse
◦ Sur la clientèle, le marché, les concurrents, etc.

 Entretenir les relations avec le public

 Surtout, connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son
événement
◦ S’il y a un problème, soyez assurés que ça apparaîtra sur Facebook ou
Twitter!

Question 25

Dangers des médias sociaux

E-D-C(i,e)-E.

Answer 25

 Emballement négatif
 Dérapage et abus
 Comportements inopportuns
◦ De l’interne (commentaire d’un membre de l’équipe sur son Facebook)
◦ De l’externe (commentaire d’une personne sur le mur ou sur le Twitter)
 Devenir esclave des médias sociaux
◦ Réagir à chaque commentaire ou soubresaut provenant des médias sociaux

Question 26

Façon de contrer les dangers sur réseaux sociaux?

V-B-C-D-A.

Answer 26

1) Être continuellement en état de veille.
2) S’assurer que le bon message se rende à la bonne place et au bon moment.

3) Proposer un code d’éthique et s’assurer de le respecter et de le faire respecter (écrire le code d’éthique et le rendre disponible à tous).
◦ En respect des individus
◦ Éviter de faire un contrôle abusif qui pourrait donner une impression de censurer.
◦ Sensibiliser les gens à utiliser un langage respectable.
◦ Ne tolérer aucune marque de violence, ni menace.

4) Doser ses interventions, surtout en gestion de crise.
◦ Calculer ses interventions afin de les faire au moment opportun.

5) Faire attention à ce que l’on dit.◦ Tout peut se retourner contre soi.
6) Tenir compte de ce qui se passe sur les médias sociaux, tout en gardant son calme.

ÉVITER DE PRENDRE LE TOUT DE MANIÈRE PERSONNELLE !

Question 27

Gestion des risques?

Answer 27

1) Ne négligez pas le facteur « risque ».
◦ Identifiez-les
◦ Analysez-les
◦ Préparez vos stratégies afin de
 Les éviter
 Réagir adéquatement lorsqu’ils arrivent et qu’ils n’ont pu être évités.

2) Ne vous laissez pas abattre chaque fois qu’il se présente un possible risque.
◦ Ils ne sont pas tous à des niveaux critiques.
 Sinon, vous ne ferez jamais rien.
◦ Les risques sont une réalité.
 Il faut savoir composer avec, c’est-à-dire : identifier, analyser…
 Et surtout prendre les bonnes décisions.

3) Ne prenez pas de mauvais risques.
◦ Ne jamais mettre la vie ou la santé de personne en danger.
 Employés, participants, voisinage, prestataires, etc.
◦ Évitez de défier les lois et règlements.
 Les conséquences peuvent être désastreuses et vous suivre longtemps.
 Suivre l’événement, l’organisation et vous-mêmes en tant qu’individus.
◦ Si votre analyse démontre que le niveau de risque est trop élevé, il vous faut absolument en tenir compte et prendre les décisions qui s’imposent.
 Modifier le plan de match. Par exemple :
 Changer de date, de fournisseur, d’employé, de partenaire, de commanditaire, d’équipement, de prestataire, etc.
 Modifier un parcours, une structure.
 Valider le contenu des présentations des prestataires si vous jugez qu’il y a un risque (ex. : sur votre réputation).
 Placez des clauses aux contrats si vous pensez que l’autre partie pourrait faire
des actions considérées comme étant « à risque ».
 Ex. : ne pas se présenter.

Question 28

3 façons d’éviter les risques?

P-C-B

Answer 28

1) Préparez des stratégies de gestion des risques de manière concertée.
◦ Soyez solidaires et unanimes entre dirigeants.

2) Communiquez de manière adéquate et stratégique les résultats de vos analyses.
◦ Déterminer ce qui doit être dit et ce qui ne doit pas être dit. Auprès de tous les intervenants.

3) Un gestionnaire qui a une bonne vision globale de l’événement sera en meilleure position pour repérer les risques.