Classificação dos Arquivos Flashcards
(19 cards)
Classificação quanto aos estágios de evolução do documento:
Os documentos passam por três fases distintas que são chamadas de evolução dos arquivos. Quais são essas fases?
− arquivo de primeira idade ou correntes (aqui são armazenados os documentos mais novos e mais utilizados na instituição);
− arquivos de segunda idade ou intermediários; (aqui são armazenados os documentos que já foram resolvidos e aguardam um prazo de prescrição administrativa/jurídica); e
− arquivo de terceira idade ou permanente (aqui são conservados os documentos que já prescreveram administrativamente e se conservam em razão de seu valor histórico para a sociedade).
Evolução quanto à entidade mantenedora:
Como podemos classificar os arquivos em relação a entidade Mantenedora?
− arquivos públicos (que podem ser federais, estaduais e municipais);
− arquivos institucionais (que podem ser de instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e associações);
− arquivos comerciais (que podem ser de firmas, corporações e companhias);
− arquivos familiais ou pessoais (sim, o termo utilizado na fonte foi familiais)
Ou apenas em Arquivos Públicos ou Privados
Classificação quanto à Natureza dos Documentos
Aqui encontraremos dois arquivos distintos:
Arquivo Especial: aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.
Arquivo Especializado: é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência
humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por
exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.
Classificação quanto à Extensão de sua Atuação
Este conceito está relacionado ao local em que o arquivo está instalado na instituição, e quem
será o seu público-alvo, especificamente na fase corrente do ciclo de vida dos documentos. Classificam-se em:
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e centrais ou gerais.
Arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
No que se refere aos estágios de sua evolução, os
arquivos podem ser classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e
arquivos de terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.
O item apresenta corretamente a classificação dos arquivos com relação aos estágios de evolução dos documentos, que é um dos critérios de classificação dos arquivos apresentados por
Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: Teoria e Prática”, da editora FGV.
Certo.
O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia.
Os estágios de evolução dos arquivos são, na verdade, as idades por que passam os documentos: corrente, intermediária e permanente, e não o princípio do respeito aos fundos, que é outro
assunto da área.
Errado.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de
arquivo especializado.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado, pois acumula documentos de uma única área do conhecimento.
Certo.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são exemplos de documentos armazenados nos arquivos especiais.
Os itens apresentados são exemplos de documentos armazenados nos arquivos especiais, que armazenam documentos em formas físicas diversas e que exijam tratamento diferenciado em sua guarda e conservação.
Certo.
O arquivo especializado se refere à existência de documentos de formas físicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.
O item apresenta o conceito de arquivo especial, e não especializado.
Errado.
Quanto à natureza dos documentos, denomina-se
arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais
O item apresenta corretamente o conceito de arquivo especial.
Certo.
O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservação é chamado arquivo especializado.
O item apresenta o conceito de arquivo especial, e não especializado.
Errado.
Arquivos de documentos iconográficos são
considerados especializados.
Arquivos de documentos iconográficos são, na verdade, arquivos especiais.
Errado
De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em públicos e privados.
Marilena Leite Paes, em sua obra: “Arquivo: Teoria e Prática”, apresenta quatro critérios para
a classificação dos arquivos: 1) quanto aos estágios de evolução (correntes, intermediários
ou permanentes); 2) quanto à entidade mantenedora (públicos ou privados, sendo que estes
últimos podem ser institucionais, comerciais ou pessoais); 3) quanto à natureza dos documentos (especiais ou especializados); e 4) quanto à extensão de sua atuação (setoriais ou
central/geral).
Certo.
Os arquivos setoriais possuem a função de arquivos permanentes nas organizações públicas.
Os arquivos setoriais possuem a função de arquivos correntes, e não de arquivos permanentes.
Errado.
Os arquivos gerais são localizados nas unidades
político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes.
Os arquivos setoriais, e não os gerais, são aqueles localizados nas unidades político-administrativas (setores ou áreas) de uma organização.
Errado.
Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos correntes das diversas unidades de uma organização.
O item apresenta corretamente características dos arquivos gerais ou centrais.
Certo
Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
Os estágios de evolução dos arquivos são: corrente, intermediário e permanente. A classificação apresentada se refere á extensão de atuação dos arquivos.
Errado
A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.
Os arquivos setoriais (instalados nos setores do órgão) é uma forma de descentralização da
guarda dos documentos.
Errado.
Os arquivos setoriais são, essencialmente, arquivos correntes
Os arquivos setoriais (instalados nos setores) são arquivos de primeira idade ou correntes.
Certo.
