Cours 3 Flashcards
(14 cards)
Quelles sont les 3 caractéristiques d’un dossier?
- Interdépendance des documents : Si on enlève un doc, on perdrait le contexte de création d’un dossier
- Homogénéité de l’information
- Autonomie du dossier : Autoportant et autosuffisant
Quels sont les 4 types de dossiers?
- Organiques
- Sériels : Le contenu est identique (EX : dossiers d’employés, avec CV, contrat de travail, plan de formation, etc.). On retrouve y le même type de documents, type de documents similaires
- Éclatés ou complémentaires : Dossier avec le médecin de famille, avec le psychologue, chez le dentiste. Si on veut l’ensemble du dossier médicale d’une personne, il faudrait aller voir tous les dossiers chez chacun de ces professionnels
- De référence : L’inverse d’organique, ne constitue pas une archive. Création d’un dossier de référence pour s’y référer au besoin
Quels sont les buts du classement des documents en dossiers? (5 éléments)
- Moyen de fournir une information complète,
- Homogénéité de l’information,
- Contexte = valeur probante, prouve pourquoi l’info a été créé ou reçue, valeur admin, légale, financier, historique
- Image logique administrative et intellectuelle.
- Retrace les séquences dans un processus d’affaires (être capable de retrouver la ligne du temps avec les fichiers)
Quels sont les 10 critères d’analyse selon la grille d’analyse de L. Gagnon-Arguin?
- Contexte de création
- Définition
- Contenu
- Conditions de validité
- Fonctions
- Conservation
- Responsable
- Documents et dossiers reliés
- Informations complémentaires
- Lois et règlements
(Bibliographie)
En quoi consiste le critère du contexte de création dans l’analyse d’un document?
Quand? Le contexte de création situe le type de document dans le cadre général de l’activité administrative qui en justifie la création. Quel processus a nécessité la création de ce document?
En quoi consiste le critère de la définition dans l’analyse d’un document?
Définition terminologique : présentation brève des principaux éléments qui distinguent ce type de document de l’ensemble des documents du même domaine (citées textuellement ou rédigées à partir de la littérature spécialisée ou des lois concernées)
En quoi consiste le critère du contenu dans l’analyse d’un document?
Le contenu indique les principales parties du document et il s’agit même de l’ordre dans lequel elles sont disposées.
En quoi consiste le critère des condition de validité dans l’analyse d’un document?
Les conditions de validité présentent les obligations ou les conditions (intrinsèques ou extrinsèques) que doit remplir un document pour répondre aux exigences de ce pourquoi il a été créé. Normes ou législations
En quoi consiste le critère des fonctions dans l’analyse d’un document?
À quelles fins, pour quelles fonctions est produit un document ?
La fonction indique les principales utilisations possibles du type de document. Elle vise à fournir quelques éléments permettant d’en définir ou d’en justifier les valeurs administratives, financières ou légales.
En quoi consiste le critère de conservation dans l’analyse d’un document?
Quelles sont les principales raisons qui justifient la conservation du document et la durée de conservation qui en découlent, s’il y a lieu ?
C’est sur cette analyse que repose aussi la détermination de la nature essentielle et historique du document.
En quoi consiste le critère de responsable dans l’analyse d’un document?
Le responsable d’un type de document est généralement le titulaire d’une fonction administrative dans l’organisation ou un mandataire désigné par celle-ci. C’est donc celui qui a le mandat de le créer et, généralement, de le conserver.
En quoi consiste le critère des documents et dossiers reliés dans l’analyse d’un document?
Les documents reliés et révélés par l’analyse sont ceux qui s’inscrivent dans une chaîne d’information, qui ont une relation avec le document analysé. Il faudra sortir un peu du document, vor le contexte dans lequel le document s’inscrit
En quoi consiste le critère des informations complémentaires dans l’analyse d’un document?
Les informations supplémentaires donnent des renseignements additionnels utiles de connaître sur le type de document analysé. Changement de noms du document, synonymes, changements dans les lois, etc.
En quoi consiste le critère des lois et règlements dans l’analyse d’un document?
Les lois et règlements reprennent la liste des lois et règlements qui apparaissent dans l’une ou l’autre partie de l’analyse.
