Cours 5

Question 1

Quelle définition donne-t-on à la création de l’information?

Answer 1

Activité professionnelle relative à la mise en place des conditions nécessaires pour assurer la qualité, la validité, la crédibilité et la pérennité de l’information produite par les administrations

Question 2

Quels sont les 3 grands besoins de la création de l’information?

Answer 2

1. Gestion (uniformiser les pratiques, favoriser la création d’une info de qualité)
2. Communication (diffusion, langage commun)
3. Mémoire (conserver une trace des décisions)

Question 3

Quel est le rôle de l’archiviste dans la création de l’information ?

Answer 3

L’archiviste n’a pas de rôle à proprement dit dans la création de l’information. Iel intervient avant et après la création d’un document.

Question 4

Comment l’archiviste intervient-iel avant la création de documents? 3 éléments

Answer 4

Avant pour :
1. collaborer et conseiller avec le créateur du document sur la forme de la production de l’information
2. aider à la définition des métadonnées
3. élaborer des gabarits et de guides des principaux genres de documents (par ex. modèle de procès-verbal)

Question 5

Comment l’archiviste intervient-iel après la création de documents? (1 élément)

Answer 5

1. Traitement de l’information

Question 6

Qu’est-ce qu’un document de réunion?

Answer 6

Types de documents créés dans le cadre d’activités de prise de décision et dans l’exercice du pouvoir d’action d’une organisation impliquant ou exigeant l’assentiment de personnes officiellement réunies

Question 7

Quel est le processus dont découlent les documents de réunion ou plus exactement le dossier de réunion?

Answer 7

Gestion de l’organisation administrative

Question 8

Quels sont les 2 types de réunion?

Answer 8

1. Réunions ordinaires (affaires courantes)
2. Réunions extraordinaires (affaires urgentes)

Question 9

Qu’est-ce qu’une séance?

Answer 9

temps consacrer par une assemblée à sa réunion

Question 10

Qu’est-ce qu’une assemblée?

Answer 10

réunion ou regroupement de personnes en un lieu (prescrit par la loi, EX : une assemblée minimum par année)

Question 11

Qu’est-ce qu’une assemblée délibérante?

Answer 11

prend des décisions avant l’assemblée prévue

Question 12

Qu’est-ce que le quorum?

Answer 12

nombre minimum de membre dont la présence est requise pour que l’assemble soit légitime

Question 13

Vrai ou Faux? Chaque séance produit un dossier de réunion

Answer 13

Vrai

Question 14

Nomme quelques-une des bases juridiques des documents de réunion (6 éléments)

Answer 14

Loi sur les compagnies (personnes morales)
Loi sur les société par action (PM)
Code civil du Québec (organismes non constitués en personnes morales
Loi constitutives de l’organisme en question
Règlements généraux de l’organisme (pouvant indiquer quel code sera utilisé pour régir les assemblées)

Question 15

Qu’est-ce qu’un conseil d’administration?

Answer 15

Instance décisionnelle d’une organisation, comité le plus important au sein d’une organisation

Question 16

Qu’est-ce qu’un comité exécutif et d’où proviennent ses membres?

Answer 16

• Organisation courante des activités de l’organisation
• Membres proviennent du CA

Question 17

Nomme quelques codes de procédures utilisés dans le cadre d’assemblées.

Answer 17

• Règle de procédure Bourinot
• Code Morin
• Code Lespérance
• Code CSN
• Robert’s rules of order

Question 18

Quelle est la première étape pour la tenue d’une réunion?

Answer 18

Vérifier que les conditions de tenue soient respectées. quorum, membres, (membres tenus de voter, invités, observateur et non-votant), vote (qui peut voter? Statuer cette information), rôles, procédures

Question 19

Qu’est-ce qu’un avis de convocation?

Answer 19

• Appel aux membres et aux actionnaires annonçant la tenue d’une réunion à laquelle ils sont conviés
• Contient les détails relatifs à la tenue de la réunion : date, lieu, ordre du jour projeté
• Premier document et le plus important, affirme la bonne foi de la personne qui organise la réunion

Question 20

Vrai ou Faux? L’avis de convocation et l’étape initiale de la procédure de tenue de réunion

Answer 20

Vrai

Question 21

Qu’est-ce qu’un ordre du jour?

Answer 21

• Projet d’ordre du jour puis ordre du jour (adopté)
• Énumère les points de discussion
• Adopté par les membres ou actionnaires en début de séance
• Deuxième document dans les documents de réunions

Question 22

Qu’est-ce qu’un procès verbal?

Answer 22

• Relate ce qui a été dit, fait ou décidé en réunion
• Le reflet de l’assemblée : éléments statutaires et des éléments facultatifs

Question 23

Quelles sont les 3 fonctions d’un procès verbal?

Answer 23

• Témoignage légal des décisions prises lors de la réunion
• Acte administratif : outil de planification
• Outil documentaire et historique

Question 24

Vrai ou Faux? La création d’une procès verbal, sa force et sa diffusion sont fixées par des normes propres à chaque organisme et dépendent du type de réunion

Answer 24

Vrai

Question 25

Vrai ou Faux? Le procès verbal doit avoir être signé et approuvé pour être considéré comme valide.

Answer 25

Vrai. Doit être approuvé par l’assemblée, même s’il est signé et terminé, le document reste en projet jusqu’à son approbation par une prochaine assemblée (si l’assemblée est l’année suivante, ça prendra un an avant d’approuver)

Question 26

Vrai ou Faux? Le procès verbal est un document essentiel.

Answer 26

Vrai

Question 27

Vrai ou Faux? Le compte-rendu est un document essentiel.

Answer 27

Faux, n'a qu'un caractère informatif. Ne sera pas gardé avec le procès-verbal.

Question 28

Vrai ou Faux? Le compte-rendu est exclusif aux réunions.

Answer 28

Faux.

Question 29

Qu'est-ce qu'une résolution?

Answer 29

- Résultat d’un vote en assemblée - Expression ultime d’une décision administrative concernant les affaires usuelles d’un organisme

Question 30

Vrai ou Faux? Les résolutions sont toujours un document indépendant.

Answer 30

Faux. Peut être jumelé au procès verbal

Question 31

Vrai ou Faux? Les résolutions sont le verbatim de ce qui a été voté en réunion.

Answer 31

Vrai

Question 32

De quel type de documents parle-t-on lorsqu'on mentionne des documents afférents?

Answer 32

- Tous documents dont il sera question au cours de la rencontre EX: - Procuration (document de réunion et document juridique) - Bulletin de vote (s’il n’a pas de vote à main levée, à conserver un certain temps en cas de contestation)

Question 33

Quels sont les types de dossier produits avec des documents de réunion?

Answer 33

- Dossier de séance : se fait avant la réunion. Contient tous les documents nécessaires au bon fonctionnement/à la bienséance de la réunion, toutes les informations nécessaires à savoir avant la rencontre - Dossier de procès-verbal : créé après la réunion. Créé une fois et sert pour le reste de la vie active de l’organisme. Contient tous les procès-verbaux signés et approuvés. o Organique et sériel - Dossier ou base de données des résolutions : créé après une réunion, mais on crée le dossier et on actualise après chaque réunion. Document essentiel à préserver. Document excel, outil de recherche important pour les décisions qui ont été adoptés en assemblée.