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Flashcards in IT Controlling Deck (21):
1

Definition IT Controlling

= System der Unternehmensführung, das Planung, Überwachung und Steuerung aller IT-Aktivitäten ermöglicht.
--> Beschaffung, der Aufbereitung und der Analyse von Daten zur Schaffung der Transparenz & Entscheidungsvorbereitung bzgl. der Anschaffung, der Realisierung und dem Betrieb von HW und SW

2

Aufgaben IT Controller

- Unterstützung bei der Festlegung von IT-Zielen
- Ermittlung des IT-Budgets im Rahmen der Jahresplanung
- Analyse und Genehmigung von IT-Investitionen
- Plan-Ist-Vergleiche der IT-Projektbudgets
- Monatlicher Soll/Ist-Vergleich und Prognose der IT-Kosten
- Verursachungsgerechte Verrechnung der IT-Kosten
- Regelmäßige Durchführung des IT-Benchmarkings
- Ableitung von Maßnahmen zur Kostenersparnis

3

Kostenstruktur der U-IT

- direkte Kosten:
Beschaffung und den Betrieb von HW/SW, inkl. Schulung der Mitarbeiter, Wartung und Support, Betrieb von Help-Desks, Netzwerkbetrieb und Raumkosten.
- indirekte Kosten:
entstehen durch Produktivitätsverluste der MA und Ausfallzeiten der IT-Systeme.

4

Total Cost of Ownership (TCO)

Der Total Cost of Ownership (TCO)-Ansatz betrachtet deshalb alle mit einer Investition in Verbindung zu bringenden Kosten --> Zuordnung oft nicht einfach und deshalb nicht eindeutig!

5

Typische Maßnahmen zur IT-Kostenreduktion

technische Verbesserunge, Standardisierung von IT Komponente (SLA), organisatorische Verbesserungen(GPO)

6

Vorteile TCO

- vollständigere Erfassung der IT-Kosten
- stärkere Ausrichtung an den Anforderungen eines IT-ausgerichteten Rechnungswesens
- höhere Kostentransparenz, die höhere Kostenreduktion ermöglichst

7

Nachteile TCO

- Vergleichbarkeit nicht immer gegeben
- Nutzen bzw. Erlöse von IT-Aufgaben werden weiterhin nicht betrachtet

8

IT-Kosten- und Leistungsverrechnung

Controlling verlangt Vollkostenbetrachtung für alle Geschäftsprozesse.
Einzelkosten können direkt einzelnen Leistungsarten bzw. OE zugeordnet werden
GK fallen übergreifend an --> die meisten IT-Kosten sind Gemeinkosten!

9

sekundäre Leistungsverrechnung

GK werden innerhalb der sekundären Leistungsverrechnung auf die direkt wertschöpfenden Hauptkostenstellen umgerechnet.

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Primärkosten

Kosten für Produktionsfaktoren, die von Beschaffungsmärkten bezogen werden und die direkt in der gegebenen Organisationseinheit entstehen.

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Sekundärkosten

Kosten von Produktionsfaktoren, die das Unternehmen selbst herstellt und die über die sekundäre Leistungsverrechnung an die Endkostenstellen verrechnet werden.

12

Umlage / GK-schlüssel

Die Kostenverteilung erfolgt „pauschal“ anhand sekundärer Kennzahlen oder GK-Schlüsseln, wie Mitarbeiterzahl, Nutzungsfläche usw.

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Innerbetriebliche KLV

Die Kosten für die erbrachte Leistung ergeben sich aus dem Produkt von Leistungsmenge und Kostensatz. Die verrechneten Kosten werden auf der leistenden Kostenstelle entlastet und auf den empfangenden Kostenstellen belastet.

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Zuschlagsverfahren

Die GK werden gemäß einer Zuschlagsbasis (oft prozentual zu den Einzelkosten) umgerechnet

15

Warum Umlageverfahren

Entweder werden die IT-Kosten nicht erfasst, nicht verteilt oder nicht auf die Kostenstellen geschlüsselt.
Umlageverfahren signalisiert den Fachabteilungen, dass IT-Leistungen nicht kostenlos erhältlich sind.
Aber: IT-Kosten-Management existiert nicht! !(Planung, Kontrolle und Steuerung der IT-Kosten)
Deshalb: verursachergerechte innerbetriebliche Kosten- und Leistungsverrechnung!

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IT-Kostenartenrechnung

1. IT Kostenartenrechnung - grenzt Kosten von Aufwendungen und Leistungen von Erträgen ab
2. IT Kostenstellenrechnung - ordnet alle identifizierten Kosten den Kostenstellen der OE eines UN zu
3. IT Kostenträgerrechnung - ermittelt Preis für IT-Produkte, um Herkunft der Kosten zu klären und
zukünftige Planungsaufgaben zu erleichtern.

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Vorteile IT KLV

- steigert die Kosten- und Leistungstransparenz für IT-Services
- erhöht das Kostenbewusstsein bei Kunden und IT-DL
- fördert eine marktwirtschaftliche Kunden-Lieferanten-Kultur (Anw = Kunde, IT-DL= Lieferant)
- schafft die Grundlage für Benchmarking der internen ITAbteilung mit externen IT-Dienstleistern
- erleichtert Outsourcing-Entscheidungen

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IT Benchmarking

= Management-Methode, in welcher die Leistungsfähigkeit von IT-DL eines Unternehmens mit denen anderer Unternehmen verglichen wird.
- innerhalb einer Branche aber auch branchenübergreifend
- Alle Messgrößen müssen gut definiert sein!

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interne Benchmmarks

(innerhalb eines Unternehmens) wenig aussagekräftig

20

externe Partner (IT Benchmark)

müssen bereit sein, die notwendigen Informationen zu teilen.
--> IT-Benchmarks werden (oft anonym) durch Unternehmensberatungen oder unabhängige Organisationen („Clearingstellen“) durchgeführt.

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Was wird ge-benchmarked?

- Benchmarking der IT-Organisation: Transparenz der Daten ermöglicht branchenübergreifenden Vergleich (Peer-Group-Benchmarkings)--> Entscheidungsfindung für
- Benchmarking des IT-Service-Portfolios: Ein Preis-Benchmarking eines IT-Service ermöglicht einen Vergleich der IT-Servicekosten mit der Zielstellung einer Verbesserung der Effizienz durch die Optimierung der Organisation, der Architektur oder der Ressourcen.
- Benchmarking der IT-Ressourcen: vergleicht die aktuellen Preise für IT-Ressourcen und -Leistungen am Markt.