Panduan Pengurusan Pejabat Flashcards
(15 cards)
Nyatakan pekeliling yang berkaitan panduan pengurusan pejabat?
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
Pengurusan am pejabat :
Nyatakan tanggungjawab Ketua Jabatan didalam Pengurusan Am Pejabat
Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi.
Memastikan semua pegawai memahami dan menghayati visi, misi, objektif, fungsi, slogan Q, piagam pelanggan jabatan dan tanggungjawab pegawai.
Meyediakan sasaran kerja tahunan.
Memaklumkan mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturan berkaitan pengurusan sumber manusia dan kewangan.
Mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi ICT dalam pengurusan pejabat.
Menggalakkan perhubungan yang sihat diantara pegawai dan menyediakan suasana kerja yang harmonis.
Menggunkan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia.
Menyediakan program kualiti jabatan.
Mewujudkan dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta.
Pengurusan am pejabat :
Nyatakan pelan tindakan pencegahan kebakaran didalam konteks panduan pengurusan pejabat.
Membentuk jawatankuasa yg bertanggungjawab merancang dan mengambil langkah yg sesuai untuk mencegah kebakaran merangkumi aspek berikut : A. Pelan tindakan kebakaran B. Sistem pencegahan C. Pemeriksaan alat pemadam api D. Latihan kebakaran E. Bilik simpanan tahan api
Pentadbiran sumber manusia :
Nyatakan maklumat-maklumat yang diperlukan dalam rekod perkhidmatan.
A. Maklumat peribadi pegawai B. Maklumat perkhidmatan C. Maklumat cuti D. Lembaran kelakuan E. Maklumat lain
Pentadbiran sumber manusia :
Nyatakan maklumat-maklumat yang diperlukan dalam maklumat perkhidmatan rekod perkhidmatan
Nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan.
Pemberian taraf berpencen atau kwsp.
Keputusan peperiksaan jabatan.
Tindakan tatatertib.
Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggungkerja.
Kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada).
Cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai.
Semua jenis pinjaman yang diperolehi daripada kerajaan.
Kurniaan dan anugerah yang diterima oleh pegawai.
Laporan pengisytiharan harta.
Kelayakan dan kemudahan lain berkala seperti bantuan pakaian panas, pakaian istiadat, bantuan rekreasi dan lain lain.
Bahagian dalam panduan pengurusan pejabat
A. Pengurusan am pejabat* B. Pentadbiran sumber manusia* C. Keperibadian dan keterampilan D. pengurusan perhubungan pelanggan E. Sistem penyampaian perkhidmatan* F. Urusan surat kerajaan* G. Pengurusan fail* H. Penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam* I. Pengurusan komunikasi dan teknologi maklumat J. Inventori dan bekalan pejabat*
Sistem penyampaian perkhidmatan :
Huraikan berkaitan sistem dan prosedur kerja didalam sistem penyampaian perkhidmatan dan nyatakan peruntukan berkaitan
PKPA Bil. 1 / 2002
Mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai bagi memastikan perkhidmatan yang diberi telus, cepat dan berkesan serta menutup ruang dan peluang bagi sebarang amalan negatif.
Sistem penyampaian perkhidmatan :
Huraikan berkaitan manual prosedur kerja dan fail meja didalam sistem penyampaian perkhidmatan dan nyatakan peruntukan yang berkaitan
PKPA Bil. 8 / 1991
Menggubal manual prosedur kerja yang komprehensif bagi jabatan yang dikemaskini dari semasa ke semasa dan setiap pegawai mempunyai fail meja yang lengkap dan dikemas kini
Urusan surat kerajaan :
Nyatakan elemen-elemen yang diperlukan dalam penyediaan surat rasmi kerajaan
A. Alamat pengirim B. Alamat penerima C. Nombor rujukan D. Tarikh surat E. Tajuk surat F. Pembukaan dan pengakhiran surat G. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran
Pengurusan fail :
Nyatakan prosedur pengurusan yang terlibat didalam pengurusan fail
A. Pembukaan fail B. Fail sementara C. Penyimpanan dan pergerakan fail D. Simpanan dalam perhatian E. Fail timbul
Penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam :
Huraikan berkaitan pembaikan kecil yang diamalkan dalam penyelenggaraan rekod awam
Sebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam hendaklah dibaiki dengan cermat menggunakan bahan perekat yang sesuai dengan mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang tercatat di atas kertas minit.
Terangkan bagaimana “alamat” penerima dalam surat rasmi kerajaan dibuat kepada agensi kerajaan, orang ramai, atau individu dan pihak berkuasa, berkanun, pertubuhan atau firma. Nyatakan peruntukan berkaitan. (6 markah)
Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah dialamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya.
…
Panduan pengurusan pejabat, pekeliling bahagian 4, urusan surat kerajaan, paragraf 6.4(b)
Terangkan bagaimana “alamat” penerima dalam surat rasmi kerajaan dibuat kepada agensi kerajaan, orang ramai, atau individu dan pihak berkuasa, berkanun, pertubuhan atau firma. Nyatakan peruntukan berkaitan. (6 markah)
Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah dialamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya.
…
Panduan pengurusan pejabat, pekeliling bahagian 4, urusan surat kerajaan, paragraf 6.4(b)
Terangkan bagaimana “alamat” penerima dalam surat rasmi kerajaan dibuat kepada agensi kerajaan, orang ramai, atau individu dan pihak berkuasa, berkanun, pertubuhan atau firma. Nyatakan peruntukan berkaitan. (6 markah)
Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah dialamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya.
…
Panduan pengurusan pejabat, pekeliling bahagian 4, urusan surat kerajaan, paragraf 6.4(b)
Terangkan bagaimana “alamat” penerima dalam surat rasmi kerajaan dibuat kepada agensi kerajaan, orang ramai, atau individu dan pihak berkuasa, berkanun, pertubuhan atau firma. Nyatakan peruntukan berkaitan. (6 markah)
Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah dialamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya.
…
Panduan pengurusan pejabat, pekeliling bahagian 4, urusan surat kerajaan, paragraf 6.4(b)
