protocolo Flashcards
qual a finalidade do protocolo?
a gestão de documentos recebidos e expedidos por uma organização pública. isso inclui o controle de entrada, registro, distribuição, tramitação e arquivamento de documentos.
quais os objetivos do protocolo?
registro e controle garantir o registro e controle dos documentos recebidos e enviados, assegurando que eles sejam facilmente localizáveis e acessíveis.
eficiência na comunicação facilitar a comunicação interna e externa através da gestão eficiente dos documentos.
segurança da informação proteger a confidencialidade e integridade dos documentos, evitando perdas, extravios ou acessos indevidos.
cumprimento legal assegurar que a tramitação dos documentos esteja em conformidade com as normativas legais e regulamentares.
quais as atividades gerais do protocolo?
recebimento de documentos inclui a coleta, registro e a classificação dos documentos recebidos.
registro em sistema inserir os dados do documento em um sistema de gestão de protocolo, atribuindo um número de protocolo
distribuição e encaminhamento após o registro, os documentos são encaminhados às áreas responsáveis.
monitoramento da tramitação acompanhar o percurso do documento dentro da organização, garantindo sua movimentação até a conclusão do processo.
arquivamento guardar os documentos de acordo com as normas de arquivamento, mantendo-os organizados e acessíveis.
serviços e rotinas do protocolo
recebimento de documentos inclui a coleta e o registro físico ou eletrônico de documentos que chegam à instituição.
classificação de documentos determinar a natureza do documento (confidencial, urgente etc) e sua categorização para facilitar o tratamento adequado.
numeração e registro atribuir um número único a cada documento (número de protocolo) e registrá-lo em um sistema de gerenciamento.
distribuição interna encaminhar documentos para as unidades ou departamentoa relevantes dentro da organização.
monitoramento e rastreamento acompanhar a movimentação dos documentos dentro da organização, garantindo que cheguem aos destinatários corretos dentro do prazo.
rotinas de expedição
preparação de documentos inclui a redação, revisão e assinatura de documentos destinados a outras instituições ou indivíduos.
registro de saída registrar em sistema a saída de cada documento, com informações sobre o destinatário e o meio de envio.
escolha do meio de envio decidir sobre o método mais adequado para enviar o documento (correio, e-mail, mensageiro etc.)
controle de prazos monitorar os prazos de envio e recebimento de respostas, especialmente para documentos oficiais ou que demandam ação dentro de um período específico.
confirmação de recebimento em alguns casos, obter a confirmação de que o documento foi recebido pelo destinatário.
