Договоры Flashcards
(8 cards)
Когда может не появиться задача на контроль возврата
После отправки документа на согласование контрагенту формируется задание на контроль возврата.
Задание:
*появляется, если в схему процесса включен блок «Контроль возврата от контрагента»;
*не придет, если документ подписали раньше, чем оно сформировалось и поставлена отметка о возврате.
Порядок контроля возврата документа
зависит от способа отправки контрагенту. Если документ отправлен:
*через сервис обмена с требованием подписания, то выполнение задания на контроль возврата вручную недоступно.
Когда контрагент подпишет документ, откажет в подписании или аннулирует его, задание на контроль возврата документа выполнится автоматически. Подробнее см. раздел «Контроль возврата документов от контрагента»;
*через сервис обмена без запроса подписи, то выполните задание на контроль возврата вручную;
*по почте или курьером, то выполните задание на контроль возврата вручную после того, как контрагент вернет документ в нашу организацию.
Если оригинал бумажного документа возвращен раньше положенного срока и задание еще не сформировано
Оригинал бумажного договорного документа может быть возвращен от контрагента раньше предусмотренного в регламенте срока возврата, когда задание на контроль возврата еще не сформировано. В этом случае сотрудник, ответственный за контроль возврата документа, вручную ставит отметку о возврате в списке «Документы у контрагентов» (модуль «Договоры»).
Возврат бумажного документа
При возврате от контрагента подписанного оригинала бумажного договорного документа предварительно занесите документ в систему в новую версию со сканера. Это позволит хранить в системе актуальную версию документа и автоматизировать работу с бумажными документами в организации.
Чтобы поставить отметку о возврате в списке «Документы у контрагентов»:
Выделите в списке нужный документ и на панели действий нажмите на кнопку Вернуть документ. Откроется окно возврата документа:
2.Поле *Дата возврата будет автоматически заполнено текущей датой. Проверьте и при необходимости скорректируйте значение поля.
3.Выполните одно из действий:
Подписан. Выбирается, если документ подписан контрагентом. В карточке документа на закладке «Выдача» добавится отметка о возврате.
В журнале передачи оригиналов и копий документа в соответствующей строке поле Дата возврата заполнится текущей датой, а поле Результат возврата значением Подписан.
Не подписан. Выбирается, если документ не подписан контрагентом. Инициатору придет задание на доработку и возобновление согласования. Всем сотрудникам, которые участвовали в обработке документа согласно регламенту, придет уведомление об отказе в подписании. В карточке документа на закладке «Выдача» добавится отметка о возврате.
Открыть задание. При нажатии на кнопку откроется задание на контроль возврата документа. Если возврат документа должны проконтролировать несколько сотрудников, то откроется список заданий. Кнопка отображается, если сформировано хотя бы одно задание на контроль возврата документа, текущий сотрудник является ответственным за контроль возврата и входит в группу регистрации договорных документов.
отображение бумажных документов в таблице “Документы у контрагента”
отправлены контрагентам в бумажном виде и еще не возвращены в нашу организацию. У таких документов в карточке на закладке «Выдача» есть запись с действием «Согласование с контрагентом» и нет отметки о возврате. В списке отображаются только документы, оригиналы или копии которых отправлены контрагентам в рамках согласования по регламенту;
отображение электронных документов в таблице “Документы у контрагента”
отправлены контрагентам через сервис обмена и ожидают подписания со стороны контрагента. У таких документов в карточке на закладке «Выдача» есть запись с действием «Согласование с контрагентом», в примечании указано «Отправлен через сервис обмена» и нет отметки о возврате. В списке для данных документов указан способ доставки «Сервис эл. обмена».
Уведомления об отправке задания получают
ответственный за договор, если у него в персональных настройках установлен флажок Моих
договоров;
руководитель ответственного за исполнение работ и руководитель ответственного за
договор, если у них в персональных настройках установлен флажок Договоров моих
подчиненных
