auditing Flashcards
Wat is een audit?
gestructureerde wijze van controle en verificatie om te onderzoeken of onderneming voldoet aan:
- zelf opgestelde eisen ter borging kwaliteit
- toepassing van wet- en regelgeving
- nationale en internationale standaarden
Wat zijn eerste partij audits?
interne audits = autocontrole
uitgevoerd door iemand van het bedrijf zelf van ander departement (OF uitbesteed aan externe consulent) => controleren of organisatie voldoet aan eigen interne normen/beleid
Wat zijn tweede partij audits?
‘Leveranciersaudits’
bedrijf (gekwalificeerde auditor van eigen personeel) (OF uitbesteed aan externe consulent) voert audit uit bij leverancier van levensmiddelen => verifiëren of leverancier voldoet aan overeengekomen vereisten
Wat zijn derde partij audits?
‘Certificatie audits’ = audit om certificaat te krijgen
door externe auditor (die gen belang heeft bij organisatie) via geaccrediteerde organismen (BELAC) => conformiteit organisatie te beoordelen aan specifieke standaarden/regelgeving
Welke geaccrediteerde instanties zijn er?
BELAC = belgian accreditation organization
COFRAC = comité français d’accreditation
UKAS = united kingdom accreditation service
Wat is autocontrole?
1e partij audits = geheel van maatregelen die door operatoren worden genomen om ervoor te zorgen dat producten voldoen aan wettelijke voorschriften inzake:
- voedselveiligheid
- kwaliteit
- traceerbaarheid
+ toezicht op effectieve naleving van deze voorschriften in alle stadia van productie, verwerking en distributie
Wat is ACS?
Autocontrole systeem = toezicht op naleving maatregelen om te zorgen dat producten voldoen aan normen over voedselveiligheid, kwaliteit en traceerbaarheid => gevaren beheersen
- elke operator in voedselketen is wettelijk verplicht om over ACS te beschikken
- exploitant verantwoordelijk
- ACS omvat GHP en HACCP principes
Wat zijn autocontrolegidsen?
Document opgesteld door sector, goedgekeurd door FAVV en bestemd voor exploitanten met aanwijzingen hoe men kan voldoen aan wettelijk opgelegde autocontrole
- vrijwillig te gebruiken
- dit wordt als leidraad gebruikt door auditoren
Wat is het voordeel van ACS?
indien er een gevalideerd ACS is => minder controle door FAVV + minder heffing
Wanneer gebeuren de audits?
- bepaald door auditee = bedrijf
- meestal in kalme periodes
- nooit weekend of nacht shifts
- soms onaangekondigd
Uit welke onderdelen bestaat een audit?
- voorbereiding: altijd eerst kijken naar actieplan van vorig jaar + kennis opdoen over sector + recente veranderingen
- audit zelf
- opmaken rapport
- uitbating van rapport
Hoe gebeurt audit zelf?
- opening meeting: open sfeer + geen taalbarriere
- eerste tour op werkvloer zonder interviews: observatie, infrastructuur, stalen nemen
- documentatie review: alle processen + vragen stellen: grondstoffen, HACCP, klantenoverzicht, interne audits, personeel, water, technische onderhoud etc.
- staalname diverse productielijnen over ganse jaar
- tweede tour
- samenvatting + review thuis opstellen
volgende dag: laatste check procedures, laatste tour en slot meeting => lijst met ALLE non conformiteiten + positieve observaties + beschrijving conformiteiten
Is het rapport van audit vertrouwelijk?
JA
- geen namen klanten of leveranciers grondstoffen/verpakkingsmaterialen
- noemen specifieke leveranciers in het rapport kan geloofwaardigheid en betrouwbaarheid info versterken waardoor kleinhandelaar zich meer comfortabel voelt bij nemen beslissingen op basis van auditresultaten
- rapporten worden in databank/website geplaatst
Waarvan hangt de waarde van het audit rapport af?
- schrijver = auditor
- auditee (bedrijf onderworpen aan audit): kan na lezen corrigerende acties nemen als management tool
- retailer (bedrijf dat goederen rechtstreeks aan consument verkoopt): begrijpen van beperkingen => gaat om steekproef in beperkte tijd maar mogen toch producten af blijven nemen
Mag een auditor beslissingen nemen over certificiëring?
Nee => enkel door certificieringscommissie op basis van het rapport van auditor
