Agenda Flashcards
(22 cards)
Agenda
- Ito ay balangkas ng pagpupulong na binibigyang-giya ng tagapamagitan ng pulong
- mga bagay na kailangang maisagawa at mapag-usapan, at
- mga ideolohikal na plano at programa.
- nagsisilbing gabay sa isasagawang pagpupulong
pagkakasunod-sunod ng mga paksa sa agenda
pinakaimportante - dagdag
layunin ng agenda
makapagpabatid ng impormasyon ukol sa gaganaping pulong. Inihahanda ito ng isang tagapag-ugnay o kalihim na siyang nangangalaga at nagiging tulay sa ilulunsad na pagpupulong. Maaari din naman itong isagawa o ihanda ng mismong tagapagpadaloy o ang nagpatawag ng pulong.
Katangian ng isang mahusay na agenda
- organisado
- malinaw
- pormal at kompleto
- SMART - specific, measurable, attainable, relevant, time-bound
Katangian ng isang mahusay na agenda
- organisado
Mayroong sinusunod na pormat ng pagsulat ang bawat institusyon. Mahalagang maayos ang pagkakasunod-sunod ng tatlong pangunahing elemento ng agenda: detalye, layunin, at paksa.
Katangian ng isang mahusay na agenda
- malinaw
Mahalagang tiyak ang mga detalyeng nakalagay sa agenda at malinaw ang kaugnayan ng mga ito sa paksa ng pulong. Dapat na nakabatay sa itinakdang oras at tagal ng pulong ang agenda at naisasaalang-alang ang mga kalahok, tagapag-ugnay, lugar na pagdarausan, at kagamitan sa paglulunsad.
Katangian ng isang mahusay na agenda
- Pormal at Kompleto
Sa pagkakaroon ng pormal na pormat na sinusunod sa mga pormal na pagpupulong, mahalagang kompleto at tiyak ang mga detalyeng inilalangkap. Karaniwan itong inilalakip sa isang memo na ipahahatid sa mga taong sangkot sa isasagawang pagpupulong
Sa pagtatala ng paksa para sa gagawing memo-agenda, gumamit lamang ng mga ———– na hindi kailangang palawigin sa sulatin.
susing salita
Layunin at Gamit
Sagutin ang mga sumusunod na tanong
Ano ang paksa ng pulong?
Sino ang mga kailangang dumalo sa pulong?
Saan magaganap ang pulong?
Bakit magsasagawa ng pulong?
Kailan magaganap ang pulong?
Sa pamamagitan ng agenda, nagkakaroon ng direksiyon ang isang pulong, mas nagagamit ang oras nang maayos, at nagiging sistematiko ang pulong—dahilan upang hindi mabagot ang mga kalahok.
mga pagpupulong na di kinakailangan ng agenda
ligaw, spontaneous hangouts
Kahalagahan ng Paghahanda ng Agenda
- Mabigyang-ideya ang mga dadalo sa detalye ng gaganaping pagpupulong;
- Matiyak ang mga paksang dapat pagtuunan ng pansin;
- Maghatid ng organisadong balangkas para sa pagpupulong;
- Magbigay ng maayos na direksiyon para sa pagpupulong, na masusundan ng mga sangkot; at
- Masukat at matantiya ang haba ng oras na gugugulin sa isasagawang pagpupulong.
mga maaaring dahilan sa paglunsad ng pulong
magplano (planning);
magbigay-impormasyon (information dissemination);
kumonsulta (asking for advice);
lumutas ng problema (solving problems); at
magtasa (evaluating).
Mga Bahagi ng Adyenda
Detalye ng Pagpupulong
Layunin ng Pagpupulong
Mga Paksang Tatalakayin
Mga Bahagi ng Adyenda
- Detalye ng Pagpupulong
Sinasagot nito ang mga tanong na:
- Saan idaraos ang pagpupulong?
- Kailan idaraos ang pagpupulong?
- Anong oras magsisimula at anong oras matatapos ang pulong?
- Anong kagamitan ang kailangan sa pulong?
- Sino ang mga dadalo sa pulong?
- Sino ang mamumuno sa pulong?
Mga Bahagi ng Adyenda
Layunin ng Pagpupulong
Sinasagot nito ang mga tanong na:
- Ano-ano ang inaasahang makamit sa pagsasagawa ng pagpupulong?
- Bakit at para saan ang pagpapatawag ng pulong?
Mga Bahagi ng Adyenda
Mga Paksang Tatalakayin
Sinasagot nito ang mga tanong na:
- Ano ang mga paksang dapat na mapag-usapan?
- Ano ang mga naiwang tanong na makikita sa katitikan ng nagdaang pulong?
- May mga nais pa bang linawin kaugnay ng mga bagay sa loob ng organisasyon at tanggapan?
- Ano ang posibleng aksiyon ng organisasyon at ng tanggapan sa magiging resulta ng pagpupulong?
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda
- Pagtitiyak sa layunin ng pulong
- Pagbuo ng balangkas ng mga detalye
- Pagsulat ng memo o agenda
- Pagpapabatid sa mga sangkot sa pulong
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda
Pagtiyak sa Layunin ng Pulong
- Alamin kung sino ang nagpapatawag ng pulong.
- Alamin kung para saan ang pagpapatawag ng pulong.
- Alamin kung ano-ano ang inaasahang makamit sa pagpapatawag ng pulong.
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda
Pagbuo ng Balangkas ng mga Detalye
Nilalaman ng balangkas ang pinakamakabuluhang detalye ng agenda. Mahalagang natutugunan nito ang inaasahang impormasyon ng mga makatatanggap ng paanyaya sa pulong.
- Sino-sino ang kailangang dumalo sa pulong?
- Anong oras isasagawa ang pagpupulong?
- Ilang oras inaasahang tatagal ang pulong
- Saan isasagawa ang pagpupulong?
- Ano-ano ang paksang tatalakayin?
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda
Pagsulat ng Memo/Agenda
Ito ang pagsulat ng liham-pabatid na ginagamit na rin bilang paanyaya para sa ilulunsad na pulong. Kalimitang nilalahad na nito ang mismong agenda ng isasagawang pagtitipon
Mga Dapat Isaalang-alang
- Pormat ng sulatin
- Mga tiyak na impormasyon (oras at lugar)
- Mga tiyak na paksa (mula sa pinakamahalaga pababa)
- Mga taong sangkot at gawaing nakaatas sa bawat isa
- Bilang ng memo
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda
Pagpapabatid ng Pulong
Kailangan nang maipadala sa mga taong sangkot at inaasahang kalahok ang pabatid sa pagpupulong. Maaari itong ipadala sa pamamagitan ng email o personal na ibigay sa partikular na tanggapan at/o mga tao.
Mahalagang maipadala ang sulating agenda tatlong araw bago ang aktuwal na pulong. May bahagi ring dapat lagdaan ang inimbitahan bilang tanda ng pagtanggap. Kung may hindi makadadalo, mainam kung lalagyan ng “note” ang kopya ng sulatin upang hindi na ito asahan pa sa pagpupulong
mga kailangan sa pagpupulong
- memo
- agenda
- katitikan ng pulong
