CAPÍTULO VII: RECURSOS - PT3 Flashcards
Cuando en un proyecto estamos definiendo la responsabilidad de los miembros de tu equipo, lo que buscamos es
a. Que le queden claras las tareas que va a tener que realizar
b. La capacidad para tomar decisiones que tiene
c. Las habilidades necesarias para ejercer su autoridad
d. Si va a ejercer de técnico de compras, de ingeniero de proyecto, analista de negocio,…
RPTA: A
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.1.3.1 Plan de gestión de los recursos del proyecto. La responsabilidad de unmiembro del equipo son las tareas que debe ejecutar para completar las actividades del proyecto.
Estás tratando de resolver un problema que ha surgido con uno de tus equipos instalados. Para ello procedes a recoger datos, buscar la causa raíz del problema y aplicar una medida acordada. ¿Qué es lo que te has dejado de hacer?
a. Definir el problema y luego ver si la medida ha sido efectiva
b. Nada, una vez puesta en marcha la solución, el proceso se cierra
c. Identificar y definir el problema
d. Ninguna de las anteriores
RPTA: A
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.6.2.2 Resolver problemas. Los pasos a dar son: identificar el problema, definirlo, investigarlo, analizarlo, resolverlo y chequear la solución.
En una reunión de seguimiento de proyecto, estáis analizando la conveniencia o no de contratar apoyo para la ejecución de parte de un entregable. Tras escuchar durante un rato a los técnicos insistir, dices que ya has oído suficiente y que no quieres saber nada de contratar servicios externos. Esto es un ejemplo de
a. Resolver el problema
b. Suavizar la situación
c. Evitar el conflicto
d. Forzar la solución
RPTA: D
Las formas de abordar un conflicto son apartarse o eludir el problema, suavizar o reconciliar, forzar, buscar una solución de compromiso y confrontar y resolver el problema. En este caso, acabas imponiendo tu decisión a pesar de los argumentos de la otra parte. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.4 Gestión de conflictos.
Eres el Project manager del proyecto que pretende estudiar y diseñar un aparca-bicicletas que garantice la seguridad de las mismas y pueda fomentar el uso de este modo limpio de transporte en las ciudades. En una reunión de seguimiento se produce un problema que degenera en un enfrentamiento entre el director financiero y el director de ingeniería. ¿Qué es lo peor que puedes pensar?
a. Es algo natural en los proyectos y es bueno que surja el conflicto
b. Lo mejor es tratar de suavizar posturas y dejar el conflicto que ya se resolverá más adelante
c. Debes centrarse en el problema y no en las personas
d. Debes tener una actitud abierta para facilitar su resolución
RPTA: B
Conciliar no es la mejor forma de abordar un problema ya que no llegas a la causa raíz y puede surgir de nuevo. Los conflictos hay que tomarlos como algo natural que nos debe llevar a buscar fórmulas para resolverlo, que ocurren en todos los equipos, en los que hay que centrarse en el problema y no en las personas, que requieren una actitud abierta para facilitar su resolución y que, de resolverse satisfactoriamente, fortalecerán el equipo. PMBOK® Guide 6th Ed 9.5.2.1 Gestión de conflictos.
Estas ejecutando un proyecto y necesitas ver un resultado del proceso de estimación de los recursos de cada actividad. En concreto, una estructura jerárquica de recursos por categoría y tipo de recurso que es coherente, de acuerdo a lo establecido por los activos de los procesos de la organización, con el sistema de contabilidad de la organización. ¿De qué salida estamos hablando?
a. Los requisitos de los recursos de la actividad
b. Estructura y organigrama del proyecto
c. Estructura de desglose de recursos
d. Matriz de asignación de responsabilidades
RPTA: C
Es una estructura jerárquica de los recursos por categorías y tipos de recursos que permite, entre otras cosas, organizar y comunicar la utilización prevista de los recursos. PMBOK® Guide 6th Ed 9.2.3.3 Estructura de desglose de recursos.
Eva está dirigiendo el equipo que está diseñando el nuevo software que se integrará con el robot de cocina que estás prácticamente acabando para lanzarlo al mercado. Se acerca a tu despacho uno de los varios ingenieros que están participando en el diseño y que es quien debe revisar los protocolos finales de aceptación. Te informa que en tres semanas dejará la empresa para buscar nuevos retos profesionales. Tras acabar la reunión, valoras si es necesario actualizar el plan de recursos del proyecto y decides que
a. Esperarás a tener menos carga de trabajo ya que ahora mismo el diseño está en un punto crítico.
b. No es motivo suficiente para actualizarlo ya que su labor en el proyecto ya era mínima
c. Sí, debes hacerlo, forma parte de tu labor como director de proyecto
d. Lo valorarás con el patrocinador y tomaréis una decisión
RPTA: C
Controlar los recursos es el proceso de asegurar que los recursos físicos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles tal como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos planificada frente a la real y tomar acciones correctivas según sea necesario. Cuando se producen solicitudes de cambio como resultado de llevar a cabo el proceso Controlar los Recursos, o cuando las acciones correctivas o preventivas recomendadas impactan en cualquiera de los componentes del plan para la dirección del proyecto o en los documentos del proyecto, el director del proyecto debe presentar una solicitud de cambio. En este caso, desaparece un miembro del equipo y habrá que solicitar un nuevo ingeniero y actualizar el organigrama, matriz de responsabilidades,… PMBOK (R) Guide 6th Ed.9.6.3.2 Solicitudes de Cambio.
Como patrocinador, tienes que nombrar al director del proyecto de diseño y construcción de diez nuevas tiendas de una conocida cadena. Parte del equipo trabajará desplazado en otras sedes y oficinas de la organización. Es un proyecto que requiere grandes dotes de liderazgo y entrega. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Nombrar al mejor arquitecto interiorista y de decoración que tenéis
b. Proponer al responsable de ventas quien mejor conoce al cliente
c. Nombrar al que tenga más experiencia en gestión de equipos y desempeño por objetivos
d. Asignar el proyecto al que esté disponible en este momento de gran expansión de la empresa
RPTA: C
El efecto Halo suele hacer que se nombre como director de un proyecto al mejor técnico del área, tenga o no conocimientos en gestión de proyectos, dotes de gestión de persona y enfoque a objetivos. PMBOK® Guide 6th Ed 9.3.2.1 Toma de decisiones.
Entre las personas de tu equipo hay miradas de desconfianza en las reuniones, no se sienten cómodos a la hora de expresar sus opiniones. ¿En cuál de las 5 fases del modelo de Tuckam de encuentran?
a. Turbulencias
b. Formación
c. Disolución
d. Normalización
RPTA: B
En la primera etapa, formación los equipos son presentados, informados de los objetivos y reglas de trabajo y comunicación y se les asignan tareas. Existen reservas y precauciones entre los participantes. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4 Desarrollar al equipo.
Informar a los interesados de los problemas que puedan surgir con los equipos asignados, la gestión de los cambios en los recursos inicialmente asignados o el control de los consumos de recursos forman parte del proceso de
a. Adquirir el equipo de proyecto
b. Gestionar los recursos del proyecto
c. Gestionar las expectativas de los interesados
d. Controlar los recursos del proyecto
RPTA: D
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.6 Controlar los recursos. Este proceso incluye actividades como informar a los interesados de los problemas que puedan surgir con los equipos asignados, la gestión de los cambios en los recursos inicialmente asignados o el control de los consumos de recursos.
En tu equipo existen todavía continuos desacuerdos en la forma de trabajar conforme comenzáis a trabajar juntos y a tener que tomar decisiones técnicas. Esto implica que, de acuerdo al modelo de Tuckman, estáis en la fase de
a. Formación
b. Turbulencias
c. Normalización
d. Ejecución
RPTA: B
En la fase de turbulencia, posterior a la de formación, en el equipo existen todavía continuos desacuerdos en la forma de trabajar conforme comienza a trabajar juntos y a tener que tomar decisiones técnicas. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.4 Actividades de desarrollo del espíritu de equipo.
Todas las siguientes son actividades que forman parte del proceso de desarrollar el equipo de proyecto MENOS
a. Crear ocasiones para generar espíritu de equipo
b. Desarrollar confianza entre los miembros del equipo
c. Asegurar que los recursos humanos están disponibles cuando se necesitan
d. Favorecer la toma de decisiones de forma colaborativa
RPTA: C
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.4 Desarrollar el equipo de proyecto. Asegurar que los recursos humanos están disponibles cuando se necesitan no forma parte de desarrollar el equipo de proyecto sino de controlar los recursos.
Estás elaborando una matriz RACI. Quieres que Juan, un técnico ya con experiencia sea quien apruebe el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelva responsable de él. Debe, además, asegurarse que se ejecutan las tareas. ¿Qué letra-responsabilidad de la matriz RACI le asignarás?
a. R b. A c. C d. I
RPTA: B
A (Accountable) es quien es el responsable final de que el trabajo se ejecute cómo debía y cumpliendo plazos firmando su aprobación previa a la entrega. 9.1.2.2 Representacion de datos - Matriz de Asignación de Responsabilidades.
Lleváis ya tres meses en la fase de ejecución del proyecto de diseño de un sistema que permita evaluar la evolución de la gestión ambiental de la capa de ozono. Las reuniones de seguimiento se suelen convertir en una batalla en la que unos técnicos faltan al respeto a otros, otros se dedican a consultar el portátil y otros impiden que los más retraídos tomen la palabra. ¿Qué es lo que puede estar fallando?
a. Las habilidades interpersonales
b. La formación del equipo
c. Las reglas básicas
d. Los reconocimientos y recompensas
RPTA: C
Las reglas básicas son protocolos y formas de funcionar que el equipo acepta como válidas, reglas de comportamiento que habrá que cumplir –reportando al Projectmanager cualquier problema que surja a lamayor brevedad– o situaciones que no se deberán dar –falta de respeto, falta de atención, impedir tomar la palabra…–. Un compromiso temprano con unas reglas claras reduce los malentendidos e incrementa la productividad. Además, al discutir las reglas de funcionamiento, los miembros del equipo comparten la responsabilidad de su cumplimiento una vez establecidas. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.4 Habilidades interpersonales - Reglas básicas.
Antes de cerrar la línea de base del cronograma debes finalizar
a. Planificar la respuesta a los riesgos
b. Confirmar la disponibilidad de recursos cuando son necesarios
c. Ni a) ni b)
d. a) y b)
RPTA: D
Con el objetivo de cerrar el cronograma del proyecto debes haber definido la línea de base del alcance, confirmar la disponibilidad de recursos y el plan de respuestas a los riesgos. PMBOK® Guide6th Ed 9.3
Adquirir el equipo de proyecto.
Estás planificando el cronograma y los recursos para una subestación eléctrica. Para la parte de obra civil tienes claro el número de trabajadores que necesitarás –un encargado, un oficial de primera y un peón albañil así como unas cantidades precisas de hormigón, ladrillo, estucado…- pero la parte eléctrica, al no tener tanta experiencia, no tienes claro cómo estimar los recursos. ¿Qué harías para determinar los recursos de esta parte del proyecto?
a. Preguntar al departamento eléctrico.
b. Realizar una estimación preliminar con tu equipo de trabajo.
c. Consultar con otros Project managers que tienen más experiencia.
d. Cualquiera de las anteriores
RPTA: D
Cualquiera de las anteriores sería correcta como también sería correcta examinar las lecciones aprendidas y experiencias recogidas en la experiencia histórica de la empresa recogida en los Activos de los procesos de la organización. PMBOK® Guide 6th Ed 9.2. Estimar los recursos de la actividad.
