CAPÍTULO VIII: COMUNICACIONES - PT1 Flashcards
Estás en la fase de ejecución tratando de abordar los malos entendidos, evaluando con clientes, proveedores, equipo de trabajo, patrocinador,… los riesgos de las decisiones, influyendo para que sus deseos sean compatibles con los objetivos del proyecto. Todas estas actividades se realizan en el proceso de
a. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
b. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
c. Gestionar la participación de los interesados de proyecto
d. Informar del desempeño
RPTA: C
Abordar los malos entendidos, evaluando con clientes, proveedores, equipo de trabajo, patrocinador,… los riesgos de las decisiones, influyendo para que sus deseos sean compatibles con los objetivos del proyecto forma parte fundamental del proceso de gestionar los interesados. PMBOK® Guide 6th Ed 13.3. Gestión de la participación de los interesados de proyecto.
Estás monitoreando y controlando los trabajos de proyecto y dedicándole una atención especial a que la información llegue a tiempo a cada interesado y le permita tomar las decisiones oportunas. Para ello, necesitarás cierta información entre la que NO están:
a. Los requisitos de seguridad y confidencialidad
b. El registro de puntos pendientes por resolver
c. Las solicitudes de cambios a la frecuencia de envío de la información
d. La frecuencia con la que entregar la información
RPTA: C
La respuesta correcta es la c). Los requisitos de seguridad y confidencialidad (activos de los procesos de la organización), el registro de puntos pendientes (registro de incidencias) y la frecuencia con la que entregar la información (plan de gestión de las comunicaciones) son información o entradas necesarias para controlar las comunicaciones. Las solicitudes de cambio serán una salida del proceso si, de ese control, se ve la necesidad de realizar algún cambio en, por ejemplo, los formatos y frecuencia de la comunicación. PMBOK® Guide 10.3.1 Controlar las comunicaciones: Entradas.
Eres el director del proyecto para el diseño y construcción de un prototipo de controladora para asistencia quirúrgica. Uno de los miembros de tu equipo, junto con el técnico de calidad, está en las instalaciones de uno de los proveedores -el que suministra una placa crítica para el funcionamiento de la controladora-. Parece haber problemas de calidad y te llama para explicarte la situación y ver cómo proceder. Como director del proyecto ¿Qué es lo mejor que puedes hacer en estas situación?
a. Decirle que vas a tratar de coger el primer avión que puedas para estar con ellos
b. Pedirle al miembro del equipo de proyecto que repita con sus palabras lo que les indicas y hacer tú lo mismo
c. Nada ya que las responsabilidades dentro del proyecto están claras
d. Proponer una videoconferencia para veros las caras
RPTA: B
En situaciones complejas, la retroalimentación (feedback) entre las dos personas que hablan es fundamental para garantizar que se comprende el mensaje recibido y que se hace comprender el mensaje enviado. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.2.4 Modelos de comunicación.
Eres el director de sistemas de una empresa de telefonía. Vas a proceder a implantar un nuevo sistema de gestión de clientes que os permitirá una recogida y análisis de datos de los usuarios más rápido y cómodo. Un miembro del equipo te pregunta cómo debe hacer llegar al director de ventas, referente en la organización, unos informes que ha solicitado. ¿Qué le recomendarás a esa persona?
a. Que consulte en el plan de gestión de comunicaciones el método de comunicación previsto
b. Que te la entregue para que la presentes en el próximo comité de seguimiento
c. Que le envíe un correo electrónico con copia a tí y al director de proyectos
d. Que se le haga llegar a través del patrocinador ya que es un interesado relevante
RPTA: A
En el plan de gestión de las comunicaciones se recoge qué información hay que entregar a cada interesado y de qué manera. PMBOK® Guide 6th Ed 10.2.2. Gestionar las comunicaciones.
Diriges un proyecto que pretende implantar un innovador sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. Sin embargo, uno de los técnicos del departamento de recursos humanos te llama airado para quejarse porque no ha recibido la última modificación al interface de usuario que se está diseñando. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Buscar al responsable de haber enviado la actualización y pedirle responsabilidades
b. Abordar la situación en la siguiente reunión de seguimiento tratando de identificar responsabilidades
c. Revisar el plan de gestión de las comunicaciones y, si procede, actualizarlo con esta necesidad de comunicación
d. Decirle que, como técnico que es, debe solicitar esa información a través de su gerente funciona
RPTA: C
El plan de comunicación recoge qué información recibirá quién para qué. Si no ha recibido la información habrá primeramente que revisar si debiera haberla recibido o si, de acuerdo al plan, no estaba previsto que la recibiera. Si se ve necesario que la reciba ahora y en el futuro se procederá a modificar el plan de gestión de comunicaciones de acuerdo al procedimiento previsto. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.3.1 Plan de gestión de las comunicaciones.
Entre la información que te permitirá controlar adecuadamente las comunicaciones de proyecto se encuentra el registro de incidentes. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones relativa a dicho registro es correcta?
a. Se utiliza para asegurar una comprensión común de los puntos pendientes
b. Asigna un responsable y una fecha tope para la resolución de problemas
c. a) y b) ambas son correctas
d. a) y b) son incorrectas
RPTA: C
Se utiliza para documentar y monitorizar la resolución de incidentes y puntos pendientes. Puede también utilizarse para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los puntos pendientes e incidencias abiertas en el proyecto. Al asignar un responsable y una fecha tope para su resolución, ayuda a que estos compromisos se cumplan. PMBOK® Guide 6th Ed 10.2.1.2 y 10.3.1.2 Registro de incidentes.
La comunicación durante la fase de proyecto debe, muy especialmente, satisfacer las necesidades de:
a. Los interesados.
b. La alta dirección.
c. El cliente.
d. El project manager.
RPTA: A
Dentro de las partes interesadas están tanto el cliente, el project manager y la alta dirección como los miembros del equipo, proveedores… que deben, para lograr el éxito del proyecto, ver reflejadas sus necesidades de información en el plan de comunicación. PMBOK® Guide 6th Ed 10.2 Gestionar las comunicaciones
¿Cuál de las siguientes respuestas NO es un buen ejemplo de comunicación por tu parte como director de proyectos?
a. confirmar que el receptor ha entendido el mensaje
b. hacer preguntas para reforzar que el receptor ha entendido el mensaje
c. fijarte solamente en lo que dice cuando te contesta
d. pensar lo que deseas transmitir antes de enviar el mensaje
RPTA: C
La comunicación no verbal encierra una buena parte del mensaje que, si se descuida centrándote solamente en lo que la otra persona dice y no cómo lo dice o con qué tono y gestos, puede perderse hasta un 70-90% del mensaje. PMBOK® Guide 6th ed 10 Gestión de comunicaciones de proyecto.
Las videoconferencias y sitios web que utilizas para tu proyecto son
a. Métodos de comunicación
b. Modelos de comunicación
c. Tecnologías de la comunicación
d. Medios de comunicación
RPTA: C
Tecnologías de la comunicación (las videoconferencias y sitios web , ftps, emails,…) que se utilicen en el proyecto condicionarán el proyecto pero a su vez el propio proyecto y la cultura de la empresa condicionará su adaptación. PMBOK Guide (R) 6th Ed 10.1.2.3 Tecnologías de comunicación.
Eres el director de sistemas de una empresa de telefonía. Vas a proceder a implantar un nuevo sistema de gestión de clientes que os permitirá una recogida y análisis de datos de los usuarios más rápido y cómodo. El patrocinador te solicita un informe sobre el valor ganado del proyecto.Tu le darás
a. Un informe que integre indicadores de alcance, tiempo y coste para valorar el desempeño del proyecto
b. Una descripción de dónde está el proyecto en relación a la línea de base del desempeño
c. Un informe que predice cuándo y a qué coste se va a concluir el proyecto
d. Un análisis de la evolución de los indicadores de desempeño para ver si éste está mejorando o empeorando
RPTA: A
El informe sobre el valor ganado del proyecto es un informe que integra indicadores de alcance, tiempo y coste para valorar el desempeño del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 7.4.2. Herramientas - Valor ganado
El proceso de gestionar las comunicaciones tiene por objetivo recoger la información de proyecto para elaborar, distribuir y archivar las comunicaciones de proyecto. ¿Qué información no necesitarás para poder informar del desempeño?
a. El plan de gestión de las comunicaciones b. Los informes de desempeño del trabajo
c. Los factores ambientales de la empresa d. Las comunicaciones de proyecto
RPTA: D
El plan de gestión de las comunicaciones, los informes de desempeño del trabajo, los factores ambientales de la organización y los activos de los procesos de la organización son entradas para gestionar las comunicaciones. Las comunicaciones de proyecto son salidas del proceso. PMBOK® Guide 6th ed (13..2.1
Gestionar las comunicaciones de proyecto: entradas).
Eres el director del proyecto que pretende abrir una nueva sede de tu escuela de negocios en un país situado en otro continente. Vas a tener un equipo de trabajo aquí, otro equipo en el país de destino, un socio local y un buen grupo de proveedores tecnológicos, de servicios y, por supuesto, potenciales profesores y tutores. Es un producto y un negocio que conocéis pero, desde el primer momento, se identificó las comunicaciones como un elemento crítico para el éxito del proyecto. Inicialmente había 20 miembros en el equipo pero como las comunicaciones eran bien complicadas, redujisteis a 10 el equipo. ¿Cuántos canales de comunicación tendrás ahora?
a.100
b.145
c.190
d.45
RPTA: D
El numero de canales será n(n-1)/2: 10*9/2=45. PMBOK Guide 6th Ed 10.1.2.1 Análisis de requisitos de comunicación.
Debido a que cada proyecto es único, el equipo del proyecto necesitará adaptar la forma en que se aplican los procesos de gestión de las comunicaciones del Proyecto. En el caso de Marta Ecica, responsable de gestionar un proyecto mediante un enfoque híbrido de design thinking y scrum, deberá priorizar muy especialmente
a. Comunicación de tipo pull para garantizar el correcto envío de conjuntos de información complejos y voluminosos
b. Comunicación de tipo push para distribuirla directamente a receptores específicos que necesitan recibir
cierta información.
c. Comunicación interactiva logrando un intercambio de información de tipo multidireccional en tiempo real
d. Comunicación a través de redes y computación social que garantice la inmediatez del mensaje
RPTA: C
En enfoques ágiles muy especialmente, y entornos predictivos tambien, la comunicación más importante es la interactiva. Consta de dos partes, el emisor y el receptor, pero reconoce la necesidad de asegurar que el mensaje haya sido comprendido. Es muy recomendable complementarlo con la confirmación de que se ha recibido un mensaje y la retroalimentación/respuesta para que si el emisor percibe que la retroalimentación coincide con el mensaje original, la comunicación ha sido exitosa. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 10.1.2.5
Métodos de Comunicación.
Existe una discrepancia sobre el alcance del contrato y sobre si una actividad debe incluirse o no en el proyecto. ¿Qué tipo de comunicación utilizarías con los interesados afectados?
a. Formal escrita.
b. Informal escrita.
c. Formal verbal.
d. Informal verbal.
RPTA: A
Todas las relaciones relativas al contrato y posibles problemas deben quedar reflejadas formalmente por escrito por lo que será el tipo de comunicación que se utilizará. PMBOK® Guide 6th Ed 10. Gestión de las comunicaciones de proyecto.
Estás en la fase de ejecución del proyecto que implantará un nuevo autobús urbano eléctrico en la ciudad.
Los interesados en el proyecto son múltiples, tanto internos al proyecto -su desarrollo implica a muchos departamentos y proveedores- como externos -muy especialmente las administraciones implicadas-. Estás tratando de seguir de forma ordenada lo establecido en el plan de gestión de las comunicaciones para lograr el flujo eficiente de información entre los interesados ¿Cuál de las siguientes NO será una salida de este proceso?
a. Las notificaciones a los interesados
b. Los informes de desempeño del trabajo c. Las presentaciones del proyecto
d. La documentación sobre lecciones aprendidas
RPTA: B
Entre las actualizaciones de los documentos del proyecto producto del proceso de gestionar las comunicaciones están las notificaciones a los interesados, los informes del proyecto, las presentaciones del proyecto, los registros del proyecto, la retro-alimentación a los interesados y las lecciones aprendidas documentadas. Los informes de desempeño del trabajo son entradas. PMBOK® Guide 6th ed (10.2.3 Gestión de las comunicaciones: Salidas).
