Kapitel 3 Flashcards
(23 cards)
Was sind typische Anlässe für Projektanfragen / -ideen?
- Unbefriedigende Ist-Situation (z.B. Kosten)
- Operative Umsetzung strategischer Initiativen
- Ideen für Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Systemen
- Implementierung neuer Managementkonzepte
- Idee zur Gewinnung neuer Kunden bzw. Aufträge
- Anfragen von Interessenten / Kunden
- Ausschreibungen
- Kundenaufträge
- Änderungen von Gesetzen, Vorschriften oder Normen
- Staatliche Förderprogramme
Warum ist die frühe Projektphase so wichtig?
-> Hier werden wesentliche Rahmenbedingungen für den gesamten
Projektverlauf fixiert, d.h.
- wie präzise Projektidee und Projektziele formuliert sind
- inwieweit die Machbarkeit der Projektidee geprüft ist
- wie gut die geplanten Aktivitäten strukturiert werden
- wie gut die Voraussetzungen für eine gute Gruppenbildung sind,
- ## wie klar die Verantwortlichkeiten definiert sind
Konsequenzen von nicht früher Projektphase
==> Wenn in frühen Projektphasen Aufgabenstellung nicht ausreichend geklärt & analysiert wird -> Gefahr, dass späteres Projektergebnis keine passende Problemlösung liefert
→ Unzufriedenheit / Verärgerung des Auftraggebers
→ Ressourcenverschwendung
→ Frust / Ärger unter Projektbeteiligten
==> Versäumnisse in der frühen Projektphase, können im Projektverlauf oft
nicht mehr oder nur noch mit Zusatzaufwand korrigiert werden.
Wann startet eigentlich ein Projekt?
- Projektstart ist ein zeitpunktbezogenes Ereignis
- Projektstart ist ein Prozess
- Bei externen Projekten:
-> Unterscheidung zw. externen und internen Prozessendie parallel verlaufen (praxis)
Wann startes eigt ein Projekt?
externe und interne Prozesse, welche Aufgaben haben die?
Extern:
- Aufgaben, die im direkten Kontakt zum externen Auftraggeber
aufzuführen sind
Intern:
- Aufgaben, die vom potenziellen Auftragnehmer aufzuführen
sind, um Projekt zu akquirieren
wie wählt man die richtigen Projektideen aus?
-> Schrittweise Auswahlprozess mit versch. Bewertungstechniken
-> Auswahlkriterien können sein:
- Dringlichkeit, Kundennutzen, Risiko, Ressourcenverfügbarkeit, Amortisationsdauer,..
-> Kriterienkatalog (siehe Abb.)
-> Abhängigkeiten von Projekten unterhalb analysieren
Was sollte in frühen Projektphasen geklärt werden?
Situationsanalyse
* Wie lautet das Projektthema?
* Was ist entscheidend für den Projekterfolg?
Projektumfang
* Was ist gehört alles zum Projekt bzw. was soll am Ende in welcher Form abgeliefert werden
Grobziele / Anforderungen
* Warum ist die Realisierung der Idee nötig/wichtig?
Stakeholder
* Wer sind die relevanten Stakeholder?
Nutzen
* Wie relevant / attraktiv ist dieser Nutzen?
Ressourcenbedarf
* Welche Ressourcen (personell, technisch, finanziell) sind in welchem Umfang zur Realisierung der Projektidee erforderlich?
Risiken
* Was könnte das Erreichung der Projektziele gefährden?
Umfeldanalyse
* Welche dieser Faktoren sind für den Projekterfolg förderlich bzw. hemmend?
Projektleitung/-team
- wer könnte/ sollte das Projekt leiten/bearbeiten?
Wie lassen sich Projektideen strukturiert darstellen?
4Möglichkeiten
siehe skript s.108
- Projket Canvas
- Business cases
- Projektsteckbrief
- Projektcharter
Was versteht man unter „Cone of Uncertainty“ und welche Konsequenzen lassen sich
daraus für die Projektplanung ableiten?
- Beschreibt auf Basis (empirischer Studien) Verluaf von Ungewissheit in Projekten
-> Projketbeginn = Unsicherheit im durchn. von Faktor 4
Was sind Konsequenzen von Cone of Uncertainty
- schätzungen von kosten, Zeit + Qulität können grobe Anahltspunkte liefern
- Schätzungen, die auf Schätzungen basieren sollten regelmäßig aktualisiert werden
- Unsicherheiten können in Schätzungen einfließen
-> sollten daher transparent gemacht werden
Welche Funktion & Inhalte haben Lasten- und Pflichtenhefte in Projekten? Wer verfasst
sie typischerweise?
Lastenheft:
- Dokumentiert Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers (WAS?)
Pflichtenheft:
Dokumentiert wie die Umsetzung stattfindet (WIE, WOMIT?)
Vorteile von Lasten- und Pflichtenhefte in Projekten?
+ Klarheit
+ Kommunikationsbasis zur Vermeidung
+ Missverständnisse, zeigt Widersprüche +
Probleme auf
+ Einholen + Vergleichen von Angeboten einfacher
+ Abnahme des Ergebnisses einfacher
Was sind die wichtigsten Teilpläne der Projektplanung? Was enthalten Sie und wie hängen sie zusammen?
siehe Abb.
Flussdiagramm:
Planungsbeginn -> Projektstukturplan (welche Arbeitspakete) -> Projektablaufplan (Welche reihenfolge) -> Zitplanung (Wann?) und Ressourceplan (Wer?Womit?) -> Kostenplan (Welche Kosten wofür?) -> Projektfinanzplan (Welche Zahlungsströme ergeben sich?)
Eingehen auf die Teilpläne ?
Projektstukturplan:
- was ist im Projekt zu erledigen?
- umfasst alle auszuführenden Arbeiten
- Elemnte des PSPS sind Arbeitspaketete + Teilaufg.
Projektablaufplan + Terminplan:
- Ablaufplan legt Reihenfolge der Aufgaben fest
- Terminplan schätzt Zeiten für Aufgaben sowie konkrete Termine (Meilensteine, …)
Ressourcenplan:
- Ziel: reibungsloser Projektablauf ermöglichen
- zeitl. einplanung der MA -> schwierigster Teil
- Stellt Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen sicher
- zusätzlich Auslastung der Ressourcen
- Vermeidung von Konflikten in Verwendung
Kosten+ Finanzplan:
- dient dazu, um zu erkennen
-> Wann+Wofür Kosten anfallen
-> ob Projektkosten noch im Budget liegen
- welche Kosten reduziert werden können
Projketkosten:
- Personalkosten (Gehälter)
- Materialkosten (RST..)
- Sachkosten (wartung)
- Kapitalkosten
Methoden der Kostenplanung:
- Ituitive Methode
(Einzel/Gruppenschätzung)
- Analytische Methode (Kalk-methode…)
Was versteht man unter „kritischem Pfad“ und wie wird er ermittelt?
= alle Vorgänge, bei dem verzögerung sich auf Projektendtermin auswirkt
- d.h GP Gesamtpuffer =0)
weitere begrifflichkeiten:
Vorgangsknoten
Gesamtpuffer
Was versteht man unter „Vorgangspunkt“ und wie wird er ermittelt?
- enthalten Infos zur Dauer
- frühsten + spätesten Anfangs- und Endzeitpkt. sowie Pufferzeiten
- d.h Zeitreserven die genutzt werden können , wenn Vorgänge sich nach hinten verschieben
Was versteht man unter “Gesamtpuffer“ und wie wird er ermittelt?
Unterschied zw. freie Puffer und Gesamtpuffer
- gibt an, um wie viel ein Vorgang verschoben werden kann -> ohne Nachfolger aus seiner spätesten Lage zu verschieben
Unterscheidung der begriffe freie Puffer und Gesamtpuffer
- GP= 0 -> Vorgang kritisch, da Verschiebung direkt zur Verschien´bung des Endtermins führt
- FP (freie Puffer) = gibt an, um wie viel ein Vorgang verschoben werden kann, ohne den Nachfolger aus seiner frühsten Lage zu verschieben
Wie lässt sich gegensteuern, wenn ein Projekt „aus dem Ruder läuft“?
→ Ursachenanalyse → Ishikawa erstellen
→ Anpassen von zeit- und Ressourcenplan
→ Maßnahmen zur Wiederherstellung der Projektsteuerung
→ Änderungsmanagement
→ Risikomanagement
→ Eskalation und Stakeholder-Kommunikation
-> Durch Prüfung + Einleiten von Maßnahmen:
- Maßnahmen zur Kapazitätsveränderung
- Maßnahmen zur Leistungsveränderung
- Maßnahmen zur Aufwandsreduzierung
- Maßnahmen zur Produktivitätserhöhung
Was können Ziele & Aufgaben des Projektmarketing in verschiedenen Phasen eines Projekts
sein?
Ziele:
- Projketumfeld so gestalten, dass Zielerreichung gefördert wird
- Verständnis + Akzeptanz bei Stakeholdern schaffen
Aufgaben
- Sinn,Zweck, Nutzen von projekt transparent machen
- Kommunikation mit stakeholdern fördern -> Ängste, Ziele + Fragen von Stakeholder behandeln
- Verlauf, Fortschritt etc kommunizieren
—> Projektmaketing = primär Kommunikation
Was sind Ursachen des Änderungsmanagements in Projekten?
- Nachträgliche Änderung
- neue techn. Entwicklungen
- nachträgliche Wünsche
- Planungs-/Ausführungsfehler
Was sind Aufgaben des Änderungsmanagements in Projekten?
- Identifizieren, beschreiben, klassifizieren von Änderungen
- Bewerten + genehmigen von Änderungsanträgen
- durchführen, dokumentieren + überprüfen von durchgeführten Änderungen
-> so viele Änderungen wie nötig, aber so wenige wie möglich, um
=> Qualtitätsbußen, Terminverschiebungen, Zusatzkosten zu vermeiden
Welche zehn Inhalte
sollten auf jeden Fall in Projektverträgen dokumentiert werden ?
- Auskunfts-+ Infopflichten
- Rechtsfolgen
- festlegen des Preises
- Festlegung der Konditionen
- Festlegung Selbstbeteiligung AG
- Fragen des Urheberrechts
- Genaue Bez. der Vertragsparteien
- Unterauftragsvergabe
- Verschiegenheitspflicht der Vertragsparteien
- genaue spez der zu erbringenden Leistung
Welche generellen Handlungsoption existieren für den Umgang mit unterschiedlicher Risikokategorien in Projekten?
Geringe Risiken
-> Akzeptieren
Mittlere Risiken
-> akzeptieren oder
-> vorbeugen (vermindern, übertragen, vermeiden)
Hohe Risiken
-> vorbeugen (vermindern, übertragen, vermeiden)
-> korrigieren
oder mit der Portfoliomethode -> Matrix
-> Zweck: bewerten Risiken+ Maßnahmen priorisieren
Klassifizierunggsbsp.
A- Rsiken
-> können Projekterfolg komplett in Fragestellen -> präventive
B- Risiken
-> können Projketerfolg ganz erheblich beeinträchtigen -> präv./ korrektiv
C-Risken
-> können Projekterfolg gerigügig beeinträchtigen
-> korrektiv
