1
Q
- (Cespe/UnB/MEC/2003) Com relação ao protocolo e ao grau de sigilo, julgue os itens a seguir:
1) ( ) O registro e a expedição de correspondências são atividades do arquivo geral, não fazendo parte do protocolo.
2) ( ) Quando o envelope contiver as indicações de confidencial, reservado, particular ou equivalente, a correspondência oficial deverá ser aberta estritamente pelo destinatário.
3) ( ) Quanto à natureza do assunto, os documentos classificam-se em ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica administração; sigilosos são os que devem ter conhecimento restrito, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
A
- Essa questão aborda a matéria referente ao estudo dos protocolos e do grau de sigilo relacionado aos documentos de arquivo. Observe que apenas o item 1 está errado, uma vez que afirma erroneamente que o registro e a expedição de correspondência não fazem parte do rol de atividades executadas pelo protocolo. O item 2 está correto porque, como observamos no estudo da matéria, a correspondência que não for oficial ostensiva deverá ser aberta somente por seu destinatário, pois o protocolo não tem a competência de abri-la. E o item 3 está certo porque contém a definição correta relativa à classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, isto é, ostensiva ou sigilosa.
2
Q
- (Cespe/UnB/TSE – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2007) Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação significa:
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não;
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto;
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio;
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas a um mesmo interessado.
A
- Essa questão é importante, pois versa sobre um dos procedimentos realizados pelo setor de protocolo. Pede-se então a definição de juntada por anexação. Como estudamos no livro, a juntada por anexação é a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Portanto a letra b está correta. É importante sempre diferenciar a juntada por anexação da juntada por apensação, esta entendida como uma juntada em caráter provisório, conservando cada processo juntado à sua identidade e independência. Isso significa que os processos juntados por apensação serão desapensados, isto é, separados no futuro, de modo a ser mantida a independência de cada um. Por outro lado, na juntada por anexação, não haverá separação do le de sua movimentação na instituição.
3
Q
- (Cespe/UnB/DPU – Agente Administrativo/2010) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de:
a) classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos;
b) recebimento, classificação, registro e movimentação de documentos;
c) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos;
d) ordenação, classificação e avaliação de documentos;
e) registro de processos, classificação e avaliação de documentos.
A
B
4
Q
- (Cespe/UnB/Anatel – Técnico Administrativo/2009) Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
A
C
5
Q
- (FCC/TRE-AL – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2010) Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades:
a) acondicionar documentos de valor histórico;
b) cuidar da tramitação dos documentos;
c) armazenar documentos em fase intermediária;
d) estabelecer regras de acesso aos documentos;
e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
A
- Questiona sobre as atividades desempenhadas pelo serviço de protocolo. Como podemos observar a alternativa correta é a letra b. Observe que o protocolo não realiza as atividades de acondicionamento ou armazenamento de documentos intermediários ou de valor histórico, não estabelece regras de acesso aos documentos e nem aprova tabelas de temporalidade documental.
6
Q
- (FCC/TRE-PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2009) Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem:
a) o registro e a movimentação;
b) o recolhimento e o arquivamento;
c) a emissão de pareceres e a classificação;
d) a eliminação e a reprografia;
e) a destinação e a transferência.
A
- Outra questão referente às atividades desenvolvidas pelo protocolo. Como sabemos, logo pode-se observar que a alternativa contida na letra a é a correta, isto é, o registro e a movimentação.
7
Q
- (Cespe/UnB/STJ – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2008) Quando entra no órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.
A
- O item está correto por que afirma que na atividade de registro, desempenhada pelo protocolo, devem ser observados os dados essenciais do documento para efeito de seu controle.
8
Q
- (Cespe/UnB/FEDF/1996) Recebimento e classificação, registro, autuação e controle da tramitação e expedição de documentos são atividades inerentes ao setor de:
a) expedição;
b) recebimento;
c) registro;
d) consulta;
e) protocolo.
A
- Como já sabemos, as atividades elencadas no enunciado fazem parte do rol de funções desenvolvidas pelo serviço protocolar na instituição. Portanto, a alternativa correta é a letra e, pois ele é o setor institucional responsável pelo recebimento e classificação, registro, autuação e controle da tramitação e expedição de documentos.
9
Q
- (Cespe/UnB/Infraero/1997) Na gestão de documentos correntes, “o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo o acesso à informação” refere-se, em arquivística, às atividades de:
a) seleção;
b) tratamento;
c) arquivamento;
d) avaliação;
e) protocolo.
A
- Nessa questão procura-se saber a que alternativa se refere a definição apresentada no enunciado. Como sabemos, essa definição refere-se ao protocolo, alternativa da letra e. O protocolo, portanto, é o conjunto de operação que visam ao controle dos documentos que tramitam numa instituição.
10
Q
- (Cespe/UnB/FEDF/1996) Os documentos sigilosos são considerados como:
a) ultrassecretos, ostensivos e reservados;
b) ostensivos e reservados;
c) ultrassecretos e secretos;
d) ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados;
e) confidenciais e reservados.
A
- O assunto relativo à classificação de documentos sigilosos requer muita atenção sobretudo porque recentemente houve alteração na legislação que regula a matéria. Mantivemos esta questão que cobra o assunto por considerar importante para o estudo, uma vez que é de se destacar a classificação atual determinada pela legislação em vigor. É de se enfatizar que esta questão trata da classificação estabelecida pela legislação precedente à Lei de Acesso à Informação. Nesse sentido, observa-se que esta Lei Federal – nº 12.527 assevera, em seu art. 24, que as informações públicas devem ser classificadas nos graus ultrassecreto, secreto e reservado. Portanto, não há mais a categoria de documento confidencial. Desse modo, de acordo com a legislação vigente, não há resposta correta para esta questão, visto que não há mais a classificação de informação confidencial.
11
Q
- (Cespe/UnB/Caesb/1997) Em um setor de protocolo, de acordo com a natureza do assunto:
a) somente os documentos contendo a informação de reservado ou de confidencial são classificáveis;
b) somente os documentos de caráter particular são classificáveis;
c) os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários;
d) os documentos de natureza sigilosa poderão ser abertos e analisados. antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários;
e) os documentos de natureza ostensiva deverão conter um carimbo com a indicação de confidencial.
A
- Outra questão relacionada à classificação dada aos documentos de acordo com o assunto contido neles. Observe que a letra c representa a alternativa correta, pois os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados pelo protocolo antes de serem encaminhados aos seus respectivos destinatários. De modo contrário, os documentos sigilosos ou de caráter particular não poderão ser abertos pelo setor de protocolo.
12
Q
- (Cespe/UnB/CNPq/2003) Em toda organização pública brasileira, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. Acerca desse tema, julgue os itens que se seguem:
1) ( ) A atividade de protocolo é responsabilidade típica do arquivo permanente.
2) ( ) As correspondências de caráter particular recebidas pelas unidades de protocolo deverão ser encaminhadas diretamente ao destinatário.
3) ( ) Além das rotinas de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição, cabe também ao protocolo fazer a avaliação e eliminação dos documentos.
4) ( ) Não é necessário manter o controle da expedição de correspondências.
A
- Essa questão do Cespe é importante. Analisando-se o item 1, observamos que ela é falsa, uma vez que o protocolo é uma atividade típica dos arquivos correntes, de acordo com a teoria arquivística, não fazendo parte, portanto, do arquivo permanente. O item 2, por sua vez, está certo, pois as correspondências de caráter particular devem ser encaminhadas diretamente ao destinatário, não devendo ser abertas nem classificadas pelo serviço protocolar. O item 3 está errado, porque não cabe ao protocolo a execução de atividades de avaliação e de eliminação de documentos arquivísticos. E, por fim, o item 4 também está errado, porque afirma erroneamente que o protocolo não deve manter o controle da expedição de correspondências. Como sabemos, o protocolo deve ter o controle sobre todas as operações relacionadas à entrada e à saída de documentos na instituição.
13
Q
- (Esaf/Aneel/2004) Assinale a opção que não implica restrição de acesso:
a) documento secreto;
b) documento ostensivo;
c) documento confidencial;
d) documento reservado;
e) documento sigiloso.
A
- Essa questão da Esaf pergunta sobre a alternativa que não representa restrição de acesso aos documentos. Ora, sabemos que isto se refere à documentação de caráter ostensivo. Portanto, a alternativa correta é a apresentada na letra b, pois todas as outras letras são referentes aos documentos sigilosos.
14
Q
- (Esaf/Aneel/2004) Constituem atividades de protocolo, exceto:
a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular;
b) eliminar a correspondência destituída de valor secundário;
c) controlar o trâmite dos documentos na organização;
d) receber a correspondência para expedição;
e) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.
A
- Questão relacionada às atividades protocolares. Agora o foco é a alternativa que representa atividade não desempenhada pelo setor de protocolo. A letra b é a alternativa correta, pois o protocolo, como sabemos, não executa a eliminação de documentos.
15
Q
- (Esaf/MPU/2004) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo:
a) registro;
b) avaliação;
c) autuação;
d) expedição;
e) recebimento.
A
- Essa questão segue a mesma lógica da questão anterior. Nesse sentido, constatamos que a atividade de avaliação não é realizada pelo protocolo. Portanto, a alternativa da letra b está correta.
16
Q
- (Cespe/EBC – Analista/2011) Considerando as atividades de protocolização de documentos, julgue o item subsequente.
O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.
A
76.Correta a asserção que trata do recebimento de correspondências ostensivas. De acordo com a literatura arquivística, os documentos ostensivos devem ser abertos pelo setor de protocolo da organização, que deverá primeiramente verificar a existência de documentos relacionados à correspondência recebida e providenciar, por fim, a distribuição, ao destinatário do órgão. Lembremos que, inclusive por força da legislação em vigor, os documentos e correspondências de caráter sigiloso não podem ser acessados por pessoas estranhas ao destinatário.
17
Q
- (Cespe /EBC – Analista/2011) Considerando as atividades de protocolização de documentos, julgue o item subsequente.
A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.
A
- Correta a afirmativa do item. Como já sabemos, quando da recepção da correspondência sigilosa, o funcionário do órgão deverá distribuí-la diretamente ao seu destinatário.
18
Q
- (Cespe /TRE-ES – Analista/2011) O curso de um documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, denomina-se tramitação.
A
- Está correta a asserção, pois a tramitação pode ser entendida como a movimentação de documentos e correspondências entre órgãos e unidades institucionais por meio de sistema de protocolo para o cumprimento de uma finalidade.
19
Q
- (Cespe/TRE-ES – Analista/2011) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.
A
- Importante item para revisitarmos o conceito relevante de metadado. Podemos defini-lo, em síntese, como um conjunto de dados estruturados que representam ou descrevem um objeto ou outros dados. Por um lado, num serviço de protocolo, procede-se ao registro de um documento por meio dos descritores, das palavras-chave, do assunto e de outros dados contidos no documento, considerados importantes para a descrição do documento num sistema. Por outro, ao se proceder ao registro no setor de protocolo, também se estará atribuindo metadados ao documento, por meio da atribuição, por exemplo, de um número de protocolo ao documento, a partir do qual será controlada sua tramitação na organização. Assim, correta a afirmação contida neste item.
20
Q
- (Cespe/TRE-ES – Analista/2011) A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.
A
- Falsa a afirmação contida neste item, pois como já sabemos, a correspondência de caráter particular não poderá ser aberta pelo serviço de protocolo, assim como também as correspondências de caráter sigiloso. Apenas as correspondências ostensivas poderão ser abertas pelo setor de protocolo.
