Unit 2 Flashcards
(21 cards)
Zeitmanagement
= Entscheidungsfindung, mit der Personen ihre Zeit strukturieren, schützen & an veränderte Bedingungen anpassen.
“Next Actions” Prinzip
= Aufgabe in konkrete, machbare Schritte zerlegen
Beispiel:Statt „An Präsentation arbeiten“ lieber schreiben: „Einleitungsfolie für Marketing-Präsentation entwerfen“Statt „Kundentermin organisieren“: „Sarah eine E-Mail schreiben, um Verfügbarkeit am Dienstag zu klären“=> Unklare Aufgaben bleiben im Kopf „offen“ -> Stress!
Vorteil:Klarheit & Übersicht↓Prokrastination
Beispiel:Ein Projektmanager, der sich von einem großen Abgabetermin überfordert fühlt, kann gezielt kleine Schritte auflisten wie:– „IT-Support anrufen, um Präsentationssoftware zu prüfen“– „Aktualisierte Agenda ans Team schicken“
2-Minuten-Regel
= Aufgabe weniger als 2 Minuten → sofort erledigen
=> Miniaufgaben verschwinden sofort – spart Zeit & Energie
Typische 2-Minuten-Aufgaben:Kurz auf E-Mail antwortenEin Dokument abheftenEinen Termin bestätigen
Time Blocking & Pomodoro-Technik
Time Blocking = Tag in feste Zeitfenster einteilen, z. B. für E-Mails, Meetings o. konzentriertes Arbeiten
Pomodoro-Technik (für Fokusarbeit):25 Min. konzentriert arbeiten5 Min. PauseNach 4 Pomodoros: längere Pause (15–30 Min.)
Kontext-Listen
= Aufgaben werden je nach Ort, Situation o. verfügbaren Tools sortiert
Typische Kontexte:
@Phone – Anrufe, die erledigt werden müssen
@Computer – Aufgaben, die einen PC/Laptop brauchen
@Meetings – Themen für Besprechungen mit Kolleg*innen
@Home – To-dos, die zuhause erledigt werden können
Beispiel:Während der Zugfahrt checkt jemand die @Phone-Liste, um wichtige Anrufe zu erledigen,statt Aufgaben anzugehen, die einen Bildschirm oder persönliche Gespräche erfordern.
Mind Like Water
= Angemessen & Ruhig auf äußere Reize reagieren – weder übertrieben noch untertrieben
Voraussetzung:Aufgaben & Verpflichtungen aufschreiben & systematisch organisieren
Beispiel:Eine Managerin mit vielen Deadlines fühlt sich überfordert, wenn die Aufgaben nur diffus im Kopf herumschwirren.→ Durch klare Struktur (z. B. To-do-Listen, Zeitplanung) entsteht Übersicht & weniger Stress.
Eisenhower-Matrix: Was ist dringend – was ist wichtig?
= Aufgaben nach Dringlichkeit & Wichtigkeit einordnen.
Eisenhower-Matrix: Quadrant 1: Dringend & Wichtig
Dinge, die sofort erledigt werden müssen → Jetzt machen!
📝 Beispiel: Projekt-Deadline ist heute – Aufgabe sofort abschließen.
Eisenhower-Matrix: Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
Dinge, die für deine langfristigen Ziele wichtig sind → Einplanen & vorbereiten!
📝 Beispiel: Zukunft planen, neue Ideen recherchieren, Weiterbildung.
Eisenhower-Matrix: Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Aufgaben, die sofort Aufmerksamkeit brauchen, aber nicht wirklich wichtig → Wenn möglich, an andere abgeben.
📝 Beispiel: Unwichtige E-Mails sofort beantworten.
Eisenhower-Matrix: Quadrant 4: Weder dringend noch wichtig
Dinge, die Zeit verschwenden & dich nicht weiterbringen → Weglassen o. stark begrenzen!
📝 Beispiel: Während der Arbeit sinnlos im Internet surfen.
SMART-Ziele
= Ziele klar, machbar & messbar machen
SMART: S
S – Specific (Konkret)→ Ziel genau & klar formulieren.Was genau willst du erreichen?
SMART: M
M – Measurable (Messbar)→ Fortschritt mit Zahlen verfolgen.Wie erkennst du, dass du das Ziel erreicht hast?
SMART: A
A – Achievable (Erreichbar)→ Ziel muss realistisch sein.Kannst du das mit deinen Mitteln schaffen?
SMART: R
R – Relevant (Wichtig / Sinnvoll)→ Ziel muss zu deinen übergeordneten Zielen passen.Bringt dich das deinem großen Ziel näher?
SMART: T
T – Time-bound (Zeitlich begrenzt)→ klare Frist.Bis wann willst du das geschafft haben?
Aufgaben nach Kurz- & Langfristzielen ausrichten
Aufgaben nicht einfach „irgendwie“ erledigen – Aufgaben sollen zu deinen Zielen passen.
=> kurzfristige Ziele (z. B. diese Woche) & langfristige Ziele (z. B. Quartalsziele)
Aufgaben nach Kurz- & Langfristzielen ausrichten: Wie geht das?
1) Kurzfristige Ziele erkennen→ z. B. „Bericht bis Freitag fertigstellen“
2) Kurzfristige Ziele mit langfristigen Zielen verknüpfen→ z. B. „Bericht unterstützt das Quartalsziel der Abteilung“
3) Regelmäßig überprüfen & anpassenBringt mich das noch meinem großen Ziel näher?Muss ich meine Prioritäten neu ordnen?
“Next Actions” Methode
Aufgaben werden oft nicht erledigt, weil sie:zu unklar formuliert sind nicht gut priorisiert wurden.Lösung: „Next Actions“ → Aufgaben in klare, machbare Einzelschritte herunter.
“Next Actions” Methode: So funktioniert
Vage Aufgabe: „Team-Retreat planen“(→ unklar, wo man anfangen soll)
Konkreter nächster Schritt: „E-Mail an Veranstaltungsort schreiben und nach Terminen im September fragen“
Wenn du den nächsten Mini-Schritt kennst,→ ist die Aufgabe leichter zu starten→ und du schiebst sie weniger auf
