APROVISIONAMENTO- PONTO 3- COMPRAS Flashcards
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O que é necessário criar para compra de encomendas?
Torna-se necessário definir uma Política de Compras,
ao mesmo tempo que se estabelecem as bases de uma
criteriosa gestão de stocks, logo, desta maneira, ao arbítrio do
comprador e aos acasos da exploração, a decisão do volume e
cadência das encomendas.
De entre os pontos mais importantes para a definição da política de compras, que devem ser definidos pela Direção, destacam-se os
seguintes:
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- Tipo e prazo de pagamento.
- Quantidades a armazenar (stocks mínimos e máximos)
- Quando comprar.
- Definição de fornecedores.
- Tipo de clientela (a compra de mercadorias deve ser efetuada
mediante o tipo de hotel). - Disponibilidade de espaço e condições de armazenamento.
- Localização dos fornecedores.
- Condições gerais do mercado (pode ser vantajoso armazenar
stocks. aproveitamento de promoções).
O responsável pelas compras precisa de conhecer os princípios
básicos sobre os quais deve trabalhar, de forma a garantir que as
decisões tomadas são as mais corretas e eficazes:
- Comprar com base na qualidade e não apenas no preço.
- Conhecer a época em que se podem adquirir os artigos.
excesso. - Recorrer sempre a fornecedores de confiança (ter mais do
que um fornecedor para os artigos principais). - Elaborar fichas de fornecedor com base em avaliações
efetuadas. - Elaborar fichas de especificação de matérias-primas em
conjunto com o chefe e/ou pessoal de cozinha a fim de
conhecer as condições de utilização dos artigos. - Comprar apenas segundo as especificações elaboradas.
- Verificar que são inspecionadas todas as mercadorias, no ato
de entrega.
O problema da aquisição, pressupõe naturalmente
dois intervenientes (comprador e vendedor) pelo que convém ter presente algumas prioridades seletivas na procura de quem vende:
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- Diretamente ao produtor, e por vezes aos grossistas.
- Um contrato de compra pode ser estabelecido, através da
existência de preços interessantes e de melhores formas de
pagamento. Isso permitirá uma rotação de produtos mais
rápida, pois o fornecedor guarda o stock, e uma faturação
mais uniforme.
- Aos fornecedores locais (retalhistas) ou nos mercados
abastecedores, quando o comprador necessita de pequenas
quantidades.
- Este processo não oferece qualquer vantagem ou
conveniência a não ser quando necessita de resolver qualquer
eventualidade.
- Nas centrais de compras com as seguintes vantagens:
- Preços competitivos.
- Grande escolha de artigos.
- Poucos encargos de entrega.
- Desconto sobre compras anuais (rappel).
- Reduções para as faturas pagas antes do prazo.
Escolha de fornecedor
-A escolha dos potenciais fornecedores deve
naturalmente recair sobre aqueles que apresentem o
melhor equilíbrio entre os fatores qualidade, preço,
condições de pagamento, prazos de entrega, bem
como uma garantia de seriedade e solidez, que se
torna fundamental em todo o processo.
- Também é importante analisar a variedade de
produtos que um determinado fornecedor coloca à
disposição do hoteleiro. - Salvaguardam-se os fornecedores com os quais são estabelecidos contratos de fornecimentos exclusivo para um determinado conjunto de produtos e para um determinado período de tempo.
- Nestes casos é fundamental existir uma garantia na estabilidade do preço, da qualidade bem como das condições de pagamento e fornecimento.
- Hoje em dia verificam-se também associações entre empresas hoteleiras, cujo objetivo é a obtenção de um maior poder negocial junto dos fornecedores, resultando em benefícios económicos consideráveis.
Aquando da negociação, há um conjunto de variáveis que contribuem para uma decisão final na escolha dos fornecedores:
- Prazos.
- Quantidades mínimas de encomenda vs descontos.
- Entregas de produtos frios, congelados, frescos, secos, etc…
- Horas de entrega.
- Prazos de pagamento.
- Descontos de pronto pagamento.
- Certificação.
Procedimentos das encomendas:
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- As encomendas dependem sempre do tipo de produto, espaço disponível nos armazéns, necessidades diárias, dias para a próxima entrega, stock mínimo, ponto de encomenda, rotação de stocks, dias limite estabelecidos para as encomendas e periodicidade das
entregas. - A sazonalidade da procura implica alterações
significativas no volume de vendas e tem uma influência direta nas encomendas. - Não se deve investir em matérias-primas quando não se tem uma forte convicção de que venham a ser consumidas antes da sua data limite de consumo.
- É imprescindível ter um conhecimento aprofundado sobre a popularidade e rentabilidade do menu, de forma a elaborar mapas de produção, tendo em conta o histórico das vendas, se há confirmação de vendas a grupos, bem como aquilo que mais se vende em média. Nem todos os pratos têm a mesma venda.
- As encomendas são compostas por encomendas periódicas, ou
seja, aquelas em que quantidades variáveis de produtos (águas,
cervejas, refrigerantes, etc.) são encomendados em dias da
semana ou datas fixas e normalmente são entregues em dia
fixo. - Nos perecíveis (carne, peixe, legumes), as encomendas são
variáveis e entregues com muito maior frequência, podendo
mesmo ser diárias.
Requisição externa ou nota de encomenda:
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- Serve de suporte de qualquer encomenda de mercadorias que
efetue ao exterior para a reposição de stocks no Economato ou
para satisfazer as necessidades de qualquer departamento.
É um documento feito em triplicado:
- Original: vai para o fornecedor depois de aprovado pela
administração/direção ou alguém com autorização para o
fazer. - 1.a cópia: é agrafada junto ao documento emitido pelo
fornecedor (fatura ou guia de remessa). - 2.a cópia: fica em posse do armazém, visada pelo controlo.
O responsável por esta secção deve munir-se de várias listagens que o ajudarão a controlar as atividades da sua secção e a operar com mais segurança e rapidez:
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- Lista de produtos: esta listagem deve facilitar as encomendas. pode estar organizada por famílias de produtos ou secções. deve conter as informações básicas para efetuar uma encomenda, em documento próprio.
- Lista de fornecedores: listagem de consulta rápida que permita um contacto fácil com qualquer fornecedor em caso de emergência. Este documento tem o intuito de manter o registo atualizado de todas as empresas com as quais se realizam operações de compra, independente do tipo de produto, material ou artigo.
Ficha de produto
Deve conter informações sobre:
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- O fornecedor principal.
- O fornecedor secundário.
- O preço médio.
- A unidade de compra (kg, lt, unidade, molho, …).
- Descrição.
- Características para aceitação.
- Especificação (ex: diferentes lotes ou calibres).
- Stocks mínimo e máximo.
- Quantidades de compra.
- Utilização.
- Secções a que se destina.
Ficha de fornecedor
Deve constar:
- Nome.
- Número de Identificação Fiscal.
- Número/ código (atribuído internamente pelo hotel).
- Contactos (telefone, fax, e-mail).
- Pessoa de contacto.
- Produtos que fornece (por família ou sub família).
- Dias, prazos e condições de entrega.
- Formas e prazos de pagamento.
- Observações (ex: encerrado à segunda-feira).
