Hoorcollege 1 Week 1 Flashcards
Week 1 (27 cards)
Vele kanten van interne communicatie
- Uitwisseling van informatie, ideeën en feedback
- Binnen een organisatie
- Via formele en informele communicatiekanalen (informeel: koffieapparaat, formeel: … )
- Wenselijke uitkomsten (binnen een organisatie vaak met een bepaalde doel. Gedrag beïnvloeden etc.)
- Belangrijk in alle soorten organisaties (for-profit, non-profit, etc.)
De term ‘interne communicatie’
Veelheid aan termen in de literatuur:
- Internal communicaiton
- Internal relations
- Employee communication (werknemers communicatie)
- Internal public relations
- Staff communication
Definitie interne communicatie Frank & Brownell
‘’The communications transactions between individuals and.or groups at various levels and in different areas of specialisation that are intended to design and redesign organisations, to implement designs, and to co-ordinate day-to-to day activities’’ (transactie van communicatie tussen verschillende levels om de organisatie te hervormen)
Maar hier staat niet centraal dat communicatie binnen het bedrijf plaatsvindt. Ook wordt communicatie als een soort doorgeef-functie gebruikt, er zit geen doel achter. Maar interne communicatie is gebaseerd op een strategie, je doet niet iets zomaar. Daarnaast is er weinig aandacht voor verschillen tussen individuen op basis van functie/taak/specialisatie.
Definitie interne communicatie Welch & Jackson
Meer verfijnde definitie van Welch & Jackson (meest gebruikt)
‘’The strategic management of interactions and relationships between stakeholders within organisations across a number of interrelated dimensions including internal line manager communication, internal team peer communication, internal project peer communication and internal corporate communication.’’ (er worden vier types van communicatie aangehaald)
Internal line management communication (IC matrix Welch & Jackson)
- Level: Communicatie tussen een line manager (directe leidinggevende) en een medewerker
- Direction: Communicatie gaat met twee richtingen, beide partijen voegen iets toe
- Participants: Werknemer en leidinggevende
- Content: De rol van de werknemer, briefing, etc.
Internal team peer communication (IC matrix Welch & Jackson)
- Level: Team van collega’s (zelfde level)
- Direction: Twee-richtingsverkeer
- Participants: Werknemers/Collega’s
- Content: Team informatie, team taken, etc.
Internal project peer communication (IC matrix Welch & Jackson)
- Level: Project groep van collega’s
- Direction: Twee-richtingsverkeer
- Participants: Werknemers/Collega’s
- Content: Project informatie, etc.
Internal corporate communication (IC matrix Welch & Jackson)
- Level: Strategic managers/Top management (CEO)
- Direction: Eenrichtingsverkeer
- Participants: Managers naar alle werknemers
- Content: Problemen van het bedrijf, goals, nieuwe activiteiten, etc.
Verschillen IC en EC
IC verschilt van externe communicatie, zoals public relations en marketing communicatie.
Interne communicatie is vooral E-mails, trainingen, inwerken, iemand aannemen, telefoongesprekken, meetings en nieuwsbrieven.
Externe communicatie is vooral advertenties, PR, marketing, etc.
Maar er zijn ook overlappingen zoals sociale media, website, flyers en events. Je kan over de organisatie communiceren, maar dan naar een groter publiek, een extern publiek.
Geschiedenis IC
Interne Communicatie is dus relatief nieuw. Eerste literatuur verscheen in de jaren 60-80. Daar werd alsnog vaak de link gelegd naar externe communicatie. Modellen van externe communicatie werden ook toegepast op interne communicatie.
In de begin fase van interne communicatie was het heel anders dan nu. Vroeger ging het heel erg over het doorgeven van informatie, er was weinig tweerichtingsverkeer. Er was geen ruimte voor feedback of discussie. Het doel was mensen bewust maken van iets, maar vooral ook overtuigen. Maar het is geëvolueerd van tactisch naar strategisch.
Strategie IC
Een strategie heeft een hoger liggend doel. Je wilt dus iets doen, maar daar zit wel een reden achter. Het wordt gedaan met een doel.
We zijn gegaan van vertellen en verkopen, naar betrekken en raadplegen. Maar ook naar het gebruiken van mensen. Door te communiceren met je medewerkers krijg je ook nieuwe ideeën en inzichten.
Focus op symmetrische communicatie. Dus iedereen heeft de kans om iets in te brengen en de input wordt gewaardeerd.
Ook heb je pseudo-symmetrische communicatie, dan heeft de werknemer wel de kans om feedback te geven, maar er wordt niks mee gedaan. Het wordt niet gewaardeerd, wordt niet serieus genomen.
Nieuwe technologieën kunnen hier ook bij helpen.
IC departement
Enkel in grote organisaties is er een IC departement. Maar meestal is er maar 1 persoon, ‘’communication officer’’.
Lijn tussen interne en externe communicatie is nu heel dun, vooral door de opkomst van sociale media.
Maar tijdig intern communiceren is heel belangrijk! (bijvoorbeeld: iets komt in de media terwijl de werknemers nog van niks wisten).
Ook de mate van nauwkeurigheid, integriteit en toepasbaarheid zijn veel belangrijker voor interne stakeholders in vergelijking met externe stakeholders.
Soorten IC: opdelen naar de ontvanger
- Massacommunicatie (Bv: e-mail naar alle werknemers van de CEO)
- Groepscommunicatie (Bv: binnen een team)
- Interpersoonlijke communicatie (Bv: peer to peer of tussen werknemer en manager)
Soorten IC: opdelen met doel
- Bewustmaking en begrip (informatieoverdracht: iets nieuws introduceren bijvoorbeeld)
- Attitudeverandering (mening laten veranderen, mensen anders laten nadenken over hoe ze naar het werk komen bijvoorbeeld)
- Gedragsverandering (vloeit voort uit attitudeverandering → concreet gedrag, dus met de fiets komen ipv met de auto)
Gedrag wordt sneller beïnvloed wanneer attitudes toegankelijk en makkelijk te herinneren zijn, attitudes stabiel zijn in tijd, mensen directe ervaring hebben met het attitude-object en mensen rapporteren/delen hun attitude met anderen.
Als je gedrag wilt aanmoedigen moet je het gedrag makkelijk (werknemers kunnen het gerag makkelijk uitvoeren), aantrekkelijk en sociaal maken (andere mensen doen het ook, waarom jij niet). Ook moet het gedrag op het juiste moment aangemoedigd worden.
Soorten IC: opdelen met richting
- Eenrichtingsverkeer (zonder feedback loop)
- Tweerichtingsverkeer (wel feedback) → two-way symmetrical communication
Soorten IC: opdelen met kanaal
- Unmediated: Face-to-face (one-to-one of one-to-many)
- Mediated: Via een kanaal, bijvoorbeeld door e-mail, intern socialmediaplatform, etc.
Sender-Message-Channel-Receiver model
Van Berlo
Iemand wilt een boodschap verzenden, deze boodschap wordt door een kanaal doorgegeven aan de ontvanger. (pagina 43 PowerPoint)
Soms kan de boodschap ook verkeerd begrepen worden, en dan heb je miscommunicatie.
Sender-Message-Channel-Receiver model: source
Communication skills, Attitudes, Knowledge, Social system, Culture
(dus communicatievaardigheden zijn belangrijk, hoe je er zelf tegenaan kijkt, de kennis die je hebt over wat je de ontvanger mee wilt geven, het sociale systeem waar je in zit en welke regels daar aan verbonden zijn, invloed van cultuur kan het vermogen om te communiceren beïnvloeden)
Sender-Message-Channel-Receiver model: message
Content, Elements, Treatment, Structure, Code
(dus wat je zegt/de informatie die je wilt overdragen is heel belangrijk, boodschap kan uit verschillende elementen bestaan (waarom je iets denkt bijvoorbeeld), boodschap kun je op verschillende manieren brengen (informeel/formeel), hoe ga je met je boodschap om (wat ga je eerst zeggen, wat ga je daarna zeggen), wat ga je gebruiken om de boodschap over te brengen (taal, visuele code, etc.)
Sender-Message-Channel-Receiver model: channel
Hearing, Seeing, Touching, Smelling, Tasting
(kan inspelen op gehoor door boodschap mondeling te communiceren, zicht door boodschap via een scherm te sturen bv, aanraken kan ook (Bv: collega heeft stress, ik leg een hand op arm om te laten zien dat ik het begrijp), kan ook met proeven en ruiken (maar kun je niet echt gebruiken in IC)
Sender-Message-Channel-Receiver model: receiver
Communication skills, Attitudes, Knowledge, Social system, Culture (zelfde als bij de ontvanger)
Kritiek op Sender-Message-Channel-Receiver model
Kritiek op het model is dat het heel lineair is. Het mist feedback.
Ook was er veel noise. Dat een bericht niet ontvangen werd zoals de zender het bedoelde. Boodschap kan verkeerd geïnterpeteerd worden.
Hypodermic model of mass communication
Je hebt ook Hypodermic model of mass communication. Er wordt een boodschap verstuurd die bij iedereen hetzelfde overkomt. De realiteit is nu anders. Boodschappen moet je aanpassen per doelplubliek, bewust zijn van verschillende interpretaties en betekenissen en er moet ruimte zijn voor “two-way symmetrical communication”, feedback dus.
Two-step flow model
Er is nog steeds een massaboodschap die verstuurd worden. Mensen die de boodschap ontvangen gaan naar opinion leaders, mensen binnen de organisatie bij bijvoorbeeld heel populair zijn of een bepaalde sterke mening hebben. Mensen vinden hun mening heel belangrijk. Mensen gaan kijken naar wat de opinion leader denkt, en kunnen op eenzelfde manier denken en de verandering bijvoorbeeld aanvaarden.
In dit model is er bewustzijn, interesse en evaluatie. Er mist trial en adoption. Dit is een uitbreiding van het model. Mensen moeten iets uit kunnen proberen voordat ze iets adopteren.
Model is minder toepasbaar op bijvoorbeeld veranderen van sterke attitudes. Omdat deze mensen dan niet naar opinion leaders luisteren.
