Hoorcollege 8 Week 11 Flashcards
(12 cards)
Planning afstemmen op IC strategie
Veel organisaties plannen interne communicatie niet. Ze doen er wel aan maar vaak is dat reactief of gaat het over korte termijn activiteiten.
Interne communicatie is belangrijk om goed te plannen omdat het een vertrouwensband opbouwt met medewerkers, er minder weerstand kan ontstaan, je bepaalde doelen kunt doorgeven en dat je je budget goed kunt besteed.
Strategieën stel je SMART op. SMART is specific (het moet een specifiek doel hebben), measureable (meetbaar door bijvoorbeeld percentages of verkoopcijfers), attainable (haalbaar), relevant (het moet iets bijdragen aan de organisatie) en time-bound (wanneer het doel behaald moet worden, zoals volgende maand).
Attitudes en gedrag veranderen is moeilijker dan bewust maken of begrip vragen. Daarom moet er een directe link zijn tussen interne communicatie en wat je wil bereiken. Maar het kan ook een indirecte link zijn zoals verkoop verhogen. Met interne communicatie heb je vaak iets anders dat je wilt bereiken voor een hoger doel.
Opnieuw, specifiek is altijd beter, richt je dus op een bepaalde groep van medewerkers. Vaak is het niet relevant om één specifiek communicatie doel te bereiken, maar heb je verschillende doelen voor verschillende groepen mensen.
Ruck mening over interne communicatie planning
“An internal communication plan that is well researched and developed using strategic thinking with clear objectives is more liekely to be effective than one that is not.” (Ruck)
Wanneer je een plan wil opzetten moet je onerzoek doen. Je kan je plan opzetten op basis van het onderzoek. Je vertrekt vanuit een punt, maar je moet eerst goed vaststellen wat de stand van zaken is. Ook zegt hij dat als doelen SMART zijn ze dan meer kans van slagen hebben.
RADAR model
Je start vanuit onderzoek voordat je verder gaat naar nadenken (access), beslissen, uitvoeren en evalueren.
Je hebt een stand van zaken. Daarna ga je denken over wat je er mee gaat doen. Wat wil je bereiken? Hoe wil je dat doen? Als je dat hebt bedacht kun je beslissingen gaan maken. Je kiest je kanaal, je kiest je inhoud en bedenkt naar wie je het gaat versturen. Vervolgens kun je dit plan gaan uitvoeren en na het uitvoeren kun je gaan evalueren.
Vijf stappen RADAR model
Research (onderzoeken)
Op verschillende manieren kun je data verzamelen. Je kan naar cijfers kijken of een survey uitsturen of naar reviews kijken, etc.
Acces (beoordelen)
Je kan een ‘’problem statement”formuleren: Wat is het probleem dat je aan wilt pakken? Wat is het specifieke probleem>
Je komt tot een “problem statement”door “problem exploration”. Een techniek is de why-technique. Je gaat heel veel waarom vragen stellen (tijdens focusgroepen of individuele gesprekken). Ook kun je naar de perspectieven van andere mensen kijken, je kijkt vanuit het perspectief van verschillende stakeholders.
Decide (beslissen)
Je gaat beslissen hoe je het probleem gaat aanpakken. Je gaat een plan maken. Je gaat de geschikte tactieken voor de situatie selecteren (tactiek is de activiteiten die uitgevoerd worden om de strategische doelen te bereiken, het zijn dus concrete communicatieproducten)
Act (uitvoeren)
Je gaat alles wat je gepland hebt uitvoeren.
Je kan nadenken over of je zelf je uitvoering wil maken of dat je dat door externe organisaties laat doen.
Opnieuw, content matters! Je moet nadenken over hoe je iets brengt.
Simpel taalgebruik (geen jargon), duidelijke boodschap, eerlijk zijn, tijdig communiceren, enkel relevante informatie communiceren en boodschap (to the point) en kanaal moeten bij elkaar passen.
Review (evalueren)
Nagaan of je inspanningen de moeite waren. Dit kun je door naar bepaalde cijfers te kijken.
Je kan op twee niveaus evalueren. Op tactiek niveau en op strategisch doel niveau.
Tactiek: kijken hoevaak er op een link is geklikt, etc.
Strategisch doel: kijken hoeveel er van een product is verkocht, kijken of bepaald gedrag daadwerkelijk is overgenomen, etc.
Je kan dit nagaan door surveys, focus groups, interviews, engagement rates, etc. bij te houden of uit te voeren.
Je moet zowel de gewenste als ongewenste effecten meten.
Wat je gaat doen en via welk kanaal hangt af van welk doel je wilt bereiken
Awareness - One-way - Tell & Sell - Inform
Understanding - One-way en Two-way - Tell & Sell - Inform/Influence
Changing attitude - Two-way - Accountability - Influence/Involve
Changing behaviour - Two-way - Co-create - Involve
Tell & Sell: iets aantrekkelijk voorstellen zodat mensen in je verhaal meegaan en begrip tonen.
Accountability: iemand wijzen op zijn verantwoordelijkheid.
Co-create: mensen een stem geven en luisteren zodat je samen tot een bepaald doel kan komen.
Beste kanalen per doel (informeren, beïnvloeden, betrekken)
Informeren doe je het beste via deze kanalen: Email, video, intranet, interne sociale media, interne tv, podcast, tekstberichten, posters, schermen, apps, magazine.
Beïnvloeden doe je het beste via deze kanalen: Meeting met leidinggevende, event waarbij senior managers medewerkers toespreken, vergadering met betrokken medewerkers (online of offline).
Betrekken doe je het beste via deze kanalen: Event waarbij er geluisterd wordt naar de mening van medewerkers, focusgroepen of gesprekken, online forum, offline of online één op één gesprekken.
Tactieken selecteren
Als je tactieken gaat selecteren (bepalen welke communicatieproducten je gaat maken) moet je ook creatief zijn. Dit doe je door bijvoorbeeld te brainstormen. Het is ook belangrijk dat je weet wanneer je wat wil doen. Je moet dus plannen. Daarnaast moet je ook goed nadenken over mogelijke risico’s.
Studie Tkalac Verčič, A. & Špoljarić, A.
Communicatietevredenheid is een belangrijk concept. Het is ook een centraal concept binnen IC. Het is niet direct te meten omdat het emotie is. (definitie powerpoint pagina 24)
Het is ook een multidimensionaal construct. In deze studie zijn er 8 dimensies.
Je kan dit meten door bijvoorbeeld communicatiestromen te meten, etc.
Je kan op kanaal niveau meten, of op boodschap niveau, etc.
Communicatietevredenheid (communication
satisfaction)
- “the socioemotional outcome of communication interactions”
- “a sum of an individual’s satisfaction with
relationships or individual’s satisfaction with different aspects of communication in
interpersonal, group or organizational settings” - “an individual’s satisfaction with various
aspects of communication in the organization”
Kanalen
Organisaties maken gebruik van heel veel kanalen.
Maar de omvang van de organisatie is belangrijk om in gedachten te houden. Ook de cultuur is belangrijk.
Het kanaal hangt ook af van het soort organisatie, kwalificaties van medewerkers en technische competenties van medewerkers.
Je kan kanalen op verschillende manieren ingedeeld worden. Deze studie deelt kanalen in volgens de Media Richness theory.
Media Richness theory
Je deelt kanalen in op basis van rijkheid.
Rijkste kanaal = verschillende vormen van face-to-face communicatie.
Een rijk kanaal neemt onzekerheid af. Het neemt gebrek aan informatie af en onzekerheid kan verminderd worden door voldoende informatie te geven. Daarnaast neemt het dubbelzinnigheid af. Er is geen dubbelzinnigheid door gebrek aan begrip. Niet de kwantiteit maar de kwaliteit is belangrijk.
Alle kanalen kun je op een rijkheidcontinuüm plaatsen. Dit wordt bepaald op basis van vier kenmerken:
- Directheid van feedback of interactiviteit (hoe directer hoe rijker)
- Het gebruik van verbale en non-verbale cues (hoe meer aanwezig hoe rijker)
- Natuurlijk taalgebruik (als sarcasme, spreekwoorden, etc. aanwezig zijn, hoe meer aanwezig en beter te begrijpen hoe rijker)
- Persoonlijke focus (mogelijkheid om communicatie aftestemmen op een specifiek persoon, hoe meer aanwezig hoe rijker)
Het continuüm gaat van een heel mager medium naar een heel rijk medium.
Resultaten studie Tkalac Verčič, A. & Špoljarić, A.
Er is geconcludeerd dat er een positieve relatie is tussen tevredenheid van medewerkers over interne communicatie en tevredenheid over communicatie kanalen. Dus als medewerkers tevreden zijn met de kanalen, zijn ze ook tevreden over de interne communicatie zelf.
Ook is er een positieve relatie tussen tevredenheid van medewerkers over interne communicatie en tevredenheid met nieuwe communicatiemiddelen. Dus Als medewerkers tevreden zijn met de nieuwe communicatiemiddel zijn ze ook tevreden met de IC.
Ook vonden ze dat er een positieve impact is van het gebruik van rijke en gemiddeld rijke kanalen op de tevredenheid over de interne communicatie. Er waren gemengde resultaten over magere kanalen. Dus hier moet je mee oppassen omdat sommige dus geen positieve impact hebben op de tevredenheid over de IC.
Ze vonden ook een positieve relatie met bepaalde kanalen en tevredenheid over de kanalen. Er was bij de rijke en gemiddeld rijke een duidelijke positieve impact.
Ook is er gekeken naar of er een verschil was tussen traditionele kanalen en nieuwe media.
Uit het onderzoek blijkt dat de traditionele kanalen meer bijdragen aan de tevredenheid over de interne communicatie dan de nieuwe media.
Maar de auteurs zijn ook kritisch. Ze zeggen dat je de nieuwe digitale kanalen niet achterwegen moet laten, maar dat je die technologieën juist kunt integreren.
Uiteindelijke conclusie is dus dat medewerkers rijke en gemiddeld rijke kanalen prefereren en dat magere kanalen vaak niet bijdragen aan een hogere interne communicatie tevredenheid.
Wanneer werknemers niet tevreden zijn over IC kanalen kan dit leiden tot onsuccesvolle communicatie en kunnen de vooropgestelde doelen niet bereikt worden. (Daarom is deze studie dus zo belangrijk)
