6 Arbeid i grupper. Samhandling på jobben. Flashcards
GRUPPE er
I sin videste betydning kan en gruppe forstås som et større eller mindre antall individer med lignende egenskaper og noen felles interesser og et ønske om en viss samhandling seg imellom
EksEMPEL: sykepleier eller alle leger i et sykehus eller alle som jobber på en olje platformen
* Grupper kan være både formelle og uformelle
UFORMELLE GRUPPER
Vennegjeng som sosialiserer og går på tur sammen.
Har som formål sosialisering, ha følelse av tilhørighet, vil hverandre vel og støtter hverandre.
FOR ARBEIDSGIVER: (AG)
positiv - kan oppstå nye ideer og projekter som AG kan få nytte av; kan bidra til å redusere stress, gi støtte.
negativ - de kan blir gruppe med uformell makt, noe som skal virke ekskluderende på andre gi medlemmene i gruppen uforholdsmessig grad av makt og innflytelse i virksomheten + det kan redusere retning av god arbeidsinnsats, dårlig kvalitet i arbeidsutførelsen eller at man arbeider etter andre mål enn det bedrifter ønsker.
FORMELLE GRUPPER
Er utpekt de har klare mål, prestasjoner blir tett fulgt opp. Formelle grupper er ment får å løse spesifikke oppgaver som er vesentlig kritiske for organisasjonen. For eksempel legger asfalt spesifikk mål på isfabrikken.
*rockband og teater gruppe skapes gjennom felles samhandling.
Gruppeutvikling over tid består av -
FORMING - danning
STORMING - posisjonering
NORMING – utvikling / forsterking av normer og mål
PERFORMING - prestasjon
ADJOUNING – oppløsning
FORMING
eller Danning dreier seg først og fremst om informasjonsinnhenting ved at medlemmene blir kjent med hverandre, gruppens ressurser og hvilken oppgaver de skal gå løs på
STORMING
Fasen er preget av uenigheter og konflikter. Ulike standpunkter og meninger i gruppen, man får en dypere forståelse for andres ståsteder og man får gjort viktige avklaringer i gruppen.
NORMING
Gruppe tilhørigheten gradvis blir sterkere. Alle har forventninger og det gjør det mye lettere å komme i gang dersom forventningene blir gjort kjent for alle og justert etter hva som er realistisk innenfor gruppens rammer.
Det er svært vesentlig for gruppen at det i startfasen klargjøres noen mål som alle medlemmene slutte seg til. Mangel på en felles forståelse av oppgavene som skal løses, og de rammevilkårene og ressursene som gruppen har. Deltakarne går løs på oppgaver med liv og lyst, men underveis eller i etterkand kommer det frem at de har hatt ulik tolkning av hva som egentlig var utfordring.
PERFORMING
Det er først nå at et godt samarbeid er etablert, og at gruppen kan konsentrere seg fullt og helt om de oppgavene som skal løses, og de målene som skal nås.
ADJOUNING
eller opløsnings/avslutnings fasen. Om man ikke avvikles på en ordentling og tydelig måte, kan man risikere at den forrutsetter på uformell basis, eller at medlemmene sitter igjen med mange negative følelser og sorg over gruppen som bare forsvant
Gruppe vs. Team
- Ett team er en gruppe som har ett eller flere felles mål eller felles oppgaver, som er noe annet enn summen av de individuelle medlemmenes mål og oppgaver.
-Kollektivt ansvar
-Gjensidig avhengighet for å lykkes
SYNERGIEFFEKTEN
Når medlemene i gruppen føler tilhørighet og støtte lages som VI følelse og felles identitet. Dette skaper motivasjon hos enkelte medlemer til innsats for gruppen.
NORMER I GRUPPE
- kan defineres som et sett av uskrevet regler for hvordan man bør og skal løse oppgaver, og hvordan man bør og skal oppføre seg overfor andre
Normer i grupper blir dannet enten av seg selv eller som resultat av bevisste valg.
TEAM
er en mindre gruppe mennesker med høy grad av samarbeid som har mye og gjentakende kontakt med hverandre som er gjensidig avhengig av hverandre og som er kollektivt ansvarlige for å nå bestemte mål.
Et team består av minst 2 personer som har ansikt til ansikt relasjoner, det etableres følelsesmessige forbindelser mellom medlemmene , de må ha et felles formål og en felles forståelse av prestasjonskrav og det må være bestemt kriterier for medlemskap, samt at man for måloppnåelse har stor grad av gjensidig avhengighet.
GRUNNER til å arbeide i team
Vanskelige oppgaver som trenger ulike kunnskaper og kompetanser er perfekte for team arbeid.
* byplanlegging- det er behov for variert kompetanse men det lar seg ikke enkelt å dele opp, fordi de ulike delene griper mye inn i hverandre.
* oppgavene hvor alt er avhengig av alt.
* oppgavene som trenger kreativitet og nyskapning
* læringsarena for nyansatte + eldre
* viktig argument er tverrfaglighet
* individuelle forskjeller ( ekstroverte liker å jobbe mer i team enn introverte )
Hvorfor det er ikke bra av og til:
*Noen snik seg unna og overlot arbeidet til andre (social loafing)
*Man jobber i team med oppgave som heller burde ha vært individuell oppgave.
* Mye unødvendige diskusjoner
* Person rettede krangler
* Andre har mindre kompetanse og tid brukes på forklaring
MRPI
Mål
Roller
Prosedyrer
Interpersonlige forhold
MRPI MÅL
Skal et team fungere som en enhet må medlemmene ha klare og aksepterte mål å styre mot. Klare mål har positiv effekt. Realistiske mål skaper engasjement. Mål bør være ambisiøs men ikke umulig.
MRPI Rolle
Avklarte og aksepterte roller er viktig for at et team skal fungere optimalt. En rolle oppstår fra alle de forventninger som rettes mot et gitt person i en gitt situasjon.
MRPI Prosedyrer
Prosedyrer er regler på HVORDAN arbeidet i teamet i praksis skal foregå.
Ved avklaring av forskjellige hvordan får gruppen bedre til til å fokusere på selve oppgavene.
For eks. Hvis noen sitter og venter på beslutning, samtidig som ledelse selv venter på ag det skal oppstå enighet blant teammedlemmene, har teamet en EFFEKTIVITETSPROBLEM.
MRPI INTERPERSONLIGE FORHOLD
I team vi tar med oss: tanker, følelser, forestillinger, holdninger, vaner, normer og verdier inn i teamet. Vi må være trygge for å åpne seg for god samarbeid og flyt, så kommer psykologisk trygghet i spill. Det er er viktig begrep for medlemmene i et team og betyr at man stoler på at de andre ikke blir irritert eller vil avvise en selv om man ikke alltid lykkes med det man gjør.
BESLUTNINGSPROSESSER I TEAM
passive
beslutninger gjennom bruk av autoritet
minoritetavgjørelser
majoritetavgjørelser
kompromiss
konsensus
PASSIVE BESLUTNINGER
person fremmer en forslag, uten diskusjon om den forslagen alle andre i gruppe fremmer egne forslaget og en virker med spennende enn et annet og sånn tas en passive beslutning. Man orker ikke å bruke tid og uten diskutering, og med manglende kultur å engasjere seg og ha en debatt om saken, kan unødvendige konflikter oppstå.
BESLUTNING GJENNOM BRUK AV AUTORITET
En effektiv metode hvor alle har innspill men leder med tilstrekkelig kompetanse har siste og avgjørende ord.
downfall av det er at hvis det er vanskelig situasjon enkeltpersons vurdering er ikke nok og det kan ses som halvhjertet eller direkte sabotasje.
MINORITETAVGJØRELSER
Mindre antall medlemmer som argumenterer sterkt for en side an en sak mens andre av ulike grunner er tause fordi de kanskje ikke helt vet hva de mener, eller fordi de ikke orker konfrontasjon. Medlemmene da kan få feilaktig følelse av at det var enighet om beslutning.
“ DEN TAUSE MAJORITET”
Man kan føle seg overkjørt, den kan skapes et dårlig klima, og oppslutningen om løsningen vil kunne svekkes.
MAJORITETAVGJØRELSER
Demokrati.
Flertals syn teller, men viktig for de fleste mennesker er ikke å presse igjennom sitt syn, men å oppleve at de blir hørt og tatt på alvor.
KOMPROMISS
det må vurderes, etter lengre tids diskusjon uten beslutning. Viktig at alle blir med i noen grad. Ulempen med det er at ofte kompromiss ender opp med uinteressant mellomløsning som ingen er helt fornøyd med og ingen føler noen stor entusiasme.
KONSENSUS
Effektiv men tidskrevende metode. Det er ikke det samme som at alle er enige, det er heller ikke det samme som kompromisser men noe som alle er med på, eller noe som fremkommer gjennom den diskusjonen man kan ha om saken.
Stor fordel av det er at det fremmer kreativitet i gruppa og deltakelse og derfor en sterk løsning.
GRUPPETENKNING
Overdreven tro på egen kompetanse og dømmekraft innad i gruppen, unnlatelse av å søke mer informasjon, uvillighet til å revidere tidligere fremsatte meninger og et emosjonelt press på at medlemmene av gruppen må være enige.
Når gruppetenkning kan oppstå
*hvis gruppen gir hverandre alt for mye oppmuntring og roos, at de begynner å undervurdere problemets alvorlighetsgrad.
* sterk samhold innad i gruppen, noe som gjør det vanskelig og ubehagelig å være annerledes elle ha divergerende synspunkter
* sterk press utenfra for å komme frem til en beslutning.
VIRTUELLE TEAM
en gruppe mennesker som samhandler om gjensidig avhengige oppgaver med et felles formål, som jobber sammen på tvers av tid og sted og organisatoriske grenser, det arbeidet forsterkes gjennom bruk av kommunikasjonsteknologi.
FORDELER MED VIRTUELLE TEAM
- teknologi sparer resurser ved å redusere reisevirksomhet og tid og dermed bidra til et mer bærekraftig samfunn og lavere kostnader knyttet til arbeid i gruppe og team.
- hjemmekontor
- møter på zoom/teams
- tilgang til info 24/7
- mulighet til å sette sammen en gruppe av eksperter uavhengig av hvor de befinner seg i verden.
- jobb er mulig i ulike tider
ULEMPER MED VIRTUELLE TEAM
- høy anonymitet
- konformitetspress
*man blir minde selvkritisk eller mindre ansvarlig, men påfølgende negative effekter ( man yter minde pga de synlige, umiddelbare effektene uteblir) - høyere konfliktsnivå
- problemer når beslutninger må tas ( pga ikke alle føler seg forpliktet, hørt og utvikling mot konsensus er meget krevende å gjøre virtuelt
- vanskelig å gjennomføre debatter og interaktive diskusjoner
EKSEMPLER FOR MULIGE TILTAK FOR Å HANDTERE UTFORDRINGER I VIRTUELLE TEAM
å sikre og tilrettelegge for tillit
- ha mindre projekter der alle deltar
*lag en regel om at aller svarer hverandre innen 48 timer - endre hvordan påkoblingen skjer, slik at man sikrer mer engasjement, for eksempel ved å starte med felles kaffe og sosialt prat
- følg med på hvordan medlemmene svarer hverandre, slik at tillit ikke brytes.
EKSEMPLER FOR MULIGE TILTAK UTFORDRINGER I VIRTUELLE TEAM
det er lett å fokusere på hva man taper når man er virtuell forsøk også å sikre og utnytte de mulighetene som finnes
*legg også opp til utformelle og sosiale møter
* send ut at agenda og e- introduksjon på forhånd slik at alle er forberedt til å delta.
* team må trenes både i å kommunisere og å opptre i møter
* bruk gode verktøy og metoder som sikrer gode prosesser innad i teamet nær det jobber
EKSEMPLER FOR MULIGE TILTAK UTFORDRINGER I VIRTUELLE TEAM
å sikre inkludering gjennom psykologisk trygghet
- få alle til å tenke over fordeler og ulemper med forslag også egne forslag
- forsøk å forstå de andres utfordringer og begrensninger i de andres situasjon
- sett av nok taletid til alle
EKSEMPLER FOR MULIGE TILTAK UTFORDRINGER I VIRTUELLE TEAM
å evaluere teamarbeidet og hverandre, ikke bare prosedurere
- gi medlemmene tilbakemelding ofte
- sørg for at kommunikasjon mellom medlemmene fortsatt flyter godt
*sett av tid til å evaluere hverandre og til å evaluere arbeidsprosesser
*fokuser mer på resultat enn på arbeidstid