04 Integración Flashcards

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1
Q

¿Qué criterios existen para la selección de proyectos por medición de beneficios?

A

Los criterios a evaluar para la selección del proyecto son los siguientes:

  1. Rentabilidad según TIR (lo más importante)
  2. Incremento de la participación de mercado (muy importante)
  3. Mejoras en la imagen empresarial (importante)
  4. Adquisición de nuevos conocimientos (poco importante)
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2
Q

¿Cuál es el rol del DP?

A

Gestionar la integración del proyecto y comunicar a los interesados.

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3
Q

¿Cuál es el rol del Patrocinador?

A

Evitar cambios innecesarios y proteger los recursos del proyecto.

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4
Q

¿Cuál es el rol del equipo?

A

Completar el trabajo según el plan para la dirección del proyecto.

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5
Q

¿Cuáles son los seis procesos de la gestión de la integración?

A

Los seis procesos de la gestión de la integración son:

  1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto (Inicio).
  2. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto (Planificación).
  3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución).
  4. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control).
  5. Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y control).
  6. Cerrar el proyecto o la fase (Cierre).
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6
Q

¿Qué es el acta de constitución?

A

Es un documento firmado por el patrocinador que formaliza el comienzo de un proyecto nombrando al DP y su nivel de autoridad.

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7
Q

¿Cómo se dice “Acta de constitución” en inglés?

A

Project Charter.

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8
Q

¿Qué partes suele tener el acta de constitución?

A

Suele incluir lo siguiente:

  • Justificación del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc.
  • Objetivos medibles y criterios de éxito
  • Requisitos generales y límites del proyecto
  • Descripción general del proyecto
  • Riesgos preliminares
  • Resumen del cronograma de hitos
  • Presupuesto preliminar resumido
  • Criterios de aprobación: ¿qué criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ; ¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?
  • Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
  • Interesados
  • Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmará al acta de constitución del proyecto
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9
Q

¿Qué es lo más importante del acta de constitución?

A

Que se mencione quién es el DP y cuál es su nivel de autoridad.

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10
Q

¿Qué es el plan para la dirección del proyecto?

A

Este plan del proyecto integra todos los planes del resto de las áreas del conocimiento y suele incluir lo siguiente:

  • Ciclo de vida del proyecto
  • Procesos a utilizar en cada fase del proyecto
  • Herramientas y técnicas a utilizar
  • Cómo se ejecutará y controlará el trabajo
  • Plan de gestión de cambios
  • Plan de la gestión de la configuración
  • Líneas base: alcance, tiempo y costo.
  • Registro de riesgos
  • TODOS LOS PLANES: alcance, requisitos, tiempo, costo, calidad, mejora de procesos, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, e interesados.
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11
Q

¿Cómo debe ser el plan para la dirección del proyecto?

A

Debe ser realista y aprobado por los principales interesados (DP, equipo del proyecto, promotor y otros interesados).

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12
Q

¿Qué acciones se realizan durante la ejecución del proyecto?

A
  • El DP y el equipo de trabajo llevarán a cabo lo desarrollado en el plan para la dirección del proyecto.
  • Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defectos).
  • Se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el proyecto.
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13
Q

¿Cuáles son las entradas a la ejecución del proyecto?

A
  • Plan para la dirección del proyecto

- Cambios aprobados por el Comité de control cambios.

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14
Q

¿Qué es el sistema de gestión de la configuración?

A

Donde se deja explícito:
Es un subsistema del PMIS donde sedeja explícito:
- Cómo se identificarán y documentarán las características funcionales y físicas de un producto o servicio;
- (Sistema de control de cambios) Cómo se controlarán e informarán los cambios;
- Cómo se verificará si el producto o servicio cumple con los requisitos.

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15
Q

¿Qué es el sistema de control de cambios?

A

Es un subsistema del sistema de gestión de la configuración donde se explicita formalmente cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los entregables del proyecto.

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16
Q

¿Qué es el sistema de autorización del trabajo?

A

Es un subsistema del PMIS donde se explicitan los procedimientos para notificar al equipo o contratistas cuándo deben comenzar el trabajo a los fines de realizarlos con la secuencia que corresponde y en el tiempo asignado.

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17
Q

¿Qué es un entregable?

A

Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificado, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.

18
Q

¿Qué son los datos de desempeño?

A

Son las observaciones y mediciones brutas identificadas durante la ejecución de las actividades para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Los datos se recopilan a través de la ejecución de los trabajos y se pasan a los procesos de control de cada una de las áreas de procesos para su posterior análisis (información de desempeño) y al proceso de control del proyecto (informes de desempeño).
Entre los ejemplos se incluyen el trabajo completado, las fechas de comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.

19
Q

¿Qué es una solicitud de cambio?

A

Es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o pedir un cambio a la línea base.

20
Q

¿Qué tipos de solicitudes de cambio existen?

A
  1. Acción correctiva: una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto.
  2. Acción preventiva: una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto.
  3. Reparación de defectos: una actividad intencionada para modificar un producto o componente de producto no conforme.
  4. Actualizaciones: cambios en los elementos formalmente controlados del proyecto, como documentos, planes, etc., para reflejar ideas o contenidos que se han modificado o añadido.
21
Q

¿Para qué sirve el proceso monitorear y controlar el trabajo del proyecto?

A

Monitorear es observar lo que está ocurriendo en el proyecto y Controlar es implementar acciones correctivas cuando algo está fuera de lo normal.
Se encarga de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Para ello realiza los informes de desempeño.

22
Q

¿Para qué sirve el control integrado de cambios?

A

Para analizar todas las solicitudes de cambio y aprobarlas o rechazarlas.

23
Q

¿Quién es el único que puede aprobar o rechazar solicitudes de cambio?

A

Sólo el comité integrado de cambios puede aprobar cambios. Puede estar compuesto, por ejemplo, por:

  • Patrocinador (tiene voto)
  • Cliente (tiene voto)
  • Director del proyecto (sin voto, sólo voz)
24
Q

¿Qué obtengo al final del proceso control integrado de cambios?

A
  • Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas
  • Registro de cambios: listado con los cambios realizados durante el proyecto mencionando su impacto en tiempo, costo y riesgo. Las solicitudes de cambio rechazadas también se actualizan en este registro.
25
Q

¿Cuáles serían los pasos a seguir para hacer un cambio al proyecto?

A
  1. Evaluar el impacto (¿es necesario?, ¿cómo afecta otras variables?)
  2. Buscar alternativas (compresión, ejecución rápida, re-estimaciones)
  3. Conseguir la aprobación del Comité de cambios
  4. Ajustar la línea base y el plan
  5. Notificar a los interesados
  6. Gestionar el proyecto acorde al nuevo Plan
26
Q

¿Cuáles son los procesos por los que pasa una solicitud de cambio?

A
  1. a Procesos de Control -> Solicitudes de cambio.
  2. b Dirigir el proyecto (integración) -> Solicitudes de cambio.
  3. Control integrado de cambios (integración) -> Solicitudes de cambio aprobadas.
  4. Dirigir el proyecto (integración) -> Realizar cambios.
  5. Controlar la Calidad -> Cambios validados.
27
Q

¿Para qué sirve el proceso Cerrar el proyecto?

A

Durante el proceso cerrar el proyecto se completa formalmente el proyecto o una fase del mismo.

28
Q

¿Cuáles son los beneficios del proceso Cerrar el proyecto?

A

Proporciona:

  • Las lecciones aprendidas.
  • La finalización formal del trabajo del proyecto.
  • La liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.
29
Q

¿Cuál el el diagrama de flujo de los entregables?

A
  1. Dirigir el proyecto (integración) -> Entregable.
  2. Control de calidad (Calidad) -> Entregable validado.
  3. Validar el alcance (alcance) -> Entregable aceptado por el cliente y el patrocinador.
30
Q

¿Cuales son las partes de un Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS)?

A

El PMIS es un factor ambiental de la empresa y es un sistema de información compuesto por herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y difundir las salidas de los procesos de la dirección de proyectos. Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados. Es una herramienta del proceso Dirigir el Proyecto y del proceso Controlar el Proyecto y tiene los siguientes subsistemas:

  1. Sistema de Gestión de la Configuración.
    1. Sistema de Control de Cambios.
  2. Sistema de autorización del trabajo.
31
Q

¿Quién debe participar de las lecciones aprendidas de otros proyectos?

A

Los interesados (DP, equipo, promotor, cliente, etc.).

32
Q

¿Qué es el enunciado del trabajo del proyecto?

A

En inglés SOW (Statement of Work), es la descripción de los productos o servicios que se deben acometer y finalmente entregar al finalizar el proyecto. Es una entrada del proceso Desarrollar el Acta de Constitución.

33
Q

¿Cuáles son las líneas base de un proyecto?

A
  1. Línea base del alcance.
  2. Línea base del cronograma.
  3. Línea base de costes.
34
Q

¿Qué es la reunión de lanzamiento del proyecto (kick-off)?

A

Es una reunión en la que se convoca a todas las partes del proyecto (clientes, proveedores, equipo del proyecto, dirección de alto nivel, patrocinador, etc.), con el propósito de dar a conocer cómo se desarrollará el proyecto, que todos lo conozcamos y que todos estemos alineados. No se trata de una reunión donde se analizan los detalles, sino más bien una reunión donde se comentan los objetivos y cómo se alcanzarán, riesgos que se han detectado, plan de gestión de la scomunicaciones, cronograma de reuniones, etc.

35
Q

¿Qué acciones se realizan en el proceso Cerrar el Proyecto o Fase?

A

Verificamos que todo el alcance ha sido llevado a cabo, si se han alcanzado los objetivos o no, si se han validado y aceptado todos los entregables, se libera el equipo del proyecto y resto de recursos, se revisa la documentación del proyecto para analizar las lecciones aprendidas y cerramos administrativamente el proyecto o fase.

36
Q

¿Qué planes se generan en el proceso de Planificar la Gestión del Proyecto?

A

El Plan de gestión de cambios y el Plan de gestión de la configuración.

37
Q

¿Donde se decide si se tendrán en cuenta los costes indirectos en el proyecto?

A

En el plan de gestión de costes.

38
Q

¿El DP puede decidir a la hora de seleccionar proyectos?

A

No, el DP puede no estar involucrado en los procesos de selección de proyectos, esto es algo que realiza la alta gerencia.

39
Q

¿Qué es una recomendación de acción correctiva?

A

Dentro de los cambios sugeridos en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo suelen estar la recomendación de acciones
correctivas. Es similar a un tipo particular de solicitud de cambio.

40
Q

¿Cuál es el diagrama de flujo de las acciones correctivas?

A
  1. Medir -> ¿Requiere acción correctiva?
  2. Buscar alternativas -> Recomendar acciones correctivas -> Solicitar acciones correctivas al comité de cambios.
  3. Implementar cambios -> Dirigir el proyecto según el nuevo plan.
  4. Medir efectividad cambios implementados.