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CE > arquivologia > Flashcards

arquivologia Flashcards

1
Q

o que é informação?

A

conjunto orgânico de dados inscritos em um determinado suporte

ideia contida em um suporte

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2
Q

o que é documento?

A

unidade de informação registrada em um suporte físico ou digital que é criada, recebida ou mantida por uma organização ou indivíduo como parte de seu cotidiano

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3
Q

o que é arquivo administrativo?

A

atividades-meio

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4
Q

o que é arquivo técnico?

A

atividades-fim

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5
Q

o que são arquivos correntes?

A

aqueles de uso frequente, que estão sendo resolvidos e que possuem valor primário

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6
Q

quais as atividades dos arquivos correntes?

A

protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação

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7
Q

quais os valores dos arquivos correntes?

A

valor administrativo, fiscal, jurídico

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8
Q

como deve ser o acesso à arquivos correntes?

A

fácil

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9
Q

Os arquivos setoriais cumprem as funções de _________ de um setor de trabalho ou de vários setores.

A

arquivo corrente

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10
Q

o que são arquivos intermediários?

A

já foram resolvidos, ainda podem ser questionados e aguardam eliminação ou recolhimento

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11
Q

o arquivo intermediário é subordinado?

A

sim, ao arquivo permanente

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12
Q

para que são usados os símbolos/notações nos arquivos permanentes?

A

apenas para a localização no momento de atender consultas

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13
Q

os documentos transferidos aos arquivos intermediários conversam a classificação dada a eles pelos arquivos correntes?

A

sim

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14
Q

o que são arquivos permanentes?

A

já prescreveram, mas são guardados por ser valor histórico, cultural, probatório

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15
Q

quais as atividades dos arquivos intermediários?

A
  • arranjo (forma de organizá-lo)
  • descrição e publicação
  • conservação
  • referência
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16
Q

qual a finalidade da tabela de temporalidade?

A

estabelecer prazo de guarda e dispor sobre a destinação final

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17
Q

o arquivo permanente é de uso restrito?

A

não, ele é aberto ao público e sua guarda é definitiva (não retorna mais)

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18
Q

o que é um arquivo?

A

consistem em documentos, registros e informações que são produzidos, recebidos e mantidos por um indivíduo ou organização no curso de suas atividades

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19
Q

o que é a gestão documental?

A

é a responsável por administrar documentos em todas as fases do ciclo de vida

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20
Q

o que é o princípio da proveniência?

A

deixar docs de uma instituição agrupados

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21
Q

um fundo fechado pode ser reaberto?

A

sim

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22
Q

o que é um fundo?

A

conjunto de docs de uma mesma proveniência

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23
Q

qual a diferença entre proveniência e ordem original?

A

proveniência: arranjo externo
ordem original: arranjo interno

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24
Q

o que é a organicidade?

A

estabelece que as relações administrativas se espelham nos conjuntos documentais.

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25
Q

o que é o princípio da cumulatividade/naturalidade?

A

o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica

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26
Q

o que é o princípio da integridade?

A

fundos devem ser preservados sem dispersão a fim de preservar seus valores de prova e informação

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27
Q

qual é a primeira divisão do fundo?

A

grupo ou seção

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28
Q

o que é o princípio da pertinência?

A

agrupar por assunto ou tema sem levar em conta a proveniência ou classificação original

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29
Q

o que é o princípio da territorialidade?

A

permanecer o mais perto possível do território/local que foram criados

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30
Q

o que é o princípio da autenticidade?

A

preservação da integridade e veracidade dos docs ao longo do tempo
e eles representam fielmente a realidade que retratam

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31
Q

o que é transferência?

A

corrente —> intermediário

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32
Q

o que é recolhimento?

A

intermediário —-> permanente
corrente —-> permanente

33
Q

o que é arquivamento?

A
  • a ação tomada quando cessada a tramitação, visando a guarda do documento
  • é uma operação física de acondicionamento e armazenamento
34
Q

quais os métodos de arquivamento padronizado?

A

variadex
automático
soundex (nomes que soam iguais)

35
Q

quais os sistemas diretos de arquivamento?

A

geográfico e alfabético

36
Q

quais os sistemas indiretos?

A

ideográfico e numérico

37
Q

qual o sistema semi-indireto de arquivamento?

A

alfanumérico

38
Q

quais as etapas de arquivamento?

A

inspeção (ter certeza que veio certo)
estudo
classificação (escolha do método)
codificação
ordenação
guarda

39
Q

assim que receber um arquivo você…

A

COA:
- classificação - intelectual (averiguar código)
- ordenação - intelectual (reunir)
- arquivamento - física(acondicionamento e armazenamento) (após cessada a tramitação)

40
Q

quais as classificações de arquivo?

A
  • quanto à entidade mantenedora
  • quanto à abrangência
  • quanto à natureza dos docs
  • quanto ao estágio de evolução
41
Q

quais as classificações quanto à entidade mantenedora?

A
  • público
  • institucional (igrejas etc)
  • comercial (empresas)
  • familiar/pessoal
42
Q

quais as classificações quanto à abrangência?

A
  • centralizados
  • descentralizados
43
Q

quais as classificações quanto à natureza dos documentos?

A

especial (disquete) - suporte
especializado (médico) - é o arquivo técnico

44
Q

quais as classificações quanto à natureza do assunto dos documentos?

A

ostensivos (abertos) ou sigilosos

45
Q

quais as classificações de documento? descreva-as

A
  • suporte: base física dos documentos
  • formato: configuração física (caderno)
  • gênero: signos utilizados (escritos)
  • espécie: (certidão)
  • tipo: atividade + espécie (certidão de nascimento)
46
Q

quais os tipos de documentos públicos?

A
  • funcional (funções)
  • organizacional (de acordo com a estrutura)
  • por assunto
47
Q

quais as fases do processo de documentação?

A
  • recolhimento
  • leitura
  • classificação
48
Q

o que são arquivos confidenciais?

A

embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial

49
Q

o que é o plano de classificação?

A

distribui docs em classes, do geral para os particulares
tipos: funcional, organizacional e temático

50
Q

quais as atividades do setor de protocolo?

A

-recebimento
-registro: identifica metadados
-autuação
-classificação: separa (de acordo com usuário externo)
-expedição/distribuição
—destinatário externo: expedição
—destinatário interno: distribuição
-controle/movimentação

51
Q

como o protocolo pode se apresentar geograficamente?

A

centralizado: geral
descentralizado: setorial

52
Q

o que o setor de protocolo faz com docs sigilosos?

A

separa e encaminha

53
Q

o que é a CPAD?

A

comissão permanente de avaliação de docs - estabelece critérios e diretrizes

54
Q

quais as atividades da preservação?

A

conservação, armazenamento e restauração

55
Q

quais são os fatores que dificultam a preservação?

A
  • físicos (umidade, temperatura, luminosidade)
  • químicos (poeira, sujeira, fumaça)
  • biológicos (baratas, fungos, bactérias e ser humano)
56
Q

quais os cuidados do dia a dia com os docs, a fim de preservá-los?

A
  • evitar dobrar
  • lavar as mãos antes
  • evitar amarrar
  • evitar perfurar
57
Q

qual a diferença entre acondicionamento e armazenamento?

A
  • acondicionamento: embalagem
  • armazenamento: local ou mobília
58
Q

o que é a conservação?

A

características fisioquímicas do ambiente e dos docs e estender a vida útil

59
Q

quais as operações de conservação?

A

desinfestação, limpeza, alisamento e restauração

60
Q

o que faz a desinfestação?

A

combate aos insetos
+ eficiente: fumigação

61
Q

o que faz a limpeza?

A

pano macio
escova
aspirador de pó
***** espanador não é adequado - espalha

62
Q

o que faz o alisamento?

A

coloca em bandejas de aço
passa por umidificação alta
passados a ferro folha por folha, em máquinas elétricas

63
Q

o que faz a restauração?

A

aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externa (depois de já ter sido danificado)
material usado deve ser de baixo custo e fácil aquisição

64
Q

o que é a restauração com tecido?

A

folhas de tecido muito fino com amido
amido aumenta a chance de insetos e fungos
reduz legibilidade e flexibilidade

65
Q

o que é a restauração com silking?

A

tecido de grande durabilidade e adesivo a base de amido
afeta a qualidade permanente
difícil execução e alto custo

66
Q

o que é a restauração com laminação?

A
  • envolve o doc com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose e coloca na prensa hidraúlica
  • torna imune à fungos e pragas
  • dispensa adesivo
67
Q

o que é a restauração com encapsulação?

A

película de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento

68
Q

quem detém o Arquivo Nacional?

A

o Poder Executivo Federal

69
Q

quem possui arquivo federais?

A

leg
jud
exec
min relações exteriores
min exército
min marinha
min aeronaútica

70
Q

docs permanentes são…

A

inalienáveis e imprescritíveis

71
Q

o Arquivo Nacional pode criar unidades regionais?

A

sim

72
Q

qual a responsabilidade de quem desfigura ou destrói docs?

A

se forem de valor permanente ou considerados de interesse público e social - resp penal, civil e administrativa

73
Q

o que é a microfilmagem?

A

um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos em formato analógico, por um processo fotográfico.

74
Q

o que é o desentranhamento?

A

a retirada de folhas ou documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

75
Q

o que é a tramitação?

A

o curso do documento pelos vários setores para que se possa decidir o assunto que está sendo tratado.

passam por consecutivas etapas até chegarem ao cumprimento de sua função administrativa

76
Q

o que é a confiabilidade?

A

deve-se assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ação ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.

77
Q

o que é o princípio da acessbilidade?

A

deve-se garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade

78
Q

quais as fases da gestão de documentos?

A

Produção de Documentos, Utilização de Documentos, Avaliação e Destinação de Documentos

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