6. Interne communicatie 1

Question 1

Hoe luidt de “oude” definitie van interne communicatie?

Answer 1

Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doeleen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.

Question 2

Hoe luidt de nieuwe definitie van interne communicatie?

Answer 2

Interne communicatie is de intentionele productie van boodschappen waarop ontvangst en interpretatie kan plaatsvinden. Dit proces vindt plaats binnen een organisatie in een informationele en relationele context, die mede vormend is voor de betekenis die gegeven wordt aan boodschappen.

Question 3

Wat is het belang van interne communicatie voor de externe beeldvorming van een organisatie?

Answer 3

De externe beeldvorming over de organisatie wordt voor een belangrijk deel bepaald door de wijze waarop medewerkers met buitenstaanders de organisatie (re)presenteren.

Question 4

Wat is het belang van interne communicatie voor de productiviteit van een organisatie?

Answer 4

Een goede interne communicatie lost veel eerder problemen op. Managers weten dan wat er leeft op de werkvloer en kunnen maatregelen nemen om problemen op te lossen. Bij een slechte interne communicatie zijn managers niet goed op de hoogte van de situatie op de werkvloer.

Question 5

Wat zijn de functies van interne communicatie?

Answer 5

• Informeren over doelstellingen.
• Omschrijven van specifieke taken.
• Duidelijkheid scheppen over de verantwoordelijkheden van de verschillende werknemers.
• Ontwikkelen en onderhouden van een goed organisatie- en communicatieklimaat en de daarbij horende communicatiekanalen.
• Toezien op de naleving van regels en richtlijnen.
• Evalueren en corrigeren van de manier waarop de organisatie haar taak uitvoert.
• Coördineren van activiteiten.
• Nastreven van feedback van personeelsleden om interne conflicten op te lossen.
• Onderhouden van een hoge kwaliteitsstandaard.

Question 6

Noem enkele redenen voor een organisatie om aan interne communicatie te doen.

Answer 6

• Bewustwording bij de medewerkers met betrekking tot de doelstellingen van de organisatie en de problemen bij het realiseren ervan.
• De medewerkers informeren over de belangrijkste ontwikkelingen die de organisatie beïnvloeden
• Betrokkenheid kweken bij de medewerkers waardoor ze opkomen voor de organisatie, ook buiten werktijden
• Medewerkers stimuleren bijdragen te leveren aan het verbeteren van de organisatie.
• Tegemoet komen aan de wens bij de medewerkers om geïnformeerd te worden en deel te nemen aan de (besluitvorming in de) organisatie.
• Het kweken van draagvlak voor te nemen beslissingen
• Het bespreekbaar maken van onderwerpen om deze meer te laten leven voor de medewerkers.

Question 7

Hoe luidt de definitie van cultuur?

Answer 7

Het geheel aan opvattingen over het werk, over elkaar, over jezelf en over de organisatie en het geheel aan gedragspatronen zoals die door ervaring zijn ontstaan.

Question 8

Welke elementen van cultuur bevinden zich rondom de identiteit als kern van de cultuur?

Answer 8

• In de kern bevindt zich de identiteit van de organisatie: dat wat de organisatie daadwerkelijk is, de persoonlijkheid.
• De laag daarom heen bevat: het communicatieklimaat, de sociale structuur, waarden en normen, helden, rituelen en stijl van leidinggeven.
• De buitenste laag is de laag van de tastbare en zichtbare zaken waarin de cultuur tot uiting komt: huisstijl, presentatie en representatie.

Question 9

Wat zijn waarden en normen?

Answer 9

• Waarden zijn de morele begrippen die veelal ten grondslag liggen aan de te kiezen en hanteren
• normen: gedragsregels waaraan de medewerkers zich dienen te houden.

Question 10

Noem enkele waarden binnen organisaties.

Answer 10

Kwaliteit
Innovatie
Dienstverlening
Waarde voor geld
Integriteit
Dienstverlening
Betrouwbaarheid
Maatschappelijke verantwoordelijkheidsgevoel.

Question 11

Wat is het op een bepaalde manier vieren van iemands verjaardag binnen een organisatie?

Answer 11

Een ritueel

Question 12

Hoe fungeren helden?

Answer 12

Als gedragsmodel.

Question 13

Wat is de sociale structuur van organisaties?

Answer 13

De informele structuur binnen de organisatie en is gebaseerd op hoe mensen met elkaar communiceren en kunnen communiceren.

Question 14

Omschrijf het communicatieklimaat als begrip.

Answer 14

Het algehele gevoel van de relationele atmosfeer of de sociale stemming die er heerst in een organisatie.

Question 15

Noem de dimensies van het communicatieklimaat.

Answer 15

• Autonomie (zelfstandig)
• Cohesie (saamhorigheid)
• Vertrouwen (open communicatie)
• Druk
• Ondersteuning (fouten leren)
• Waardering (erkenning)
• Eerlijkheid (rechtvaardig behandeld worden)
• Innovatie (aanmoediging verandering en creativiteit)

Question 16

Hoe ontstaat een negatief communicatieklimaat.

Answer 16

Als een leidinggevende met een werknemer praat kan dit op een aantal manieren fout gaan:

• Reacties zijn ontoegankelijk zoals het praten tegen dovemansoren of iemand krijgt geen antwoord op een memo of email
• Iemands gedachtegang wordt onderbroken waarbij de meerdere de andere niet laat uitpraten.
• Iemand krijgt niet ter zake doende reacties zodat er flink langs elkaar heen wordt gepraat.
• De ander/meerdere verandert van onderwerp zodat de eigen inbreng volledig op de achtergrond raakt.
• Iemand krijgt onpersoonlijke reacties waarbij het gesprek verzandt in algemene uitspraken.
• Reacties zijn voor meer uitleg vatbaar zodat niet duidelijk is op welke uitleg ingegaan moet worden.
• De verbale reacties en de non-verbale reacties spreken elkaar tegen.

Als de communicatie op deze manier wordt gevoerd, ontstaat er een negatief communicatieklimaat.

Question 17

Wat zijn taakgerichte aspecten van leidinggeven?

Answer 17

• Deze leiden ertoe dat de werkzaamheden die verricht moeten worden, zo goed mogelijk en op tijd worden gedaan. De manager geeft de opdrachten, controleert ze en coördineert ze.

Question 18

Wat zijn mensgerichte aspecten van leidinggeven?

Answer 18

• Zijn gericht op het onderhouden van een goede werksfeer en het motiveren van het personeel. Deze aspecten hebben dus te maken met het onderhouden van relaties met het personeel.

Question 19

Wat zijn bevelende stijl van leidinggeven?

Answer 19

• Dit is een sterk taakgericht en weinig mensgerichte stijl.

Question 20

Wat is de onderhandelende stijl van leidinggeven?

Answer 20

• Deze is sterk taak gericht en sterk mensgericht

Question 21

Wat is de ondersteunende stijl van leidinggeven?

Answer 21

• Deze is weinig taakgericht en sterk mensgericht.

Question 22

Wat is de delegerende stijl van leidinggeven?

Answer 22

• Deze is weinig taakgericht en weinig mensgericht.

Question 23

Wat is situationeel leidinggeven?

Answer 23

Als de leidinggevende zijn activiteiten afstemt op de bestaande situatie en op de behoeften en de capaciteiten van zijn medewerkers.

Question 24

Geef een beschrijving van de rolcultuur.

Answer 24

De medewerkers spelen hun rol. Eigen initiatief en doorbreken van gewoonten en afwijken van regels wordt niet gewaardeerd. Regels en procedures hebben voorrang.

Question 25

Geef een beschrijving van de taakcultuur.

Answer 25

De medewerkers maken heel veel, het liefst alles onderschikt aan het klaren van de klus. Het werk moet af, de regels komen daarna wel weer. Dergelijke bedrijven lopen het risico door inspecties op de vingers te worden getikt, omdat het met regels voor veiligheid en milieu vaak niet nauw wordt genomen.

Question 26

Geef een beschrijving van de machtscultuur.

Answer 26

De baas is de baas. Hij heeft de macht en zegt wat er moet gebeuren. Laat iedereen nu maar gewoon zijn werk doen dan zorg ik er wel voor dat we met zijn alleen de goede kant op gaan. Een kapitein per schip, de rest moet roeien.

Question 27

Geef een beschrijving van de personencultuur.

Answer 27

De personen maken het bedrijf. Dit geldt vooral in de advies en consultancywereld. Het product wordt gemaakt door individuele personen, niet door regels, niet door er met zijn allen tegen aan te gaan en iet door machtige chefs. Wanneer personen naar een concurrerend bedrijf gaan, willen klanten mee verhuizen.