DMS Flashcards
(5 cards)
DMS Definition und Zielsetzung
Definition und Zielsetzung: Das Management von Dokumenten umfasst die „Erstellung
und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von
und Suche nach Dokumenten.“ Im Sinne einer effizienten Verarbeitung ermöglichen sie die „Realisierung eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf ein Dokument“
Features zu DMS
Softwarebasierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können als
anwendungsunterstützende Programme betrachtet werden. Sie helfen, das Geschäftsprozessmanagement zu optimieren. Sie unterstützt u. a. die Verwaltung und Prüfung von Dokumenten und einen gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer auf ein Dokument.
DMS regeln ggf. die Zugriffsrechte und unterstützen damit den Datenschutz, die
Datensicherheit, die Datenintegrität
Wieso DMS?
Der Dokumentenflut in Unternehmen, ist heute manuell kaum zu begegnen. Um den
Anforderungen an die Quantität und die Qualität bei der Belegverarbeitung effizient zu
begegnen, können Anwendungssysteme, die das Dokumentenmanagement unterstützen, genutzt werden.
Gemeinsam mit Workflow-Management-Systemen, ERP-Systemen und weiteren
Anwendungen kann so ein effizientes prozessorientiertes Informationsmanagement
implementiert werden.
Gründe die für die DMS sprechen sind u. a.
- Effiziente automatisierte Ablage und Verfügbarkeit von Dokumenten/Belegen.
- Kollaborative Bearbeitung z. B. von Geschäftsvorfällen.
- Langfristige Sicherung (Archivierung) von Akten, Schriftstücken und Belegen,
- Automatisierung von Workflows.
- Sicherheit und Zugriffskontrolle.
- Berücksichtigung von gesetzlichen Verpflichtungen zur Digitalisierung und Belegablage und Dokumentation z. B. revisionssichere Ablage von Belegen (AO, GoBD, HGB, DSGVO, BDSG (neu) etc.)
Gründe DMS
Die Herausforderung an den Umgang mit Dokumenten, Belegen und Informationen in
Unternehmen ist heute größer denn je. Gleichzeitig müssen Fristen, Wiedervorlagen in
Unternehmen beachtet und Bearbeitungszeiten effizient gestaltet werden. Automatismen
im Zuge des Dokumentenmanagements sind demnach unumgänglich.
