Cours #10 Flashcards
(42 cards)
Le dossier: quels sont les documents à valeur juridique
guide
Charte des droits et libertés de la personne du Québec (art., 4, 5, 9)
Code civil (art. 37, 38, 39, 40)
- Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
Code des professions (art. 60.4, 60.5, 60.6)
Code de déontologie (art. 20, 21, 22)
- Règlements sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues
- Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession
Qu’est-ce que le psychologue/client peut faire par rapport à son dossier ?
Le psychologue doit protéger la vie privée de son client jusque dans le dossier
Le client peut consulter et faire rectifier le dossier que le psychologue détient sur lui
- Un diagnostic n’est pas un fait, c’est l’ordre d’opinion professionnelle et ne peut faire l’objet d’une demande de correction à moins que l’on convienne qu’il est basé sur renseignements inexacts, incomplets, ou équivoques
- Indiquer au dossier que la demande a été refusée et que le client a été informé des raisons de ce refus et de ses recours
Le psychologue ne peut refuser au client l’accès aux renseignements contenus dans son dossier à moins qu’il ne justifie d’un intérêt sérieux et légitime à le faire
- Divulgation entraînerait un préjudice grave pour la santé du client : refuser momentanément l’accès
- Divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à un tiers
Le psychologue ne peut pas facturer au client l’accès à son dossier
- On peut exiger du client des frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction ou de la transcription de ces documents et le coût de la transmission d’une copie de ceux-ci
Cessionnaire:
- le psy doit nommer…
Le psychologue doit nommer un gardien provisoire s’il cesse temporairement l’exercice de sa profession (aviser le secrétaire général de l’Ordre)
Il doit nommer un cessionnaire de ses dossiers, par voie testamentaire (olographe), s’il cesse définitivement d’exercer sa profession (aviser le secrétaire général de l’Ordre)
Obligations du cessionnaire
- à defaut d’avoir prévu un cessionnaire…
Être gardien des dossiers
Aviser tous les clients ayant un dossier actif ou inactif de moins de 5 ans, du fait qu’il est maintenant le gardien du dossier (lettre, annonces)
On ne cède pas la clientèle, seulement la responsabilité du dossier
Le client décide de ce qu’il veut qu’il soit fait de son dossier
À défaut d’avoir prévu un cessionnaire, l’Ordre verra à en nommer un
Nature du dossier:
- Cadre légal est venu….
- Instrument est devenu…
- combien de temps conserver le dossier
Cadre légal est venu changer la nature du dossier tenu par le psychologue
Instrument de travail considéré à l’usage exclusif du psychologue, devenu :
- Registre officiel tenu à l’intention du client, dont on est le gardien
- Outil de communication
- Témoigne de la conduite professionnelle
- Document à valeur juridique qui informe le client sur les interventions et sur sa condition
- Fait preuve prima facie de son contenu
Quel que soit le support
—–> À la condition que la conservation et la sécurité des données soient assurées
—–> Conservation un minimum de 5 ans
—–> Plus de 5 ans si le client peut revenir, si on peut prévoir des complications ou un litige, ou autres exigences particulières d’un employeur
Il faut donner au client ou à la personne concernée l’information pertinente en lien avec la demande en respectant les autres obligations éthiques
Le dossier est plutôt maintenant un registre à l’intention du client, donc il faut le rédiger en conséquence. Le dossier n’est pas un verbatim, on garde les éléments essentiels = interprétations, conclusion, actes professionnels, résumé d’une séance, etc.
Le verbatim est considéré comme une donnée brute, donc à exclure du dossier.
Plus de 5 ans, si on considère que la personne pourrait redevenir client, donc qu’un suivi po
Tenir un dossier demande de constamment considérer que le client peut le lire et qu’un tiers peut le lire : et donc…..
Il peut être préjudiciable d’y mettre trop d’informations
Il peut être préjudiciable d’omettre certaines informations
Tenue de dossier: deux sortes d’informations
Deux sortes d’informations: De nature factuelle ou en lien avec **l’exercice du jugement professionnel **
La rédaction des dossiers est un exercice professionnel qui renvoie à plusieurs obligations déontologiques et à la complexité du travail du psychologue
L’exercice du jugement professionnel y est mis à contribution à chaque étape de la constitution du dossier
Obligation à tenir un dossier pour chaque client et assurer la mise à jour et la conservation de chaque dossier
- Nouveau réglement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues
***dans le document tenue de dossiers
- Date d’ouverture, renseignements personnels et coordonnées
—-> Nom et prénom, sexe, date de naissance, titre de la fonction d’un représentant autorisé le cas échéant - Description sommaire des motifs de la consultation
- Description sommaire des services professionnels rendus et leur date
- Conclusions de l’examen psychologique ou la description du programme d’intervention et les recommandations
- Notations sur l’évolution du client à la suite des services rendus
- Tout document signé par le client autorisant la transmission de renseignements à des tiers
- Contrat de service ou la description de la nature et les modalités d’une intervention
- Signature du psychologue qui a inscrit dans un dossier des renseignements
Informations de nature contractuelle
Honoraires
Frais divers : rencontres manquées, frais administratifs
Consentement : expliquer le consentement et faire signer le formulaire après avoir eu le contentement libre et éclairé
Autorisations : communication à un tiers
Première page: doit avoir quoi
Le nom du client doit être sur chaque page, après chaque entrée de note on met la date et la signature
**Identité du client sur chaque page + dates, signature et titre
Modalités rédactionnelles
**dans guide
Abréviations et symboles reconnus
Notes manuscrites:
- À l’encre
- Laisser voir les corrections
- Ne pas faire d’ajouts entre les lignes
- Ne pas laisser d’espace vide, car trop de possibilité pour une autre personne d’intégrer du texte supplémentaire ou de modifier nos conclusions
Si on doit corriger une information, elle doit être visible. Donc on si on modifie une information il faut la barrer et mettre la correction ensuite. Le dossier doit être clair, donc utiliser des abréviations compréhensibles par tous. Ne pas écrire entre les lignes ou dans la marge, car pas clair.
Logiciels de tenue de dossier
BaseDPsy
LePsy v4
PsyClic - Le logiciel au service du psychologue
**
Le logiciel doit respecter les normes étiques et de confidentialité/sécurité.
Support informatique: garder copie de secours sur clé USB !
Échanges par courriel et texto
- préciser quoi
- recommander quoi
- comment préserver la confidentialité ?
1) Est-ce que les communications par le biais de ces modalités se feront dans l’immédiateté ?
–> Préciser les délais possibles à répondre aux courriels et aux textos
–> Recommander de communiquer avec un centre de crise ou de se rendre à l’urgence d’un centre hospitalier plutôt que de demander de l’aide au psychologue par la voie d’un courriel ou d’un texto
2) Comment préserver la confidentialité ?
- S’assurer que le courriel du client n’est pas une adresse de groupe ou utilisée par d’autres membres de la famille
- S’assurer que le répertoire téléphonique de ses clients est distinct de tous ses autres répertoires, que ceux-ci soient personnels ou professionnels
- Garder en tête qu’il est possible que ce ne soit pas le client qui utilise l’appareil intelligent ou la messagerie au moment de l’échange
**La communication par le biais de ces modalités peut être propice à une transgression des frontières professionnelles : Préserver la distance professionnelle requise
**Consentement libre et éclairé :
Les avantages et les inconvénients de l’envoi de matériel par courriel ou par texto;
La cadre dans lequel la modalité sera utilisée
XXX
Préciser avec le client si on accepte la communication par texto, car ce n’est pas pareil qu’un échange de messages avec un ami, le psychologue n’est pas disponible 24 heures sur 24. Avoir un téléphone professionnel, ne pas utiliser notre téléphone personnel à cet effet.
Conversation à avoir avec le client
Voir quel moyen de communication est plus sécuritaire, auquel personne d’autre n’aura accès.
Si urgent, donner des options pour que la personne puisse trouver l’aide nécessaire. Exemple : 911, ligne d’écoute, etc.
Toujours communiquer de manière professionnelle avec le client, même par texto
Lorsque le message concerne un point technique
le psy peut….
Verser le courriel ou le texto au dossier ?
–> Le psychologue peut juger pertinent, en raison d’impératifs cliniques, de les conserver au dossier, p.ex., pour étayer un patron d’absences
–> Sinon, il les détruit
**
Annulation
Date de rencontre
Modification à l’horaire
XX
Si échanges par courriel ou texto, etc. Il faudrait reporter les informations dans le dossier si cela est pertinent (absences répétées par exemple)
Lorsque le message concerne du matériel clinique
Ces courriels et ces textos doivent être déposés tel quels au dossier
—–> Inutile d’ajouter une note au dossier les concernant
—–> Difficulté à cause des raisons techniques à déposer les textos au dossier : Possible et acceptable de documenter le contenu de l’échange sous la forme d’un compte rendu, à la manière d’une note de conversation téléphonique
Les courriels et textos ne doivent pas rester sur les appareils intelligents du psychologue lorsque l’échange est terminé et déposé au dossier
—–> Porter une attention toute particulière à une éventuelle duplication des informations en raison de la synchronisation qui pourrait s’effectuer sur de multiples appareils électroniques, ainsi qu’aux éventuelles copies qui seraient conservées sur un nuage [cloud]
Si possible copier-coller les messages/ courriels, le faire sinon faire un compte-rendu de l’échange
Les courriels et textos doivent être supprimés de l’appareil électronique lorsque l’information a été ajoutée au dossier. Faire attention à vider la corbeille ou drive/cloud
Une bonne pratique est de mentionner au client….
Les services de messageries électroniques (par exemple Gmail, Hotmail, Yahoo) ne peuvent garantir la confidentialité des communications. Ainsi, si vous communiquez avec moi par courriel ou par texto, vous acceptez les risques de compromission de la confidentialité des informations transmises. Sachez cependant que j’utiliserai tous les moyens possibles à ma portée afin d’assurer la protection des informations que vous me transmettrez.
Données brutes et dossier du client
- on pourrait faire quoi avec les données brutes ?
Le psychologue ne remet pas à autrui, sauf à un autre psychologue, les données brutes et non interprétées reliées à une évaluation ou inhérentes à une consultation psychologique… détruire les données brutes?
**Voir notes qceque ça comprend données brutes
Nos notes, hypothèses et questionnements sont considérées comme des données brutes et ne sont donc pas inclues dans le dossier
On détruit les données brutes peuvent être détruites si l’interprétation est claire et qu’on en n’a plus besoin on peut les détruire. Mais on peut utiliser notre jugement clinique, si cela peut être nécessaire, on pourrait les garder (contexte par exemple de litige avec le client, dans lequel on pourrait recevoir une plainte).
Données interprétées
Une donnée brute accompagnée de son interprétation n’est plus une donnée brute
—> Un QI accompagné d’une analyse permettant de l’interpréter justement n’est plus une donnée brute
Un verbatim doit être mis en contexte
*VOIR NOTES POUR DONNÉES INTERPRÉTÉES
Débat quant au fait d’inclure les scores ou non. Mais si on met une interprétation avec les données brutes (ex : score) entre parenthèses, cela n’est plus considérée comme une donnée brute, donc on peut l’inclure.
Pareillement, on peut inclure un peu de verbatim si cela est mit en contexte et la raison pour laquelle on utilise les mots du client
Il est interdit d’avoir un 2e dossier avec tous les verbatim et données brutes, donc au pire on les met dans un fichier séparé mais qui est associé au dossier et qu’on peut retirer (par exemple dans une enveloppe)
Les notes manuscrites prises pendant une rencontre devraient être détruites par la suite (notes du style réflexion, mots-clés utilisés par le client, etc.), ce sont des données brutes aussi
Les préjudices
- informations qui…
- rédiger en fonction de quoi ?
- et quoi éviter ?
Informations non vérifiées peuvent être mal interprétées
Lecteur – client
Lecteur – tiers (éviter généralisations)
Rédiger en fonction du destinataire
Protocoles de test
Ne vont pas au dossier
Indiquer où ils se trouvent
Notes d’évolution
L’expression formelle du travail du professionnel
Résumé des thèmes abordés
Résumé des interventions
Évolution
—> Interprétations validées et accessibles
—> Données théoriques accessibles
Les premières notes d’évolution rendent compte de notre évaluation de la demande
On fait une note d’évolution même quand on fait une évaluation proprement dite suivie d’un rapport
Informations provenant d’un tiers
- Code de deonto nous empeche quoi ?
- mais si situation de danger
Le Code de déontologie nous empêche de mettre quelqu’un en danger en divulguant des informations d’un tiers à un client
Situation de danger?
—-> Si non, demander autorisation à divulguer avant la communication et expliquer le risque d’impasse et de préjudice pour le client.
Informations non sollicitées vs informations sollicitées
- Mm quand non sollicité, il faut quoi ?
- Quoi faire quand on recoit info ?
- Qd sollicités, il faut s’assurer d’avoir quels consentements ?
1) Même non sollicitée, doit apparaître au dossier
—> LSSSS: Feuille séparée, couleur différente: on ne peut divulguer l’existence de cette information et sa tenure sans l’autorisation du tiers (sauf si il y a danger pour la vie du client)
—> Privé: Si la divulgation de l’information confiée par le tiers peut lui nuire sérieusement: on doit avoir son autorisation (sauf s’il y a danger pour la vie du client)
2) Sollicitées, nécessaires à la réalisation du mandat
—> Consentement du client à communiquer avec des tiers pour informations complémentaires
—> Consentement des tiers qui ont droit à la confidentialité
Tiers fournisseurs de service
Rapport d’un autre professionnel au dossier
Autorisation déjà donnée
Client y a accès
Autorisation à transmettre à un nouveau tiers donné par le client
Psychologue fait part de ses réserves compte tenu qu’il ne peut juger de la préjudiciabilité puisqu’il n’est pas l’auteur de ce rapport
