DOCUMENTAZIONE

Question 1

Che differenza c�� tra atto amministrativo e documento amministrativo?

Answer 1

L�atto amministrativo � un atto giuridico prodotto da un�autorit� pubblica nell�esercizio di funzioni pubbliche, mentre il documento � il supporto materiale (cartaceo o digitale) che rende percepibile l�atto, costituendone prova e forma esterna.

Question 2

Che funzione svolge il documento amministrativo?

Answer 2

Il documento incorpora un dato o un’informazione e permette di rendere percepibile e verificabile l�esistenza di un atto, sia per fini sostanziali (ad substantiam) che probatori (ad probationem).

Question 3

Che cos�� la documentazione amministrativa?

Answer 3

� l�attivit� con cui una pubblica amministrazione rappresenta formalmente fatti o informazioni tramite documenti. Quando � svolta in sede pubblica, richiede un apposito procedimento amministrativo.

Question 4

In quali forme pu� essere redatto un documento amministrativo?

Answer 4

Pu� essere in forma cartacea o digitale. Oggi prevale la forma informatica, che permette maggiore tracciabilit� e accessibilit� nel contesto digitale.

Question 5

Quali sono le principali normative di riferimento per la documentazione amministrativa?

Answer 5

1) L. 241/1990 sul procedimento amministrativo, 2) D.P.R. 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa), 3) D.Lgs. 82/2005 (Codice dell�amministrazione digitale).

Question 6

Come definisce il documento amministrativo l�art. 22 della L. 241/1990?

Answer 6

� qualsiasi rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di altra specie di atti, anche interni o non legati a uno specifico procedimento, detenuti da una P.A. e relativi ad attivit� di pubblico interesse.

Question 7

Come definisce il documento amministrativo il D.P.R. 445/2000?

Answer 7

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti delle pubbliche amministrazioni, anche interni o utilizzati a fini dell�attivit� amministrativa.

Question 8

Qual � la definizione di documento informatico nel Codice dell�Amministrazione Digitale?

Answer 8

� un documento elettronico che rappresenta atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; pu� essere anche in forma analogica, se rappresentato su supporto non informatico.

Question 9

Qual � la finalit� del D.P.R. 445/2000?

Answer 9

Riordinare e semplificare le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, unificando in un unico testo le norme precedenti per favorire trasparenza, efficienza e legalit�.

Question 10

Perch� � stato necessario adottare un Testo Unico sulla documentazione amministrativa?

Answer 10

Perch� le norme erano frammentate e disorganiche: il D.P.R. 445/2000 ha razionalizzato la materia, semplificando i rapporti tra cittadini e amministrazioni e introducendo regole certe sull�autocertificazione, autenticazione e validit� dei documenti.

Question 11

Che tipo di fonti contiene il D.P.R. 445/2000?

Answer 11

Comprende norme di rango primario (derivanti dalla legge) e disposizioni regolamentari, ma costituisce formalmente un regolamento emanato su delega legislativa (art. 17 L. 127/1997).

Question 12

Qual � la struttura del D.P.R. 445/2000?

Answer 12

Si compone di 4 Capi e un Allegato tecnico, disciplinando in modo organico: 1) documenti amministrativi, 2) autocertificazione, 3) autenticazione di firme, 4) gestione documentale e archiviazione.

Question 13

Come si coordina il D.P.R. 445/2000 con il Codice dell�amministrazione digitale?

Answer 13

Il D.P.R. 445/2000 regola i contenuti della documentazione, mentre il D.Lgs. 82/2005 (CAD) disciplina il formato digitale, la firma elettronica, la conservazione informatica e le modalit� di interoperabilit� tra PA.

Question 14

Qual � l�ambito soggettivo di applicazione del D.P.R. 445/2000?

Answer 14

Si applica a tutte le pubbliche amministrazioni, ai gestori di pubblici servizi e ai privati nei rapporti con la P.A., per quanto riguarda la presentazione, formazione, conservazione e gestione dei documenti.

Question 15

Il D.P.R. 445/2000 disciplina anche la responsabilit� in caso di dichiarazioni false?

Answer 15

S�. Prevede sanzioni penali (art. 76) per chi rilascia dichiarazioni mendaci o utilizza atti falsi, e responsabilit� amministrativa e disciplinare per i funzionari che accettano documentazione non conforme.

Question 16

Che cosa sono le dichiarazioni sostitutive di certificazione?

Answer 16

Sono dichiarazioni rese in luogo dei certificati ufficiali, ai sensi dell�art. 46 del D.P.R. 445/2000, che consentono ai cittadini di attestare stati, fatti e qualit� personali direttamente, senza produrre certificati.

Question 17

Quali dati possono essere autocertificati con dichiarazioni sostitutive?

Answer 17

Stati civili, cittadinanza, nascita, residenza, titolo di studio, posizione militare, situazione reddituale, composizione del nucleo familiare, iscrizione ad albi e ruoli, e molti altri previsti tassativamente dall�art. 46.

Question 18

Chi pu� rendere dichiarazioni sostitutive di certificazione?

Answer 18

Tutti i cittadini italiani, dell�Unione europea e anche gli extracomunitari in regola con il soggiorno, ma solo limitatamente a fatti e stati certificabili da autorit� italiane (art. 3 D.P.R. 445/2000).

Question 19

Le amministrazioni possono richiedere certificati invece dell�autocertificazione?

Answer 19

No. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono obbligati ad accettare le dichiarazioni sostitutive e non possono richiedere certificati, salvo casi espressamente previsti dalla legge (art. 18).

Question 20

Che cos�� la dichiarazione sostitutiva di atto di notoriet�?

Answer 20

� una dichiarazione resa per attestare stati, fatti o qualit� personali non autocertificabili con l�art. 46, ma conosciuti direttamente dal dichiarante, ai sensi dell�art. 47 del D.P.R. 445/2000.

Question 21

Qual � la differenza tra certificazione e atto di notoriet�?

Answer 21

La dichiarazione sostitutiva di certificazione riguarda dati gi� in possesso della P.A.; l�atto di notoriet� riguarda fatti conosciuti direttamente dal dichiarante ma non certificabili da pubblici registri.

Question 22

Come si sottoscrivono le dichiarazioni sostitutive?

Answer 22

Possono essere firmate in presenza del dipendente addetto o inviate con copia del documento d�identit�; se digitali, devono essere firmate con firma elettronica qualificata o digitale (art. 38).

Question 23

Che responsabilit� derivano da dichiarazioni false?

Answer 23

Il dichiarante � punito con le pene previste dal codice penale e dalle leggi speciali in materia (art. 76 D.P.R. 445/2000), oltre alla decadenza dai benefici eventualmente ottenuti.

Question 24

Come devono essere presentate le dichiarazioni sostitutive?

Answer 24

Possono essere presentate in forma cartacea con firma autografa in presenza del dipendente incaricato, oppure inviate via fax, posta o PEC con allegata copia del documento d�identit�; se digitali, devono avere firma elettronica qualificata o digitale (art. 38 D.P.R. 445/2000).

Question 25

Cosa accade se la dichiarazione � inviata senza documento d�identit�?

Answer 25

La dichiarazione � irricevibile se non sottoscritta in presenza dell�addetto o priva di copia del documento d�identit�, salvo che non sia firmata digitalmente.

Question 26

Le dichiarazioni sostitutive hanno lo stesso valore dei certificati?

Answer 26

S�. Hanno il medesimo valore dei certificati originali per tutti gli usi consentiti dalla legge, nei rapporti con le pubbliche amministrazioni e i gestori di pubblici servizi (art. 46, comma 1).

Question 27

Chi pu� effettuare i controlli sulle dichiarazioni sostitutive?

Answer 27

Le amministrazioni che ricevono la dichiarazione, le amministrazioni certificanti o qualsiasi amministrazione pubblica nell�ambito dei controlli interni o su richiesta di altre P.A. (art. 71 D.P.R. 445/2000).

Question 28

In cosa consistono i controlli sulle dichiarazioni?

Answer 28

Nel confronto tra quanto dichiarato e i dati risultanti da registri, archivi pubblici o documenti disponibili presso altre amministrazioni. Possono essere a campione o sistematici.

Question 29

Le amministrazioni possono richiedere direttamente i certificati alle altre P.A.?

Answer 29

S�. In base al principio della decertificazione (art. 43 D.P.R. 445/2000), le amministrazioni devono acquisire d�ufficio le informazioni necessarie, evitando di gravare i cittadini con richieste di certificati.

Question 30

Quali sono le conseguenze delle dichiarazioni false?

Answer 30

La decadenza dai benefici ottenuti (art. 75), la nullit� degli atti adottati sulla base di dichiarazioni mendaci e la responsabilit� penale ai sensi dell�art. 76 D.P.R. 445/2000.

Question 31

Esistono sanzioni per i dipendenti pubblici che non accettano le autocertificazioni?

Answer 31

S�. Il rifiuto illegittimo di accettare una dichiarazione sostitutiva pu� costituire illecito disciplinare e danno erariale per violazione dei principi di efficienza amministrativa.

Question 32

Che cos�� l�autenticazione di firma?

Answer 32

� l�attestazione ufficiale, da parte di un pubblico ufficiale autorizzato, che la firma � stata apposta in sua presenza da una persona identificata, ai sensi dell�art. 21 del D.P.R. 445/2000.

Question 33

In quali casi � richiesta l�autenticazione della firma?

Answer 33

Quando � espressamente prevista dalla legge o per atti da presentare a soggetti privati, che non sono obbligati ad accettare dichiarazioni sostitutive.

Question 34

Chi pu� autenticare una firma?

Answer 34

Un pubblico ufficiale autorizzato per legge: ad esempio funzionari comunali, notai, segretari comunali o altri soggetti abilitati, nei limiti delle rispettive competenze.

Question 35

Che cos�� l�autenticazione di copia conforme?

Answer 35

� l�attestazione ufficiale che una copia di un documento � conforme all�originale. Pu� riguardare documenti cartacei o digitali (art. 18 D.P.R. 445/2000).

Question 36

Chi pu� autenticare una copia conforme?

Answer 36

Il pubblico ufficiale che ha emesso l�atto o presso il quale � depositato, oppure qualsiasi altro funzionario incaricato da una P.A. dotato di idonei poteri.

Question 37

Quando non � necessaria l�autenticazione di copia?

Answer 37

Quando la copia � accompagnata da una dichiarazione sostitutiva dell�atto di notoriet�, ai sensi dell�art. 19 del D.P.R. 445/2000, sottoscritta con allegata copia del documento d�identit�.

Question 38

Che cos�� la legalizzazione?

Answer 38

� l�attestazione ufficiale che la firma apposta su un documento da parte di un pubblico ufficiale italiano � autentica, ai fini della validit� all�estero, secondo quanto previsto dalle convenzioni internazionali.

Question 39

Chi effettua la legalizzazione?

Answer 39

Le Prefetture o gli uffici consolari italiani competenti, salvo il ricorso all�apostille per i Paesi aderenti alla Convenzione dell�Aja del 1961.

Question 40

Le amministrazioni possono rifiutare copie autenticate o dichiarazioni sostitutive?

Answer 40

No. Le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad accettare tali documenti, salvo casi di espressa esclusione previsti dalla legge.

Question 41

Che cosa si intende per formazione del documento amministrativo?

Answer 41

� il processo mediante il quale la P.A. redige e perfeziona un documento, cartaceo o digitale, rendendolo idoneo a rappresentare in modo formale un atto amministrativo o una determinazione rilevante.

Question 42

Che cos�� la protocollazione?

Answer 42

� l�attivit� con cui un documento ricevuto o spedito dalla P.A. viene registrato in modo cronologico, attribuendogli un numero identificativo, una data e altre informazioni essenziali per garantirne tracciabilit� e autenticit�.

Question 43

Qual � la funzione del protocollo informatico?

Answer 43

Assicura la registrazione, conservazione e accesso ai documenti digitali, sostituendo il protocollo cartaceo con sistemi informatici conformi al Codice dell�Amministrazione Digitale (CAD) e al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Question 44

Che cosa si intende per fascicolazione?

Answer 44

� l�operazione mediante cui i documenti relativi a uno stesso procedimento vengono raccolti, ordinati e conservati in un fascicolo, fisico o digitale, per consentire una gestione coerente e trasparente dell�attivit� amministrativa.

Question 45

Che cos�� la gestione documentale?

Answer 45

L�insieme delle attivit�, regole e strumenti adottati dalla P.A. per formare, registrare, classificare, conservare e rendere accessibili i documenti, in coerenza con il piano di classificazione e il manuale di gestione documentale.

Question 46

Che cos�� l�archiviazione?

Answer 46

� la fase della gestione documentale che prevede la conservazione ordinata dei documenti in corso di validit� o consultazione, secondo criteri di reperibilit�, sicurezza e tutela dell�integrit�.

Question 47

Che cos�� la conservazione a norma?

Answer 47

� il processo regolato da norme tecniche che garantisce la validit� legale, l�integrit� e la reperibilit� dei documenti informatici nel tempo, secondo quanto stabilito dal CAD e dalle Linee guida AgID.

Question 48

Chi � il responsabile della conservazione dei documenti digitali?

Answer 48

� la figura prevista dal CAD che assicura il corretto svolgimento del processo di conservazione, definisce le politiche di sicurezza e garantisce la conformit� ai requisiti normativi e tecnici.

Question 49

Quanto tempo devono essere conservati i documenti amministrativi?

Answer 49

Dipende dalla tipologia: i documenti devono essere conservati per il tempo necessario alla loro funzione amministrativa e, se rilevanti per la memoria storica, sono trasferiti all�archivio storico secondo il D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali).