ET1 Flashcards
O que é a análise SWOT?
A Análise SWOT é uma ferramenta utilizada na etapa do diagnóstico organizacional.
Ela é utilizada para buscar entender a “posição atual” da organização. Consiste, basicamente, na análise do ambiente interno (forças e fraquezas) e do ambiente externo (ameaças e oportunidades).
O acrostico “SWOT” deriva das seguintes palavras em inglês:
• Strengths (Forças),
• Weakness (Fraquezas),
• Opportunities (Oportunidades) e
• Threats (Ameaças).
Em português, também é conhecida como matriz “FOFA”.
Dentro da análise SWOT, o que são as forças e fraquezas?
As forças e as fraquezas são elementos controláveis, ou seja, podem ser controlados pela organização.
Forças: são os pontos fortes, que colocam a organização em uma posição favorável (vantagem competitiva). São os “diferenciais” da organização em relação a seus concorrentes. Como exemplo de forças podem-se citar: boa quantidade de ativos (imóveis, equipamentos, etc.), qualificação dos recursos humanos, localização privilegiada, patentes, etc.
Fraquezas: são os pontos fracos da organização, que a colocam em uma posição desfavorável (desvantagem em relação à concorrência). Podemos citar como exemplos de fraquezas: ausência de tecnologia adequada, pouca quantidade de ativos, mão de obra pouco qualificada, mau posicionamento no mercado, má imagem no mercado, etc.
Dentro da análise SWOT, o que são as oportunidades e ameaças?
Tratam-se de elementos não controláveis, ou seja, que não podem ser controlados pela organização.
Oportunidades: São elementos externos que influenciam positivamente a organização. Se houver interesse e condições, a organização deve buscar identificar e prever esses elementos (acontecimentos) no intuito de aproveitá-los da melhor maneira possível. São exemplos de oportunidades: alteração favorável na carga tributária, crescimento do país, mudança na política econômica do governo, falência de um concorrente, novos clientes, poucos concorrentes, etc.
Ameaças (desafios): São elementos externos que influenciam negativamente a organização. Podem prejudicar sobremaneira os resultados organizacionais. Contudo, se forem identificadas em tempo hábil, essas consequências negativas poderão ser mitigadas ou até mesmo anuladas. Como exemplo de ameaças pode-se citar: um grande concorrente entrando no mercado, escassez de matéria prima e de mão de obra, nova legislação restritiva, etc.
A partir do cruzamento das variáveis internas e externas (SWOT) que foram identificadas, surgem algumas
situações que fazem com que a organização se veja diante de algum cenários. O que é alavancagem?
FORÇAS + OPORTUNIDADES.
A organização deve buscar potencializar ainda mais as suas forças, para aproveitar da melhor maneira possível as oportunidades.
Por exemplo: Imagine que um grande concorrente faliu. Portanto, a organização poderá aproveitar um maior número de clientes (que antes compravam os produtos da concorrência). Então, a organização pode utilizar suas reservas financeiras (forças) para contratar mais profissionais e comprar mais matéria-prima (mais forças), no intuito de alavancar a produção e aproveitar esse crescimento do número de clientes (oportunidades).
A partir do cruzamento das variáveis internas e externas (SWOT) que foram identificadas, surgem algumas
situações que fazem com que a organização se veja diante de algum cenários. O que é limitações?
FRAQUEZAS + OPORTUNIDADES.
A organização está diante de oportunidades ambientais que podem ser aproveitadas. Contudo, as suas fraquezas a impedem (ou limitam) de aproveitar essas oportunidades.
Por exemplo: Utilizemos o exemplo anterior. Mas, desta vez, imagine que a organização não possui reservas financeiras (fraquezas) para contratar mais profissionais e comprar mais matéria-prima para aumentar a produção. Portanto, não conseguirá atender todos esses novos clientes (oportunidades).
A partir do cruzamento das variáveis internas e externas (SWOT) que foram identificadas, surgem algumas
situações que fazem com que a organização se veja diante de algum cenários. O que são vulnerabilidade?
FORÇAS + AMEAÇAS.
As ameaças externas deixam a organização vulnerável. Contudo, a organização pode utilizar suas forças internas para mitigar (ou eliminar) essas ameaças.
Por exemplo: Pense que o concorrente adquiriu uma nova tecnologia que produz maior quantidade, em menor tempo e com um menor custo (ameaças). A organização pode, então, utilizar suas reservas financeiras (forças) para buscar uma tecnologia semelhante, que também reduza seus custos de produção e aumente a produtividade.
A partir do cruzamento das variáveis internas e externas (SWOT) que foram identificadas, surgem algumas
situações que fazem com que a organização se veja diante de algum cenários. O que são problemas?
FRAQUEZAS + AMEAÇAS.
Surgem ameaças externas e a organização não possui meios para mitigar ou eliminar o resultado provocado por essas ameaças. Portanto, isso é um grande problema!
Por exemplo: Pense no exemplo anterior. Contudo, desta vez, a organização não possui reservas financeiras (fraquezas) para adquirir uma nova tecnologia. Portanto, o seu concorrente irá produzir mais, em menor tempo e com menores custos (ameaças). A chance do concorrente dominar o mercado será muito grande. Isso é um problema para a organização.
A organização pode diminuir ou eliminar diretamente as ameaças?
A organização jamais poderá diminuir ou eliminar diretamente as ameaças (trata-se de um elemento externo, não controlável).
O que a organização pode tentar é mitigar ou eliminar os resultados (os impactos) provocados por essas ameaças.
A mesma coisa acontece com as oportunidades, que também são elementos externos (não controláveis).
A combinação dos fatores internos e externos indica o cenário que a organização se encontra (alavancagem, vulnerabilidade, limitações ou problemas).
Diante disso, de acordo com cada um desses cenários, faz-se necessário que a organização adote alguma das estratégias. O que é o desenvolvimento?
**Desenvolvimento = Forças + Oportunidades. **
É a estratégia adotada pela organização quando ela se vê diante de forças internas e oportunidades externas (cenário de Alavancagem).
Nessa hora, pode ocorrer o desenvolvimento de mercado, desenvolvimento de novos produtos, desenvolvimento das capacidades organizacionais, etc.
A combinação dos fatores internos e externos indica o cenário que a organização se encontra (alavancagem, vulnerabilidade, limitações ou problemas).
Diante disso, de acordo com cada um desses cenários, faz-se necessário que a organização adote alguma das estratégias. O que é o crescimento?
Crescimento = Fraquezas + Oportunidades.
Trata-se da estratégia utilizada pela organização quando há oportunidades no ambiente, mas a organização possui pontos fracos. Ou seja, a organização não possui meios suficientes para aproveitar essas oportunidades (cenário de Limitações).
A combinação dos fatores internos e externos indica o cenário que a organização se encontra (alavancagem, vulnerabilidade, limitações ou problemas).
Diante disso, de acordo com cada um desses cenários, faz-se necessário que a organização adote alguma das estratégias. O que é a manutenção?
Manutenção = Forças + Ameaças.
É uma estratégia organizacional adotada quando há ameaças no ambiente, mas a organização possui pontos fortes para combatê-las (cenário de Vulnerabilidade). A organização busca se defender dessas ameaças.
A combinação dos fatores internos e externos indica o cenário que a organização se encontra (alavancagem, vulnerabilidade, limitações ou problemas).
Diante disso, de acordo com cada um desses cenários, faz-se necessário que a organização adote alguma das estratégias. O que é a sobrevivência?
Sobrevivência = Fraquezas + Ameaças.
Trata-se da estratégia utilizada quando surgem ameaças externas e a organização possui pontos fracos, ou seja, não possui meios para mitigar ou eliminar o resultado dessas ameaças (cenário de Problemas). A organização busca, literalmente, “sobreviver”. (risos)
A organização pode adotar algumas estratégias nessa situação, tais como: redução de custos, de investimentos e, se nada disso funcionar, poderá adotar a estratégia de liquidação do negócio.
Djalma Oliveira propõe que existem três estratégias de manutenção. Quais são?
Estratégia de estabilidade: Busca a manutenção de um estado de equilíbrio.
Estratégia de nicho: A organização busca focar em um único segmento, produto ou mercado em que atua, para dominar esse segmento e preservar suas vantagens competitivas.
Estratégia de especialização: A organização busca conquistar ou manter a liderança no mercado mediante a concentração dos esforços de expansão em uma única (ou em poucas) atividade.
O que é a matriz BCG?
Também chamada de Matriz de Crescimento e Participação, foi desenvolvida pelos consultores da empresa de consultoria americana Boston Consulting Group.
Essa ferramenta classifica os produtos de uma organização de acordo com o “crescimento do mercado“ e “participação do produto nesse mercado”. O objetivo é definir e focar a prioridade dos investimentos (alocar os recursos disponíveis da melhor maneira possível).
Em outras palavras, a Matriz BCG tem por objetivo identificar quais produtos tem um maior potencial de gerar lucros, e quais devem ser descartados (para evitar prejuízos).
Quais são as cinco forças de Porter?
O Modelo de Porter é uma técnica que facilita estabelecer o direcionamento estratégico e competitivo das organizações.
Para isso, Porter identificou 05 forças competitivas (Cinco forças de Porter):
Ameaça de Novos Entrantes;
Ameaça de Produtos Substitutos;
Poder de Barganha dos Fornecedores;
Poder de Barganha dos Clientes;
Rivalidade entre Concorrentes (concorrência no setor).
Porter criou outro conceito bastante importante: a cadeia de valor. O que significa?
Cadeia de valor pode ser conceituada como as atividades físicas e tecnológicas que a empresa desempenha para a criação de um produto final para seus clientes. Em outras palavras, é um conjunto de atividades que a empresa realiza para elaborar, produzir e comercializar os seus produtos e serviços. Ou seja, ela demonstra todas as etapas, desde a entrada da matéria-prima e sua transformação em produto, até a chegada deste produto ao cliente final.
O que é a Ferramenta 5W2H?
A ferramenta 5W2H tem por objetivo facilitar o planejamento das atividades. Trata-se, basicamente, de um “check-list” que auxilia o gestor a traçar os planos de ação para que os objetivos sejam alcançados. Ao elaborar um plano de ação utilizando-se da ferramenta 5W2H, deve-se responder a 07 perguntas: (5W2H deriva das inicias das seguintes palavras em inglês: What, Why, Who, Where, When, How, How much).
O que é a Balanced Scorecard - BSC?
Trata-se de um sistema balanceado de monitoramento de resultados que tem por objetivo a implementação e o acompanhamento da estratégia organizacional, por meio do estabelecimento de indicadores, objetivos e metas. O objetivo do BSC é justamente retirar o caráter subjetivo (qualitativo) da estratégia, e transformá-la em algo mais objetivo (quantitativo).
Portanto, o BSC consiste em uma ferramenta que traduz e “desdobra” a missão, visão e os planos estratégicos em objetivos, desafios e metas, através da criação de indicadores que possam acompanhar, monitorar e medir o andamento dos objetivos, bem como acompanhar e aferir o atingimento dos resultados.
Kaplan e Norton desenvolveram uma ferramenta que leva em consideração medidas financeiras (indicadores financeiros) e medidas não financeiras (indicadores estratégicos). O BSC considera que as medidas (indicadores) podem ocorrem sob quatro perspectivas. Quais são?
Perspectiva Financeira, Perspectiva do Cliente, Perspectiva dos Processos Internos, Perspectiva do Aprendizado e Crescimento.
Para cada uma dessas perspectivas são desenvolvidos indicadores.
O BSC é composto por cinco elementos principais. Quais são?
- Mapa estratégico: Descreve a estratégia da organização através de objetivos interrelacionados e distribuídos nas quatro perspectivas (Financeira, Cliente, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento).
- Objetivos estratégicos: Indicam o resultado final que a organização pretende alcançar. É o estado futuro desejado. São os fins que a organização pretender alcançar, e para os quais direcionará todos os seus esforços e recursos. É orientado para o longo prazo.
- Indicadores: Trata-se da maneira pela qual serão acompanhadas e medidas as ações para que os objetivos sejam alcançados e obtenha-se êxito na estratégia organizacional.
- Metas: São “etapas” que devem ser realizadas para o alcance dos objetivos. Representam os níveis de desempenho ou taxas de melhoria que são requeridos para que o objetivo estratégico seja alcançado.
- Plano de ação (iniciativa): Descrevem o conjunto de ações que devem ser realizadas para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
O que é programa e o que é projeto?
Um PROJETO é um esforço temporário que é realizado para criar um produto, serviço ou resultado único. Por exemplo, um projeto para construir uma nova escola pode envolver a contratação de arquitetos, a compra de materiais e a construção da estrutura.
Um PROGRAMA é um conjunto de projetos relacionados que trabalham juntos para alcançar um objetivo comum. Por exemplo, um programa de reforma educacional pode incluir projetos para desenvolver novos currículos, construir novas escolas e treinar novos professores.
A principal diferença entre programas e projetos é o tamanho e a complexidade.
Os programas são geralmente maiores e mais complexos do que os projetos. Eles também podem envolver mais pessoas e recursos.
No cilco PDCA, o quadrante P pode ser subdividido em três setores, quais são?
- Estudar o projeto - envolve a análise dos projetos, visita técnica ao local da obra, identificação e avaliação de interferências etc.
- Definir metodologia - envolve a definição dos processos construtivos, o plano de ataque da obra, a seqüência das atividades, a logística de materiais e equipamentos, a consulta a documentos de obras similares etc.
- Gerar o cronograma e as programações - consiste em coordenar as informações de modo que a obra tenha um cronograma racional e factível. Essa etapa leva em consideração os quantitativos, as produtividades adotadas no orçamento, a quantidade disponível de mão de obra, a influência da pluviosidade local etc.
O que é cronograma?
Cronograma é uma representação gráfica do tempo investido em determinada tarefa. É uma ferramenta de gestão que utiliza o conceito de organizar atividades.
Na elaboração do cronograma deve ser considerado o detalhamento de atividades e prazos para execução para que se torne efetivo.
O cronograma contém todas as tarefas e marcos principais necessários para completar o projeto. Ele lhe diz se você está no caminho certo, então deve ser visível, constantemente atualizado e aberto a todos os membros da equipe.
O que é fluxograma?
Fluxograma é um método gráfico que facilita a análise de dados.
Representa por meio de símbolos convencionais, de forma dinâmica, o fluxo ou sequência normal de trabalho. O fluxograma mostra como se faz o trabalho e analisa problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma gestão racional.
O que é o planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é genérico, isto é, abrange a organização como um todo, não abordando, portanto, detalhes específicos de cada departamento ou divisão. É dirigido para o longo prazo, procura estabelecer um SENSO DE DIREÇÃO para os caminhos alternativos futuros que a organização poderá seguir.
O planejamento estratégico é, portanto, posterior processo dinâmico, sistêmico, coletivo, participativo, argumentativo (retórico) e contínuo, para determinação dos objetivos, estratégias e ações da organização. Esse processo está embasado essencialmente nos problemas ou desafios da organização.
No ciclo PDCA, o que é a fase checar?
A função CHECAR é responsável pela mensuração e pelo monitoramento do desempenho dos processos de negócio e do funcionamento da organização como um todo. A empresa deve analisar constantemente o andamento dos processos e seus resultados com o propósito de comparar se o que foi de fato obtido equivale ao que foi previamente planejado.
No ciclo PDCA, o que é a fase “do”?
A etapa DO (Fazer) é a etapa destinada à implementação do plano, ou seja, fazer o plano acontecer.
Nesta etapa as ações administrativas são divididas em treinar, executar e coletar dados do processo. ESTA FASE É CARACTERIZADA COMO A REALIZAÇÃO DO “ATO”.
Este é o momento em que a instrução é efetivamente testada, seguindo as metas elaboradas no primeiro passo.
Nesta etapa, a primeira medida é treinar os agentes do processo e tomar as providências necessárias conforme seu plano.
Assim, nesta etapa executa-se as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento e coletar dados que serão utilizados na próxima etapa de verificação do processo. Na etapa de execução são essenciais a educação e o treinamento no trabalho.
No ciclo PDCA, o que é a fase “act - agir”?
A etapa AGIR pode ser caracterizada como uma etapa de ajuste para a promoção da melhoria contínua e deve ser acionada no momento em que for percebida a oportunidade de melhoria ou correção. Nesta etapa, são adotadas as medidas corretivas e/ou preventivas com base no que foi registrado na fase Check. Nesse caso, deve ser feita uma análise de causa do problema, para cuja tarefa se pode adotar.
No ciclo PDCA, o que é a fase “plan - planejar ”?
A etapa planejar é responsável por determinar as metas e objetivos da organização. Mais do que isso, a organização deve desenvolver os planos necessários para alcançá-los, especificando as atividades e os métodos a serem seguidos por todos. Assim, é um processo no qual os gestores devem despender o maior tempo possível, pois ótimos planejamentos resultam em excelentes resultados. Nesta etapa, são estabelecidas as diretrizes, ou seja, as metas a serem atingidas e os caminhos que devem ser seguidos para se respeitar a política da organização e atender as exigências dos clientes.
O que são valores?
Os valores são o conjunto dos princípios básicos e das crenças que norteiam o comportamento da organização. São a base para a tomada de decisão. Eles indicam como os membros da organização devem se comportar.
O que é a missão da organização?
Missão é a “razão de ser” (ou “razão de existir”) da organização, em outras palavras, é o motivo pelo qual a organização foi criada. Ela representa a identidade da organização. A missão deve indicar com clareza o “por que” a organização existe. É atemporal (permanente). É a missão que indica quais benefícios a organização trará para a sociedade, ou seja, os impactos que a organização causará na sociedade. Ela indica qual o papel da organização na sociedade e como a organização pretende atuar em seu dia a dia.
Existem várias metodologias diferentes para avaliação de desempenho. Quais são as metodologias mais comuns?
1. Avaliação por objetivos: Essa metodologia se concentra no desempenho dos funcionários em relação a objetivos específicos. Os objetivos são definidos de forma clara e mensurável, e o desempenho dos funcionários é avaliado em relação a esses objetivos.
2. Avaliação por competência: Essa metodologia se concentra no desenvolvimento das competências dos funcionários. As competências são habilidades e conhecimentos essenciais para o desempenho do trabalho. O desempenho dos funcionários é avaliado em relação às competências que eles devem possuir.
3. Avaliação por 360 graus: Essa metodologia envolve a coleta de feedback de várias fontes, incluindo supervisores, colegas de trabalho, clientes e subordinados. O feedback é usado para avaliar o desempenho dos funcionários em uma variedade de áreas.
Qual a diferença de processos e projetos?
Processo é um conjunto de atividades
inter-relacionadas, sequencialmente e logicamente estruturadas e encadeadas, por meio das quais as entradas/inputs (insumos) são transformadas (processamento) em saídas/outputs (produtos / serviços).
Diferentemente dos projetos, os processos são perenes (constantes/permanentes). Processos são um conjunto de atividades rotineiras. Os processos possuem um ciclo de vida contínuo.
Projeto é um esforço temporário (conjunto de atividades que ocorrem apenas uma vez), empreendido com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado “unitário/único” (“novo/exclusivo”). O projeto tem datas de início e fim previamente definidas, bem como resultados previamente determinados.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos (ou gerenciamento de projetos) é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de cumprir os seus requisitos”. De acordo com o Guia, o gerenciamento de projetos “permite que as organizações executem projetos de forma eficaz e eficiente.
