Udbudsprocedurer

Question 1

Hvad er en udbudsprocedure?

Answer 1

Det er processen for gennemførelse af en offentlig kontrakt

Question 2

Hvilke udbudsprocedurer kan anvendes?

Answer 2

Det følger af § 55 at udbud skal gennemføres efter en af følgende procedurer:

almindelige procedurer:
Offentlige udbud §§ 56-57
Begrænset udbud §§ 58-60
Projektkonkurrencer §§ 84-92

Særlige procedure (kræver særlige omstændigheder)
Udbud med forhandling §§ 61-66
Konkurrencepræget dialog §§ 67-72
Innovationspartnerskab §§ 73-79
Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse §§ 80-83

Question 3

Hvad karakteriserer et offentligt udbud?

Answer 3

Reguleres i §§ 56 og 57, hvorefter enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud som svar på udbudsbekendtgørelsen og derfor ikke nødvendigt at være blevet vurderet kvalificeret eller prækvalificeret

Question 4

Hvad karakteriserer et begrænset udbud?

Answer 4

Reguleres i §§ 58-60 hvorefter enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage som svar på udbudsbekendtgørelse

Question 5

Hvornår bør man fravælge de almindelige udbudsprocedurer og i stedet anvende de særlige?

Answer 5

Kan anvendes når ordregiver skal have noget uden for standarden, således har særlige krav

Herunder komplekse ydelser, tilpasninger
ukendte ydelser, herunder at ordregiver er uklar om markedet kan rumme de udbudte ydelser, eller svært tilgængelige ydelser
kan f.eks. være i forbindelse med udvikling som ydelser
ny lovgivning
processuelle / funktionelle spørgsmål

Question 6

Hvad karakteriserer en projektkonkurrence?

Answer 6

Projektkonkurrence defineres i § 24, nr. 29: En procedure, hvorved en ordregiver, navnlig inden for fysisk planlægning, byplanlægning, arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan få planlægnings- eller projekteringsarbejder bedømt af en bedømmelseskomité efter udskrivning af en konkurrence med eller uden præmieuddeling.”

Således en friere konkurrenceform end de øvrige

Question 7

Hvordan udskrives en projektkonkurrence?

Answer 7

Ordregiver kan udskrive en projektkonkurrence ved at at offentliggøre en bekendtgørelse herom, jf. § 85, stk. 1

Stk. 2. Har ordregiveren til hensigt at tildele en tjenesteydelseskontrakt i henhold til § 82 (udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse), skal ordregiveren anføre dette i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

Question 8

Hvad skal ordregiver når denne har afholdt en projektkonkurrence?

Answer 8

Ordregiver skal sende en meddelelse til EUs publikationskontor efter § 129, stk. 6, samt bevise afsendelsesdatoen, jf. § 86

Question 9

Hvordan foretages udvælgelse af deltagere under en projektkonkurrence?

Answer 9

Udvælgelse af deltagere reguleres i § 88, hvorefter projektkonkurrencer skal gennemføres jf. §§ 84-92.

Ordregiver skal fastsætte klare og ikkediskriminerende kriterier for egnethed, der skal danne grundlag for udvælgelsen. Antal ansøgere, der opfordres til at deltagelse, skal fastsættes således, at der sikres reel konkurrence, jf. § 88, stk. 2

Adgangen til at deltage i projektkonkurrencer må ikke begrænses, jf. § 88, stk. 3:
1) med henvisning til en medlemsstats område eller en del heraf, eller
2) på grund af det forhold, at det i henhold til lovgivningen i den medlemsstat, hvor projektkonkurrencen afholdes, kræves, at deltagerne skal være enten fysiske eller juridiske personer

Question 10

Hvad er en bedømmelseskomite?

Answer 10

Bedømmelseskomiteen skal nedsættes, med henblik på at finde en vinder. Komiteen må udelukkende bestå af fysiske personer, som er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen, jf. § 89

Question 11

Hvad gælder særligt for bedømmelseskomiteen?

Answer 11

Bedømmelseskomiteen skal være uafhængig i sine afgørelser og udtalelser., jf. § 90

Stk. 2. Komiteen må ikke have kendskab til ansøgernes identitet og skal udelukkende behandle planlægnings- og projektarbejder, som ansøgerne forelægger, ud fra de kriterier, anført i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

Stk. 3. Anonymitet skal overholdes, indtil bedømmelseskomiteens udtalelse eller afgørelse foreligger

Question 12

Hvordan finder bedømmelseskomiteen en vinder?

Answer 12

Bedømmelseskomiteens behandling følger af § 91, hvor hvert enkelt projekts kvaliteter registrerer bedømmelseskomiteen projekternes rangfølge, komiteens bemærkninger og punkter, der eventuelt skal klarlægges, i en rapport, som medlemmerne underskriver.

Ansøgerne kan undtagelsesvist anmodes om spørgsmål, jf. stk. 2

Question 13

Hvad karakteriserer et udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog?

Answer 13

Udbud med forhandling reguleres i §§ 61-66 og §§ 67-72

Kan anvendes, jf. §§ 61 og 67:
1) når bygge og anlægarbejder, varer, tjenesteydelser opfylder et eller flere af

a. Ordregiverens behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger

b. Kontrakten omfatter design eller innovative løsninger

c. Kontrakten kan på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til kontraktens særlige omstændigheder, ikke tildeles uden forudgående forhandling

d. Ordregiveren ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkelig præcist med henvisning til en standard, en europæisk teknisk vurdering, en fælles teknisk specifikation eller en teknisk reference,

Nr. 2, samt også når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikkeforskriftsmæssige eller uacceptable tilbud, jf. stk. 2 og 3.

Question 14

Hvad forstås ved ikkeforskriftsmæssige tilbud?

Answer 14

Følger af § 61, stk. 2:
1) tilbuddet ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet

2) tilbuddet er modtaget for sent,

3) der foreligger bevis for ulovlig samordning eller bestikkelse eller

4) ordregiveren har konstateret, at tilbuddet er unormalt lavt.

Question 15

Hvad forstås ved uacceptable tilbud?

Answer 15

Reguleres i § 61, stk. 3:
1) er indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til de fastsatte minimumskrav til egnethed, eller

2) overstiger det af ordregiveren på forhånd fastsatte budget.

Question 16

Hvad forstås ved irrelevante tilbud?

Answer 16

Reguleres i § 80, stk. 1, hvor en ordregiver kan anvende udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, når der ifm. offentligt eller begrænset udbud:

1) ikke er modtaget nogen ansøgninger, eller

2) kun er modtaget ansøgninger eller tilbud, der er irrelevante

Question 17

Hvor mange tilbud skal være ikkeforskriftsmæssige, uacceptable eller irrelevante før udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog kan anvendes?

Answer 17

Samtlige tilbud skal være ikkeforskriftsmæssige, uacceptable eller irrelevante før udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog kan anvendes, samt skal ordregiver have anvende offentligt eller begrænset udbud

Question 18

Må en tilbudsgiver tage forbehold i udbud med forhandling?

Answer 18

En ordregiver må gerne indlede udbud med forhandling med en tilbudsgiver der har taget forbehold overfor mindstekrav i prækvalifikationen, medmindre andet fremgår af udbudsmaterialet

Question 19

Hvad sker når tilbudsgiver har taget forbehold i udbud med forhandling?

Answer 19

Når tilbudsgiver tager forbehold må det ikke medføre ændring i mindstekravene, og tilbudsgiver skal i det endelige tilbud have frafaldet ethvert forbehold over for mindstekrav
Brud på ligebehandlingsprincippet, når tilbudsgiver ikke udelukkes? dog forøges konkurrencen

Modsat siger EUD i Nordecon: at man ikke må føre forhandlinger med tilbudsgivere om tilbud der ikke opfylder bindende krav

Ordregiver må ikke kapitalisere grundlæggende elementer, forbehold om andre forhold kan dog muligvis kapitaliseres

Question 20

hvad må der forhandles om i udbud med forhandling?

Answer 20

§ 66, stk. 2, der må ikke forhandles om endelige tilbud og grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling

Mindstekrav under udbudsprocessen kan ikke ændres, jf. § 66, stk. 2 og stk. 5

KLFU Judex mod Aarhus amt: ordregiver må ikke opgive faktiske priser til de øvrige tilbudsgivere, dog må ordregiver gerne oplyse en indikation af de øvriges priser, såfremt en tilbudsgiver lægger meget langt fra de øvrige

Question 21

Hvordan tildeles kontrakten under udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog?

Answer 21

Tildeling sker pba tildelingskriterierne i § 162, jf. § 66, stk. 7 og § 72, stk. 1, kun ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”

Question 22

Kan tilbudsgivers endelige tilbud ændres under hhv. forhandlingen eller dialogen?

Answer 22

Under udbud med forhandling kan der ikke forhandles om det endelige tilbud, jf. § 66, stk. 2.

Under konkurrencepræget dialog kan det endelige tilbud afklares, præciseres, optimeres på ordregivers anmodning, jf. § 72, stk. 2

Question 23

Hvornår kan udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse anvendes?

Answer 23

Ifm. offentligt eller begrænset udbud § 80, når

1. Ikke er modtaget nogle tilbud (eller de modtagne tilbud er irrelevante) (§ 80, stk. 1-2)
2. Kun kan leveres af en bestemt økonomisk aktør (tekniske årsager, kunst, enerettigheder) – (§ 80, stk. 3-4)
3. Strengt nødvendigt omfang, hvis tvingende grunde som følge af begivenheder, som ordregiveren ikke har kunnet forudse, gør det umuligt at overholde fristerne – (§ 80, stk. 5)

Ordregivers bevisbyrde for opfyldelse af ovenstående

Question 24

Hvad omfattes af tvingende grunde / strengt nødvendige grunde?

Answer 24

Tvingende grunde / strengt nødvendigt omfang § 80, stk. 5 anvende udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse:

Tre betingelser skal være opfyldt:
1) en uforudseelig begivenhed,
2) en uopsættelighed af tvingende karakter, der ikke tillader at overholde de frister, som kræves ved andre fremgangsmåder (akut behov), og
3) årsagssammenhæng mellem den uforudseelige begivenhed og den deraf følgende tvingende uopsættelighed
4) samt strengt nødvendigt omfang

KLFU, Dialab mod Region Midtjylland
KLFU fandt Regionen var berettiget til at foretage indkøb af kviktest under COVID-19 uden at afholde udbud

Question 25

Hvad er en profylaksebekendtgørelse?

Answer 25

En undtagelse til, at en kontrakt skal erklæres for uden virkning, profylaksebekendtgørelse i klagenævnslovens § 4 (beskyttelse mod en sanktion fra KLFU) Forudsætter: Ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse om forudgående gennemsigtighed Kontrakten ikke er indgået inden udløbet at mindst 10 kalenderdage (ordregiver) Finder, at tildeling uden udbudsbekendtgørelse er lovligt

Question 26

I hvilke tilfælde kan en profylaksebekendtgørelse anvendes?

Answer 26

Udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse Ændringer af kontrakten In-house kontrakter Altså situationer, hvor man tror man ikke behøver afholde et EU-udbud, men hvor ens vurdering ikke var korrekt (finder)

Question 27

Kan KLFU trods profylaksebekendtgørelse erklære ne kontrakt uden virkning?

Answer 27

I følge lovbemærkningerne til klagenævnslovens § 4: Hvis KLFU på et senere tidspunkt vil træffe afgørelse om, at en kontrakt ikke lovligt kunne indgås uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, og KLFU vurderer, at ordregiveren har foretaget en åbenbar urigtig vurdering med hensyn til, at udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet ikke finder anvendelse, kan Klagenævnet erklære kontrakten for uden virkning. KLFUS vurdering må ske ud fra en objektiv vurdering af overtrædelsens karakter, hvor udbudsreglernes klarhed bør indgå i vurderingen. Den begrundelse, som ordregiveren har angivet i bekendtgørelsen, jf. stk. 2, nr. 3, kan inddrages i KLFUs vurdering.

Question 28

Er retspraksis fra KLFU og EUD enige i virkningen af en profylaksebekendtgørelse?

Answer 28

Nej i UP ikke idet KLFU i Konica Minolta mod Erhvervsskolen Nordsjælland, har udtrykt at hvis profylakse bekendtgørelse opfylder betingelserne i § 4, stk. 1, nr. 1-3, så kan KLFU ikke erklære kontrakten uden virkning (udleder kendelsen, da lovbemærkningen ikke er udledt i lovteksten) EUD er modsat i Fastweb: Klageinstansen, er forpligtet til at undersøge, om den ordregivende myndighed har udvist den fornødne omhu og om den ordregivende myndighed kunne vurdere, at betingelserne for profylaksen faktisk var opfyldt.

Question 29

Hvad indebærer en hasteprocedure?

Answer 29

Offentligt udbud: § 57, Stk. 5. Gør et akut behov så ordregiver ikke kan overholde den fristen (35 dage) i stk. 2 for modtagelse af tilbud, kan frist sættes til ikke mindre end 15 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Begrænset udbud: § 59, stk. 3. Gør et akut behov så ordregiveren ikke kan overholde fristen (30 dage) i stk. 2, kan frist for ansøgninger om deltagelse sættes til ikke mindre end 15 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. § 60, stk. 6. Gør et akut behov så ordregiver ikke kan overholde fristen i stk. 2, kan frist for modtagelse af tilbud, sættes til ikke mindre end 10 dage fra dagen efter afsendelse af opfordringen til at afgive et tilbud. der skal fortsat afholdes standstill

Question 30

Hvad er afgørende for om ordregiver kan anvende hasteproceduren?

Answer 30

At der er tale om et akut behov hos ordregiver, der gør, at det ikke er muligt at overholde de almindelige tidsfrister. Det akutte behov behøver ikke være udledt af tvingende og uforudsigelige grund, men det skal være udefrakommende omstændigheder der begrunder ordregivers akutte behov.

Question 31

Hvad betragtes som passende tidsfrister under udbudsprocedurerne?

Answer 31

Passende tidsfrister: Fastsættelse skal ske jf. proportionalitetsprincippet, fristen skal angives i udbudsbekendtgørelsen Minimumsfristerne følger af § 93, dog de enkelte procedurer Længere frister kan være nødvendig for at afhjælpe en konkurrencefordel, jf. § 39, stk. 2

Question 32

Kan ordregiver forlænge tidsfristerne?

Answer 32

Ordregiver kan forlænge tidsfristerne, jf. § 93, stk. 4, 1 pkt. Ordregiver er forpligtet til at forlænge fristen, jf. § 93, stk. 4, 2. pkt, 1) Hvis ordregiveren meddeler supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senere end 6 dage før den fastsatte frist for modtagelse af ansøgning eller tilbud. 2) Hvis ordregiveren foretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet. 3) Hvis ordregiveren ikke inden for 5 dage efter anmodning herom fremsender de dokumenter, der ikke er givet fri, direkte og fuld elektronisk adgang til, jf. § 132, stk. 2. 4) Hvis ordregiveren har forkortet fristen som følge af et akut behov hos ordregiveren, jf. § 57, stk. 5, § 59, stk. 3, og § 65, stk. 2, jf. § 60, stk. 6, og ordregiveren meddeler supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senere end 4 dage før den fastsatte frist for modtagelse af ansøgning eller tilbud. Manglende overholdelse af tidsfrist: Tilbudsgivers tilbud afvises, uanset hvad forsinkelsen skyldes Tilbudsgiver bærer risikoen for korrekt indsendelse

Question 33

Hvordan skal ordregiver kommunikere under udbudsprocessen?

Answer 33

Al kommunikation skal foregå elektronisk § 5, stk. 3: Kommunikation om grundlæggende elementer må ikke være mundtlig. Kommunikation vedrørende ikkegrundlæggende elementer kan foretages mundtligt, såfremt ordregiveren foretager en tilstrækkelig dokumentation af kommunikationen.