Gestão de Documentos Flashcards by David Almeida

Significados de arquivo: 1. Conjunto de documentos produzidos e…por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da…do suporte; 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o…técnico, a conservação e o acesso a documentos; 3. Instalações onde funcionam arquivos; 4. Móvel destinado à…de documentos.

acumulados
natureza
processamento
guarda

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A diferença entre arquivologia, biblioteconomia e museologia é que nestas duas últimas não há…na formação dos seus acervos, enquanto na arquivologia eles se formam a partir da…, organicamente.

organicidade
existência

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A arquivologia é uma disciplina da ciência da…, assim como a biblioteconomia e a…

informação
museologia

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Fundo = Conjunto de documentos de uma mesma… Fundo aberto: aquele ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a…produtora continuar em atividade. Fundo fechado: o que não recebe…de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

proveniência
entidade
acréscimos

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“Arquivo é a acumulação…dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua…, e preservado para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no…” (Marilena Leite Paes); “Dá-se o nome de arquivo não só ao…onde se guarda a documentação, como à reunião de…guardados. Portanto, arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando à…de encontrá-lo, quando procurado.” (Heloísa Almeida Prado)

ordenada
atividade
futuro
lugar
documentos
facilidade

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Lei 8.159/1991, Art. 2º: “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de…produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades…, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da…ou a natureza dos documentos”.

documentos
privadas
informação

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Sentidos de arquivamento: 1. Sequência de operações intelectuais e…que visam à guarda ordenada de documentos; 2. Ação pela qual uma…determina a guarda de um documento, cessada a sua…

físicas
autoridade
tramitação

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arquivista: profissional de nível superior, com formação em…ou experiência reconhecida pelo…

arquivologia
Estado

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Arquivologia: 1. Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos…e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição,…, desenvolvimento e utilização; 2. “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e…a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e…dos arquivos. Também chamada arquivística. (DBTA, 2005)

arquivos
organização
técnicas
utilização

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Arquivologia: “a disciplina arquivística desenvolveu-se em função da…de cada época. A história permite definir quatro grandes…principais que foram objeto dos trabalhos dos especialistas dos arquivos: tratamento, conservação,…e difusão”. (Rousseau e Couture, 1998)

necessidade
setores
criação

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Compêndio: reunião de informações sobre um…; acervo: conjunto de documentos mantidos sob a…de um arquivo; dossiê: conjunto de documentos que…sobre determinado assunto; juntada: união,…de documentos.

tema
guarda
tratam
anexaçao

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Autenticidade: refere-se à garantia de que o documento é o que afirma ser, sem…ou alterações não autorizadas. A autenticidade é essencial para que um documento arquivístico seja considerado uma…válida, e isso depende de sua criação,…e preservação em condições que permitam verificar sua origem e…

adulterações
prova
manutenção
identidade

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Confiabilidade: este princípio diz respeito à confiança na precisão e…das informações contidas no documento. Um documento é considerado confiável quando é produzido de maneira…e precisa, sendo capaz de servir como evidência de transações ou…realizadas.

verdade
completa
atividades

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Confidencialidade: refere-se à proteção de informações…contidas em documentos para que sejam acessíveis apenas a pessoas… Esse princípio assegura que o acesso a determinadas informações seja controlado, preservando a…e segurança dos dados.

sensíveis
autorizadas
privacidade

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Disponibilidade: este princípio garante que os documentos arquivísticos possam ser localizados e…de forma rápida e eficiente, sempre que necessário. A disponibilidade implica que os documentos estejam…e armazenados adequadamente para facilitar o acesso, sem comprometer sua…e integridade.

acessados
organizados
segurança

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Integridade: relaciona-se à preservação completa e…dos documentos. A integridade garante que o documento não foi…de forma não autorizada e que todas as suas partes (dados,…, estrutura) estão presentes e intactas. Um documento íntegro mantém seu valor…e histórico.

inalterada
modificado
metadados
jurídico

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Lei 14063/20: Assinatura Eletrônica Simples: pode ser usada em…que não envolvam informações protegidas por sigilo. Permite a conferência de dados pessoais básicos, como nome,…e filiação.
Assinatura Eletrônica Avançada: requer…específicos e padrões mais rigorosos. Ela é utilizada em situações que demandam maior confiabilidade, como…, acordos e documentos importantes.
Assinatura Eletrônica Qualificada: o nível mais elevado de confiabilidade. Ela envolve certificados digitais emitidos por autoridades…credenciadas. É usada em processos judiciais, transações sensíveis e outros contextos que exigem máxima…

transações
endereço
procedimentos
contratos
certificadoras
segurança

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Tabela de temporalidade de documentos: define se um…será descartado após cumprir sua…(transitório: funções administrativas, fiscais e legais) ou se será guardado no arquivo (…função histórica, cultural,…ou informativa. Ex.: contratos, pesquisas).

documento
função
permanente
probatória

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Documentos…são aqueles que registram as atividades dos órgãos ou entidades. No entanto, o simples registro de ações não é…para que se tenha um documento arquivístico capaz de sustentá-las. É necessário que essa entidade cumpra com todas as características diplomáticas, quais sejam: ação,…fixa, conteúdo estável, relação orgânica, pessoas e contexto…

arquivísticos
suficiente
forma
identificável

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Fases da recepção de documentos: inspeção, estudo,…, codificação, arquivamento/…

classificação
destinação

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Critérios de classificação dos arquivos:
Quanto aos estágios de evolução:
arquivos correntes (de primeira idade): são os mais consultados, de uso…;
arquivos intermediários (de segunda…): aguardam seu prazo de prescrição ou destino…, é um limbo ;
arquivos permanentes (mortos ou de terceira idade): já prescreveram, têm valor histórico.

corriqueiro
idade
final

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Quanto à entidade mantenedora (ou criadora):
arquivos públicos: federais (centrais,…), estaduais, municipais; de uma entidade da…pública;
arquivos institucionais: instituições educacionais, igrejas, clubes, entidades sem fins…(hospitais);
arquivos comerciais: firmas e…com fins lucrativos;
arquivos familiares/pessoais: de pessoas físicas.

regionais
administração
lucrativos
companhias

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Quanto à natureza dos arquivos:
arquivos especiais: o que tem sob sua…documentos de diversas formas físicas (fotos, discos, fitas, slides, clichês,…, cds) que por isso exige…(registro, acondicionamento, conservação) especial;
arquivos especializados (ou técnicos): tem sob sua custódia documentos de um campo específico da…e conhecimento humanos, sem contar sua forma física (arquivos médicos, de imprensa, de…, etc.).
(Marilena Leite Paes, 1997, .22)

guarda
disquetes
tratamento
experiência
engenharia

Quanto à abrangência da atuação (lidam com documentos…apenas):
arquivos setoriais: localização próxima dos órgãos…, de um setor, de um serviço, pode estar subordinado ao arquivo geral;
arquivos gerais/centrais: destinam-se a receber documentos correntes dos diversos…do governo, centralizam as atividades de arquivo;

correntes
operacionais
órgãos

A descrição dos conjuntos documentais deve ser realizada com relação à sua...e estrutura. Considerando-se a substância, indicam-se unidade de organização, funções, atividades, operações e... Enquanto os relativos a forma documental são classes, esquemas de..., quantidades e tipos físicos, também chamados elementos estruturais

substância assuntos classicação

Os documentos oriundos de...anteriores, nos arquivos correntes e nos intermediários, são recebidos nos arquivos permanentes ordenados...

estágios cronologicamente

Classificação dos documentos quanto ao gênero (aspecto...relacionado ao conjunto de signos ou símbolos para registrar a informação): Escritos ou...; Iconográficos; Cartográficos; Micrográficos;...; Filmográficos; Informáticos.

documental textuais Sonoros

Protocolo: conjunto de...visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata...e recuperação. É uma atividade típica da fase corrente, quando os documentos...bastante.

operações localização tramitam

Princípios Arquivísticos: organicidade, proveniência,..., unicidade, respeito à ordem original, indivisibilidade, pertinência,..., reversibilidade, interrelacionamento, autenticidade,...

territorialidade cumulatividade veracidade

Organicidade: 1. Relação natural, orgânica entre documentos de um...em decorrência das atividades da entidade produtora. 2. Também chamado respeito pela... /originalidade. Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as...da entidade produtora, em suas relações internas e externas. 3. As relações administrativas espelham-se nos... documentais. 4. A organicidade está relacionada ao fato de que os documentos...as atividades da entidade. 5. O documento de arquivo perde o sentido se...do seu conjunto.

arquivo estrutura atividades conjuntos refletem separado

Proveniência (naturalidade): 1. Princípio segundo o qual o arquivo... por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras... produtoras. 2. Também chamado respeito aos...ou procedência.

produzido entidades fundos

Vertentes (graus) da Proveniência: de acordo com Rousseau e Couture, o...de respeito aos fundos possui duas vertentes (graus). 1. A primeira é o princípio propriamente dito de...aos fundos, o qual sistematiza que não se deve misturar documentos de... proveniências. É o arranjo externo do fundo arquivístico 2. A segunda diz respeito ao princípio da ordem original, o qual diz que se deve manter a...interna dada pelo produtor. É o arranjo interno do fundo arquivístico

princípio respeito diferentes organização

Territorialidade: 1. conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual... deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram..., inclusive os documentos elaborados pelas... diplomáticas (produzidos em territórios fictos que são extensões da nação) ou resultantes de...militares. 2. Também chamado proveniência territorial.

arquivos produzidos representações operações

Pertinência Territorial: é um conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual...ou arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com...arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em...o lugar em que foram produzidos. Esse princípio caiu em desuso.

documentos jurisdição conta

Unicidade: Os documentos de arquivo... seu caráter único, em função de seu contexto de produção. Todo documento de...é único no que se refere ao contexto em que foi criado. Porém, eles são únicos dentro do contexto de produção, mas há os originais..., como as circulares, por exemplo, que são produzidas em várias vias, mas cada via vai para um setor, portanto, continuam sendo...dentro do contexto no qual foram produzidos.

preservam arquivo múltiplos únicos

Ordem Original: 1. Princípio segundo o qual o arquivo deveria...o arranjo (configuração) dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 2. Também chamado ordem primitiva ou santidade da ordem original ou...da ordem original.

conservar registro

Ordem Material/Física: é dizer que essa folha/... vem atrás dessa, que vem atrás daquela e por aí vai... Ordem Intelectual: “é manter a sequência lógica de produção dos...

assunto documentos

Indivisibilidade: 1. Objetivo decorrente do princípio da proveniência que...em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de...indiscriminadas. 2. Os fundos devem ser preservados sem dispersão, mutilação,..., destruição não autorizada ou acréscimo indevido. 3. Também chamado integridade arquivística ou...do fundo.

consiste eliminações alienação integridade

Interrelacionamento: princípio segundo o qual segundo o qual os documentos de...são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si. Essa é uma... muito ligada à organicidade dos documentos e diz que os documentos possuem uma relação entre si. Estabelece o elo entre os...e a instituição.

arquivo característica documentos

Autenticidade: 1. Os documentos devem ser criados, guardados e conservados segundo normas, técnicas e...regulares que garantam a sua verossimilidade e confiabilidade. 2. Qualidade da informação que tenha sido..., expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema.

processos produzida

Composição da Autenticidade: 1º atributo: Identidade é o conjunto dos atributos de um documento...que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor,..., assunto, número identificador, número de protocolo). 2º atributo: Integridade é a capacidade de um documento arquivístico transmitir...a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a...seus objetivos.

arquivístico destinatário exatamente atingir

Um documento autêntico não é aquele que corresponde à...dos fatos. A autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Nessa perspectiva, um documento...é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido. Desse modo, o...da proveniência é importante para que os arquivos sejam considerados autênticos.

verdade autêntico reconhecimento

Veracidade: 1. Qualidade de um documento...a verdade dos fatos. 2. Qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a origem, a..., a competência e/ou o funcionamento da...que os produziu. Enquanto a autenticidade está voltada para o processo de criação do..., a veracidade está ligada diretamente a qualidade das informações que... este documento. Diferentemente da..., a veracidade tem a ver com o conteúdo do documento. Assim, é possível ter um documento autêntico, mas não...e vice-cersa.

representar estrutura instituição documento compõem autenticidade verídico

Cumulatividade: os...se acumulam de maneira orgânica,...e natural. Está ligado ao princípio da organicidade.

documentos progressiva

Reversibilidade: possibilidade de voltar ao...original as operações realizadas no arquivo. É aplicado nos...de restauração de documentos.

estado processos

A pertinência é o princípio de organização dos arquivos de acordo com o conteúdo dos..., em vez de sua proveniência. Embora tenha sido mais utilizado em práticas antigas, atualmente é..., pois pode romper com a organicidade e a proveniência,... documentos fora de seu contexto original.

documentos criticado reorganizando

Quando um documento vai da categoria corrente para a...ele é tranferido; quando vai da intermediária para a permanente, ele é... Só documentos com características secundárias são recolhidos. Também é...recolher documentos correntes direto para os permanentes. A...ocorre tanto de documentos no arquivo corrente quanto no intermediário.

intermediária recolhido possível eliminação

Plano de Classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com...de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e...de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

métodos funções

Tebela de Temporalidade e Destinação: instrumento arquivístico que determina...de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento e a eliminação de...

prazos documentos

Manual de Gestão Arquivística: bjetiva estabelecer...regulares no tocante à produção, tramitação, arquivamento e...dos documentos arquivísticos, de acordo com as normas e a...vigente.

procedimentos destinação legislação

ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE: ARRANJO, descrição, publicação,... e referência. ARRANJO: é a reunião e ordenação adequada dos documentos em..., a ordenação de séries dentro dos fundos, e, se necessário, dos itens... dentro dos fundos. DESCRIÇÃO : é a elaboração de instrumentos de... para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o...aos documentos e divulgação do acervo.

conservação fundos documentais pesquisa acesso

Um fundo de arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou...por uma pessoa, família ou entidade coletiva. Os documentos podem estar em diferentes...e suportes, como papel, livros, CDs, entre outros. Um fundo de arquivo é diferente de uma coleção, que é uma...artificial de documentos com base em alguma característica comum.

acumulados formatos reunião

A função é o elemento que conecta os documentos,...sua existência e seu conteúdo. Os documentos arquivísticos...uma função ou tividade específica da entidade que os produziu.

justificando documentam

Dispersão documental... quando um documento é desvinculado da sua proveniência, do seu...

ocorre fundo

Cada empresa deve adotar a metodologia de...que atenda às suas necessidades específicas. Os arquivos podem passar por três estágios de evolução (corrente, intermediário, permnente), que são... A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a...do arquivo. Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de...idade.

arquivamento complementares idade terceira

Para a classificação de arquivos segundo as...de alfabetação, nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e..., os números devem aparecer no fim (I, 2º, terceiro, etc.), entre parênteses, e a ordem segue os...normalmente.

regras assemelhados nomes