13. Forvaltningsmyndighedens sagsforberedelse, samt partshøring

Question 1

Generelt

Answer 1

Før forvaltningen kan træffe afgørelse, skal der ske en forberedelse af sagen

Question 2

Formålet med sagsforberedelse

Answer 2

Formålet hermed er at tilvejebringe det faktiske og retlige materiale som er nødvendigt for afgørelsen.

Retlig materiale: relevante retsregler (hvilke love, retsprincipper gælder)
Faktisk materiale: tilvejebringes gennem oplysninger, som myndigheden selv sidder inde med (hvad er der sket? hvad er problemet)

Question 3

Undersøgelsesprincip/officialprincippet

Answer 3

Forvaltningen har ansvaret for at oplyse en sag tilstrækkeligt. Der skal være nok oplysninger til at træffe den materielt rigtige afgørelse

Almindelig retsgrundsætning som kun kan fraviges ved lov

Modsætning til forhandlingsprincippet ved domstolene: Parterne har ansvar for at oplyse sagen

Question 4

Formålet med officialprincippet

Answer 4

At tilvejebringe det faktiske og retlige materiale, som er nødvendigt for at træffe afgørelse/foretage den relevante disposition

Sikre at der træffes den materielt korrekte afgørelse

Question 5

Hvad er sanktionen ved tilsidesættelse af officialprincippet

Answer 5

Karakter af garantiforskrift

Tilsidesættelse vil medføre, at en afgørelse lider af en retlig mangel og vil som HO medføre, at afgørelsen er ugyldig

Question 6

Hvilke dele af fv’s virksomhed omfatter officialprincippet

Answer 6

Al forvaltningsvirksomhed – dvs. både afgørelsessager og faktisk forvaltningsvirksomhed

Gælder alle offentlige instanser, f.eks. alle instanser i administrativ rekurs

Question 7

Hvilke oplysninger er ”nødvendige” og hvornår er det nok?

Answer 7

Myndighederne afgør selv, hvilke oplysninger og undersøgelser, der er nødvendige for at træffe en materiel lovlig og rigtig afgørelse ➔ Beror på en konkret vurdering

Der skal ikke indhentes oplysninger som ikke har relevans for afgørelsen.

Question 8

FOB 2021-10 - universitets nødvendighed

Answer 8

En professor klagede til FO over, at det universitet han var ansat på, havde givet ham en påtale for at have billeder af nøgne mænd på sin PC. To it-medarbejdere havde følt sig krænket.

Under sagen blev det ikke klarlagt, hvilke konkrete billeder it-medarbejderne havde følt sig krænket over. Prof og universitet var enige om, at it-medarbejderen havde set billeder, men ikke præcis hvilke.

FO:
Påtalen gik videre end til en fremadrettet tilrettevisning, og mente, at uni forud for påtalen burde have skaffet sig yderligere oplysninger om billederne.

Illustrerer:
Nødvendigheden af officialprincippet.

Question 9

Hvor får forvaltningen oplysningerne fra?

Answer 9

1. Myndighedens egne oplysninger
2. Andre myndigheder, private organisationer eller personer (udefra(

De kan derudover foretage undersøgelser for at nå tilstrækkelig oplysning

Question 10

Databeskyttelsesforordningen (og -loven)

Answer 10

Oplysninger om personer skal behandles i DBF/DBL

Art. 2, stk. 1:
Finder anvendelse på behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk databehandling og på anden ikke-automatisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

Question 11

Tre betingelser for at behandle personoplysninger

Answer 11

Hjemmelkravet når forvaltningen skal behandle persondata, jf. art. 6

Lit. a - ok til behandling af oplysninger, hvis den registrerede samtykker

Lit. c - behandling af personoplysninger har hjemmel, hvis den er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse

Lit. e - hvor behandlingen er nødvendig for at udføre en opgave
-Kan ikke bruges ved forvaltningen længere

Question 12

Samtykke

Answer 12

Betingelse for samtykke, jf. art. 7

Question 13

Saglighedskravet og proportionalitetskravet

Answer 13

Art. 5

Hhv.
Litra b: personoplysninger skal indsamles til legitime formål –> saglighedskravet

Litra c: man må ikke samle mere end hvad der er nødvendigt – dataminimering og proportionalitetskravet

Question 14

Hvordan undersøges en sag?

Answer 14

Jus: Almindelig juridisk metode (undersøgelse af love, forarbejder, bekendtgørelser, interne regler, rets- og ombudsmandspraksis, juridisk litteratur)

Faktum: Brug af egne eksisterende oplysninger og indhentelse af nye oplysninger fra andre myndigheder, fra parter og fra andre private

Synspunkter: Sommetider høres eksterne over udkast

Question 15

Tavshedspligt

Answer 15

Uberettiget videregivelse af oplysninger
-STRFL § 152
-FVL § 27

(gælder også internt i myndigheden)

Question 16

FVL § 28 om fortrolige oplysninger

Answer 16

Èn forvaltningsmyndighed anmoder én anden forvaltningsmyndighed om oplysninger

-% anvendelse inden for samme forvaltning

Bestemmelsen sondrer mellem oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) og andre fortrolige oplysninger som ikke er personoplysninger.
Stk. 1 – regler for videregivelse af personoplysninger.
Stk. 2 – oplysninger af fortrolig karakter som ikke er personoplysninger

Question 17

FVL § 29 om rent private forhold i ansøgningssager

Answer 17

Regulerer fortrolige oplysninger i sager der rejses ved ansøgning, oplysninger for andre dele af forvaltningen (samme myndighed) eller en anden forvaltningsmyndighed

Rent private: race, religion, hudfarve, jf. § 28

Question 18

Hvad er personoplysninger ud fra databeskyttelsesforordningen

Answer 18

Art. 4, stk. 1:
Informationer om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Question 19

FVL § 32 - snageforbud

Answer 19

Gælder også internt i myndigheden, fx. når man sparrer med en kollega, må man ikke dele flere oplysninger end nødvendigt

Question 20

Oplysninger udefra

Answer 20

Hvis en myndighed ikke må bruge oplysninger, som den i forvejen er i besiddelse af, eller indhente dem fra andre dele af samme myndighed, må den typisk heller ikke anmode om at få oplysningerne fra andre myndigheder, fra private (parter) eller indsamle dem via fx internettet

Question 21

Brug af offentligt tilgængelige oplysninger (registrer)

Answer 21

Alt der kan findes på nettet.

FOB 2011-15-1 - Brug af Facebook til indsamling af oplysninger om borgerne

Question 22

FOB 2011-15-1 - Brug af Facebook til indsamling af oplysninger om borgerne

Answer 22

Ombudsmanden udtalte også, at hvis en person har en så åben profil på Facebook at alle brugere af Facebook kan se de oplysninger der ligger om personen, er der i realiteten tale om at oplysningerne er offentligt tilgængelige. Det samme kan efter omstændighederne være tilfældet hvis en person som i øvrigt har begrænset tilgængelighed til sin Facebook, har et meget stort antal ’venner’ på Facebook. Også i dette tilfælde kan oplysningerne om personen blive offentligt tilgængelige.

DBF skal overholdes.

Question 23

Brug af oplysninger fra anonyme personer

Answer 23

Hvis man modtager relevante oplysninger, skal man normalt notere afsenderens identitet - OFL § 13

Hvis man ikke kan se identiteten, kan anonyme oplysninger danne grundlag for, at forvaltningen rejser og undersøger en sag

En afgørelse må ikke træffes (alene eller hovedsageligt) på grundlag af anonyme oplysninger, jf. FOB 1996.105

Question 24

FOB 1996.105 - tvangsfjernelse på baggrund af anonymitet

Answer 24

I sagen traf en kommune afgørelse om at fjerne et plejebarn fra en plejefamilie. Afgørelsen byggede væsentligt på anonyme henvendelser, som plejefamilien ikke kunne forholde sig til eller kommentere konkret.

Question 25

Brug af andre myndigheders oplysninger

Answer 25

Andre myndigheders ret eller pligt til at videregive oplysninger, til brug for ens sag F.eks. hvis jeg har boet i Aalborg og Aarhus kommune beder om oplysninger om mig --> her er det ok hvis de videregiver oplysningerne, men der skal være hjemmel Personoplysninger? DBF

Question 26

Uforeneligt med behandlingsformål

Answer 26

DBF art. 5, stk. 1, litra b, & art. 6, stk. 4/DBL § 5, stk. 2: Som udgangspunkt må oplysningerne ikke bruges til et formål, som er uforeneligt med det oprindelige behandlingsformål

Question 27

FVL § 31 - videregivelse på bæring

Answer 27

FVL § 31: Hvis en oplysning lovligt må videregives, skal den videregives på begæring, såfremt: -oplysningen er af betydning for den spørgende myndigheds virksomhed eller for en afgørelse, som den skal træffe, og -videregivelsen medfører ikke et merarbejde, der væsentligt overstiger den interesse, den anden myndighed har i at få oplysningerne

Question 28

Hvordan og hvornår kan der lovligt indhentes oplysninger fra parter?

Answer 28

-Frivillig medvirken -Regler om oplysningspligt

Question 29

Hvornår/hvordan skal parter bidrage til sagsoplysningen?

Answer 29

Pligt til at bidrage til sagsoplysningen kan omfatte både parter og tredjemænd – det beror på den enkelte lov Omfanget af pligten til at bidrage til sagsoplysningen beror på en fortolkning af hjemlen, bl.a. ud fra proportionalitetsbetragtninger, ligesom de almindelige forvaltningsretlige principper skal overholdes

Question 29

Retssikkerhedsloven (tvangsindgrebsloven)

Answer 29

-Procedure for tvangsindgreb -Indgrebet skal have hjemmel i lov Gennemgå retssikkerhedsloven slavisk

Question 30

Hvad er konsekvenserne, hvis en part ikke vil medvirke til sagsoplysning?

Answer 30

Ansøgningssager: Myndigheden kan opgive at behandle sagen (henlæggelse), fordi den ikke kan oplyses forsvarligt - medmindre myndigheden kan indhente oplysningerne selv Andre sager: Anvendelse af tvangsmidler, hvis der er hjemmel. Tvangsbøder, straf, frihedsberøvelse (ved vidnepligt)

Question 31

Hvad gør forvaltningen, hvis nødvendige oplysninger ikke kan skaffes?

Answer 31

I nogle tilfælde må man meddele afslag eller henlægge en sag Mulighed for høring

Question 32

Høring generelt

Answer 32

Det forhold at en myndighed indhenter en udtalelse som indeholder en meningstilkendegivelse. Sondres mellem obligatorisk og fakultativ

Question 33

Pligt til høring - obligatorisk

Answer 33

I visse lovgivninger ses bestemmelser som kræver en høring af forskellige organer der er i besiddelse af en given sagkundskab. Hvis høringen er obligatorisk, har offentlige myndigheder formodningsvist pligt til at svare.

Question 34

Ret til høring - fakultativ

Answer 34

Derudover kan en myndighed vælge at sende fx et afgørelsesudkast i høring ➔ Hvis regler om behandling tillader dette – herunder, at der er et sagligt formål med høringen, og det står i rimeligt forhold til forlængelsen af sagsbehandlingstiden

Question 35

Pligt til at afgive høringssvar?

Answer 35

-Svarpligt for private kræver klar hjemmel -Hvis høringen er obligatorisk, har offentlige myndigheder formodningsvist pligt til at svare -Hvis høringen er fakultativ, har offentlige myndigheder kun pligt til at svare, hvis de indgår i et o/u-forhold, eller det direkte er nævnt i loven, at en bestemt myndighed kan høres

Question 36

Er høringssvar bindende?

Answer 36

Medmindre andet følger af loven, er høringssvar vejledende

Question 37

Notatpligt OFL § 13

Answer 37

Pligt til at notere oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger Kun oplysninger, der er af betydning for sagens afgørelse

Question 38

Journaliseringspligt OFL § 15

Answer 38

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt

Question 39

Partshøring

Answer 39

Ved reglerne om partshøring, skal det først slås fast hvem en part er ➔ fastsat i FVL § 19: -En parts adgang (ret) til – med henblik på varetagelse af egne interesser – at sætte sig ind i en sags oplysninger og fremkomme med en udtalelse, inden sagen afgøres. -Minimumslov Hvem er part i sagen? -Væsentlig og individuel interesse -Retlige interesse

Question 40

Formål med partshøring

Answer 40

Hensynet til retssikkerheds garanti og retfærdighed Demokratisk regel; vi skal vide hvilke oplysninger en myndigheder lægger vægt på i en afgørelse, før de træffer den --> Der må kun træffes afgørelse når partshøring har fundet sted

Question 41

Konsekvens ved overtrædelse af partshøring

Answer 41

Partshøring udgør en formel retlig mangel. Da partshøring er garantiforskrift, kræves der en konkret og modificeret væsentlighedsvurdering af, om denne har haft betydning for afgørelsens indhold. Ugyldighed beror på en samlet vurdering, men i praksis vil afgørelsen som udgangspunkt blive kendt ugyldig ved overtrædelse af habilitetsreglerne – medmindre der foreligger tungtvejende tertiære hensyn, der taler imod.

Question 42

FO om partshøring

Answer 42

Ombudsmanden siger, at partshøring skal forstås på lige med officialprincippet

Question 43

Partshøringens 4 betingelser

Answer 43

(1) Kan en part ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af… (2) … bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger… (3) … hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den pågældende part … (4) … og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Question 44

1. betingelse

Answer 44

Det er ikke nok, at parten ved, at myndigheden er i besiddelse af oplysningerne – parten skal vide, at de indgår i sagen Formodningsregel: -Formodning for, at parten ikke har kendskab til, at en oplysning indgår i afgørelsesgrundlaget for en bestemt sag -Hvis man er i tvivl om parten har kendskab til oplysningen, så skal man partshøre

Question 45

FOB 2008.483 - Jordemoder-sagen

Answer 45

Faktum: En jordemoder ansøgte om en stilling på et hospitals fødegang, hvor hendes mor allerede arbejdede. Hun fik afslag, fordi hospitalet ikke mente, at det var hensigtsmæssigt, at personer med tætte familierelationer var ansat på samme afdeling. -Ansøger var ikke bekendt med, at oplysningen om familieforholdet indgik i beslutningsgrundlaget FOB: Oplysningen var til ugunst for ansøgeren og af væsentlig betydning ➔ en høring ville give hende mulighed for at afsvække oplysningens betydning for sagen ➔ der burde at være partshørt inden afgørelsen blev truffet

Question 46

2. betingelse

Answer 46

Der skal partshøres over oplysninger om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger. -Dvs. ej høring over egne vurderinger Altså: Du skal ikke høres om, hvordan myndigheden tolker reglerne eller lægger vægt på noget, men kun om de oplysninger, den bygger det på. FOB 2020-45 FOB 2021-22

Question 47

FOB 2020-45 - forflyttelse af en lære

Answer 47

En lærer blev flyttet til en anden skole. Kommunens centrale forvaltning brugte interne notater fra skolelederen, hvor der var nævnt konkrete samarbejdsvanskeligheder. Pointen: Disse notater indeholdt faktiske oplysninger, og læreren skulle derfor have været partshørt, inden beslutningen om flytning blev truffet.

Question 48

FOB 2021-22 - motorstyrelsens brug af annoncer

Answer 48

Motorstyrelsen brugte oplysninger fra annoncer i magasiner og databaser til at bestemme værdien af en brugt bil. Pointen: Disse annoncer blev betragtet som faktisk grundlag, og dermed noget, borgeren skal kunne forholde sig til.

Question 49

3. betingelse

Answer 49

Partshøres hvis oplysninger eller vurderinger er til ugunst for den pågældende part. Omvendt: Ingen partshøring hvis afgørelsen er til gunst for vedkommende

Question 50

FOB 1994.272 - myndigheden ligger vægt på nye oplysninger

Answer 50

Hvis myndigheden lægger vægt på nye oplysninger, som parten ikke allerede er blevet hørt over, og som er omfattet af partshøringspligten (faktiske oplysninger eller eksterne vurderinger), → så skal der partshøres.

Question 51

U 2006.3302 H - ændret stilling

Answer 51

En ændret indstilling i sagen (altså at myndigheden f.eks. skifter mening undervejs) udløser ikke i sig selv partshøringspligt. Det gælder især, hvis: ændringen ikke angår nye faktiske oplysninger, og ikke ændrer det retlige grundlag. → Ingen partshøring

Question 52

FOB 2021-22 – motorstyrelsens brug af annoncer (ugunst)

Answer 52

Motorstyrelsen anvendte oplysninger fra bilannoncer, som de selv havde fundet, til at vurdere handelsværdien på brugte biler. Det var dog ikke muligt for styrelsen at afgøre, om disse oplysninger var til ugunst for borgeren. Ombudsmanden udtalte derfor, at oplysningerne skulle partshøres, fordi der var en risiko for, at de kunne være til ugunst, og borgeren kunne have haft fordel af at supplere grundlaget.

Question 53

4. betingelse

Answer 53

Parthøres: væsentlig betydning for sagens afgørelse -Alene oplysninger myndigheden lægger stor vægt på, når de træffer afgørelse

Question 54

Undtagelser i stk. 2

Answer 54

Nr. 1: Ubetænkeligt (oplysninger som reelt ikke kan bestrides, persons alder ifølge CPR) U 2016.2061 - påbud om syning ok uden partshøring -Myndigheden havde påbudt bilejeren at få bilen synet. I orden ikke at partshøre, da ejeren var mindet om at bilen skulle synes samt er det almindeligt kendt, at manglende syn fører til et påbud. Nr. 2: Frist i lov eller anordning vil blive overskredet Nr. 3: Væsentlige hensyn til private eller offentlige interesser taler imod udsættelse af sagen på partshøring: Nr. 4: Oplysninger som er undtaget aktindsigt Nr. 5: En videre, ubestemt kreds eller i øvrigt væsentlige vanskeligheder -Hvis mange berørte, ok -Hvis bestemte personer berøres konkret, parthøres U 2023.34 H - Syriensag: En kvinde (A), der havde fået frataget sin opholdstilladelse, opholdt sig i en kurdisk fangelejr i Syrien. Ministeriet sendte et partshøringsbrev til hendes e-Boks, selvom de vidste, hun formentlig ikke havde adgang til det. Spørgsmålet var, om ministeriet burde have forsøgt andre metoder, f.eks. at kontakte kurdiske myndigheder. HR: Det var ikke enkelt eller ukompliceret at etablere kontakt med A i lejren. Der var risiko for hendes sikkerhed, hvis kurdiske myndigheder fik følsomme oplysninger om hendes tilknytning til Islamisk Stat. Derfor var det ikke et krav at gøre yderligere forsøg på kontakt – undtagelsen i § 19, stk. 2, nr. 5 fandt anvendelse. Nr. 6: Særlige ordninger i anden lovgivning

Question 55

FVL § 20

Answer 55

-Kun afgørelser der kan ændres efter begæring fra en part -Kun hvis sagens karakter og hensynet til parten taler for det

Question 56

Udvidet partshøring

Answer 56

-Kun når der træffes afgørelse til ugunst for den pågældende part -Personalesager

Question 57

Partshøringens fremgangsmåde

Answer 57

-Næsten altid skriftligt -Parten forelægges oplysninger -Frist (14 dage) -Simpelt spørgsmål, ok mundtligt, dog notatpligt, jf. OFL § 13

Question 58

Ret til udtalelse og udsættelse – FVL § 21

Answer 58

Retten til at afgive en udtalelse, hvis borgeren ønsker at fremkomme en udtalelse – der kan derefter fastsættes en ny tidsfrist

Question 59

Gælder der partshøringspligter ud over FVL § 19?

Answer 59

-Ja, der gælder noget på ulovbestemt grundlag -I alle situationer hvor man må antage at det er i borgerens interesse at blive opmærksom på oplysninger, kan ske ift. princippet om god forvaltningskik