Artikel: Inkoop kantoorartikelen - de aanval op de verborgen kosten

Question 1

Wat maakt het dat kantoorartikelen inkopen een lastige categorie is?

Answer 1

Het is een lastige categorie, want er zijn hoge verborgen kosten: een grote diversiteit aan artikelen, vele kleine
bestellingen en daardoor hoge administratieve en logistieke lasten.

Question 2

Wat zijn typische activiteiten die horen bij de inkoopstrategie voor de categorie kantoorartikelen?

Answer 2

• vermindering van het aantal leveranciers
• sanering van het assortiment
• een elektronisch systeem introduceren voor het bestellen

Question 3

Wat zijn de Do’s bij het aanpakken van de categorie kantoorartikelen?

Answer 3

Do’s
- Selecteer de grootste omzetcategorieën. Maak op artikelniveau een overzicht van de kantoorartikelen die u het afgelopen jaar heeft besteld. Sorteer deze lijst op
inkoopomzet van groot naar klein. Neem de top 70% van de totale waarde in dit overzicht en laat de potentiële leveranciers voor dit mandje met kantoorartikelen
offreren.

• Organiseer een elektronische veiling.
  Let er wel op dat uw totale behoefte wordt afgedekt. Dat doet u door prijsafspraken voor uw kernassortiment te maken en daarnaast een kortingspercentage voor het overige assortiment vast te leggen. Vergeet
  hierbij de afspraken over de maximalisering van de jaarlijkse indexering niet.
• Maak verwachtingen expliciet. Geef de potentiële leveranciers in een tenderdocument duidelijk aan wat de wederzijdse rollen zijn in de toekomstige samenwerking.
• Werk met een slagvaardig team. Houd de omvang van het inkoopteam beperkt.

Question 4

Wat zijn de Don’ts bij het aanpakken van de categorie kantoorartikelen?

Answer 4

Don’ts
- Lock-In
Waak ervoor dat u niet afhankelijk wordt van het bestelsysteem van de leverancier

• Merk-fetisjisme
  Specificeer merk onafhankelijk
• Prijs-fetisjisme
  Natuurlijk is een lage prijs leuk, maar het is verstandiger de total cost of ownership (TCO) in beschouwing te nemen. Inzicht in de TCO krijgt u door naast de
  productkosten ook de bestelkosten, voorraadkosten, betalingskosten, logistieke kosten en het prijskaartje dat aan fouten hangt in ogenschouw te nemen.
  
• Oogkleppen opzetten
  In kantoorartikelen mag dan bij uw organisatie misschien maar relatief weinig geld omgaan, dat wil nog niet zeggen dat het helemaal niemand iets interesseert.