CAPÍTULO X: ADQUISICIONES - PT1 Flashcards
Como Project manager, ¿Cuál de los siguientes es un resultado que tendrás tras el cierre de las compras durante su proceso de controlar las adquisiciones?
a. Las adquisiciones cerradas
b. Las actualizaciones a los procesos de la organización
c. a) y b)
d. ni a) ni b)
RPTA: C
Dos de las salidas del proceso de cierre de una adquisición son las adquisiciones cerradas (una vez revisadas y aceptadas por el responsable de compras y el Project manager) y las actualizaciones a los procesos de la organización (entre otras cosas, preparando un archivo del contrato de compra con un juego completo indexado de la documentación del contrato para incorporarlo a los archivos finales del proyecto). PMBOK® Guide 6th Ed 12.3.3 Controlar las adquisiciones: Salidas
Eres el director de un proyecto que tiene por objetivo diseñar y hacer un prototipo de desbobinadora industrial. La parte de diseño y programación del sistema de control centralizado habéis decidido externalizarlo ante el riesgo de no ser capaces de hacerlo bien internamente. El contrato que se eligió te obliga a estar pendiente de indicar al vendedor el trabajo diario a realizar y tratar de encargarle entregables concretos. ¿Qué contrato elegisteis finalmente?
a. Coste reembolsable
b. Precio fijo
c. Tiempo y materiales
d. Coste reembolsable con incentivos por desempeño
RPTA: C
En un contrato de tiempo y materiales deberás estar pendiente de indicar al vendedor el trabajo diario a realizar y tratar de encargarle entregables concretos para asegurarte de que el trabajo no se alarga indefinidamente. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.1.9 Activos de los procesos de la organización.
Cuando vas a gestionar las contratos de adquisiciones con el contratista finalmente seleccionado tras haber cerrado y firmado el contrato, necesitarás información procedente de todos los procesos siguientes MENOS
a. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto y Planificar la gestión de adquisiciones
b. Efectuar las adquisiciones y realizar el control integrado de cambios
c. Dirigir y gestionar el trabajo de proyecto y Monitorear y controlar el trabajo de proyecto
d. Gestionar las comunicaciones e Informar del desempeño
RPTA: D
Los procesos que alimentan el de controlar las adquisiciones son Planificar la gestión de adquisiciones, efectuar las adquisiciones, desarrollar el plan de dirección del proyecto, dirigir y gestionar el trabajo de proyecto, monitorear y controlar el trabajo de proyecto, Realizar el control integrado de cambios. PMBOK® Guide 6th Ed 12.3 Controlar las adquisiciones.
En el proceso de controlar las adquisiciones tratas de asegurar que el desempeño del proveedor cumple los requerimientos del contrato y que el proveedor realiza su trabajo de acuerdo a lo establecido en los términos y condiciones del contrato. En este proceso, la solicitudes de cambio son
a. Una entrada del proceso de controlar las adquisiciones
b. Una salida del proceso de controlar las adquisiciones
c. Una entrada y una salida del proceso de controlar las adquisiciones
d. Ninguna de las anteriores
RPTA: B
Las solicitudes de cambio aprobadas son una entrada para el proceso de administrar las adquisiciones y las solicitudes de cambio una salida de dicho proceso. Prácticamente todos los procesos de control tiene como salida las solicitudes de cambios. PMBOK® Guide 6th Ed 12.3.3.2 Solicitudes de cambios.
Alfonso Cañas está dirigiendo un proyecto cuyo resultado final es desplegar una nueva televisión por clave en una región española. Debido a la falta de experiencia que conllevaba, se decidió subcontratar los contenidos correspondientes a la primera temporada. Alfonso se va a reunir durante la próxima semana con los responsables de dos de las productoras para evaluar sus avances y grado de cumplimiento de objetivos. Para ello, entre otra cosas, está revisando el enunciado del trabajo relativo a la adquisición que forma parte de:
a. El plan para la dirección del proyecto
b. Las revisiones de desempeño de la adquisición
c. Los documentos de la adquisición
d. El enunciado del alcance del proyecto
RPTA: C
Entre las entradas al proceso de controlar las adquisiciones están los documentos de la adquisición que son los documentos legales que rigen las relaciones entre proveedor y comprador durante la fase de ejecución del proyecto y que básicamente son el contrato de adquisición firmado y aprobado por ambas partes y el enunciado del trabajo de la adquisición con el alcance y requerimientos técnicos y de gestión. PMBOK® Guide 12.3.1.4 Documentos de la adquisición.
Estas revisando ofertas y tratando de seleccionar la oferta más adecuada para la adquisición de un componente singular y de alto valor añadido que requiere una experiencia y conocimiento que no hay en la propia compañía. ¿Cuál de las siguientes técnicas o herramientas NO deberías utilizar?
a. Una subasta
b. Una solicitud de ofertas
c. Una solicitud de información
d. Un llave en mano
RPTA: A
Para un componente singular, muy técnico y de alto valor añadido una subasta, en la que lo único que prima es el precio no es el método más adecuado. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.5 Criterios de selección de proveedores
Tienes una duda que ha surgido a raíz de una protesta formal por parte del proveedor. Éste dice que no está de acuerdo en la interpretación de lo que debe hacer y lo que no incluye su contrato. Para ello, te interesa saber las especificaciones y los niveles de calidad del producto contratado. ¿En qué documento concreto encontrarás esta información?
a. En los documentos de la adquisición
b. En los términos y condiciones del contrato
c. En el enunciado del trabajo relativo a la adquisición
d. En el plan de gestión de la adquisición
RPTA: C
Las especificaciones y los niveles de calidad del producto contratado así como las cantidades deseadas, los indicadores para la evaluación del desempeño de los proveedores y otros requisitos se encuentran en el enunciado del trabajo relativo a la adquisición. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.4 Enunciado del trabajo relativo a la adquisición.
¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta en relación a la gestión de compras en los proyectos?
a. Un contrato con un proveedor no debe incluir una descripción clara de los entregables y resultados esperados
b. Aunque haya aspectos que no estén recogidos en el contrato, éstos pueden ser legalmente exigidos una vez iniciada la ejecución
c. Puesto que un contrato es legalmente vinculante debe ser sujeto a una revisión pormenorizada por parte del departamento legal
d. El project manager debe tener conocimientos jurídicos suficientes para evaluar si un contrato está bien redactado y se ajusta a la legalidad
RPTA: C
PMBOK® Guide 6th Ed. 13. gestión de adquisiciones. Aspectos clave de la gestión de compras. Un contrato con un proveedor debe incluir una descripción clara de los entregables y resultados esperados, los aspectos que no estén recogidos en el contrato no pueden ser legalmente exigidos una vez iniciada la ejecución y el project manager no tiene porqué tener conocimientos jurídicos suficientes para evaluar si un contrato está bien redactado y se ajusta a la legalidad sino que deberá consultar con el departamento y asesoría legal.
El proceso de efectuar las adquisiciones tiene por objetivo obtener las respuestas de los potenciales proveedores, seleccionar la oferta más ventajosa y firmar el contrato de la adquisición. El contrato finalmente firmado será todo menos:
a. Un documento que define funciones y responsabilidades
b. Vincula legalmente lo acordado entre ambas partes
c. Una estrategia para evitar riesgos al comprador al transferirlos al vendedor
d. Debe haber capacidad legal por ambas partes
RPTA: C
Un contrato mitiga la responsabilidad de los riesgos asociados a la parte del trabajo realizada por el vendedor pero no los evita. PMBOK® Guide 6th Ed 12.2.3.2 Acuerdos.
Juan es el Project manager de una empresa de consultoría. Está dirigiendo el diseño y desarrollo de unos nuevos servicios de consultoría 24horasx7dias. Han subcontratado la parte del proyecto que tienen que ver con la plataforma y servidor de datos. Teniendo en cuenta lo establecido en contrato y los cambios aprobados con su proveedor, supervisa que se realizan los trabajos según lo previsto y se efectuan los cambios convenientes en el plan para la dirección si hay incidencias o aparecen riesgos no previstos. Lo que Juan está haciendo es
a. Efectuar el contrato de adquisiciones
b. Realizar el control integrado de cambios c. Controlar las adquisiciones
d. Cerrar las adquisiciones
RPTA: C
Controlar las adquisiciones, de acuerdo a PMBOK® Guide 6th Ed (12.3 Controlar las adquisiciones) este proceso consiste en gestionar las compras y contratos con terceros, supervisar que se realizan según lo previsto y efectuar los cambios convenientes en el plan de dirección y del plan de gestión de compras si hay incidencias o aparecen riesgos no previstos.
La gestión de adquisiciones de proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto. El responsable de la gestión del contrato de compras
a. Es el responsable del departamento de compras
b. Es el director del proyecto
c. Es el patrocinador
d. Es el equipo de proyecto
RPTA: A
Normalmente es el departamento de compras y la persona designada al efecto quien dirigirá el contrato de compras siendo asesorado por el director del proyecto en los aspectos relativos al proyecto. PMBOK® Guide
6th Ed 12. Gestión de adquisiciones de proyecto.
¿Cuál de las siguientes actividades NO es responsabilidad del project manager en la planificación y gestión de compras?
a. Preparar el enunciado del alcance de la adquisición
b. Defender los intereses del proyecto
c. Ayudar al responsable de compras en los aspectos técnicos
d. Liderar las negociaciones del contrato
RPTA: D
Es responsabilidad del departamento de compras quien además liderará todo el proceso de compras, mientras que el project manager deberá apoyarle en lo que necesite y para ello entender el proceso de compras, los términos y condiciones del contrato, apoyarle en el proceso de negociación… PMBOK® Guide
6th Ed 11. gestión de las adquisiciones de proyecto.
Diriges un proyecto con varios subcontratistas que elaboran paquetes concretos que posteriormente habrá que integrar en el producto total. Tienes miedo de que haya algún problema con los acuerdos con estos proveedores porque el contrato es legalmente vinculante salvo en algunos casos. Los enunciados del alcance de la adquisición eran claros y precisos y se revisaron antes de la firma del contrato. El proveedor ha suministrado los entregables de acuerdo a lo previsto en el enunciado del alcance pero no tu no estás satisfecho con lo entregado. Esto nos llevará a que el contrato sea
a. Nulo y deberá demandarse al proveedor
b. Incompleto y se deberá solicitar al proveedor que mejore lo que no os gusta
c. Completo, se deberán aceptar y se puede proceder al pago
d. Incompleto al no haberse dejado claro lo que debía entregarse
RPTA: C
El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se definen en los términos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestión de las adquisiciones. Normalmente, todos los entregables deberían haber sido suministrados a tiempo y de conformidad con los requisitos técnicos y de calidad. Si el alcance estaba claro y se ha entregado lo acordado, si el cliente desea cambios, deberá proponerse un cambio en el alcance, pero el contrato está completo. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 12.3.3.1 Adquisiciones Cerradas
Estás preparando la información necesaria para que los posibles oferentes tengan todos los datos, condiciones y formatos para poder hacer una oferta correcta. ¿Qué estás preparando?
a. El plan de gestión de la adquisición
b. El enunciado del trabajo relativo a la adquisición
c. Los documentos de la adquisición
d. Los términos y condiciones del contrato
RPTA: C
Los documentos de la adquisición se utilizan para solicitar propuestas a los posibles interesados en ofertar sus servicios y productos ante una externalización de parte del trabajo del proyecto. Tratan de facilitar la elaboración de la oferta y también la comparación entre ofertas. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.3
Documentos de la adquisición
Acabas de sustituir a un director de proyecto que ha sido despedido por su mal desempeño. Entre la diferente documentación que encuentras están un buen número de contratos a terceros. En uno de ellos ves que, aunque el precio unitario por hora es alto, realmente tu riesgo será medio aunque no conozcas el precio final pues es un contrato menor. ¿De qué tipo de contrato estamos hablando?
a. De costos reembolsables
b. De precio fijo
c. Tiempo y materiales
d. Tiempo y materiales con incentivos
RPTA: C
Entre las características del contrato de tiempo y materiales está que se compras servicios, normalmente de poco valor añadido, estableciendo un precio (no coste) unitario por hora, en el que el riesgo para el comprador será medio por no utilizarse para contratos importantes y, muchas veces, el enunciado del alcance casi ni existe. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.1.6 Activos de los procesos de la organización
