CAPÍTULO XI: INTERESADOS - PT3 Flashcards
Eres el Project manager para el lanzamiento de un nuevo modelo de coche eléctrico. Tras elaborar el registro de interesados descubres un problema. Buena parte de los interesados no tienen asociadas sus necesidades y expectativas respecto al proyecto. Y ves que no está claro su interés e impacto en el proyecto. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Aplicar el análisis de producto para resolver los inconvenientes producidos.
b. Revisar la estructura de desglose del trabajo.
c. Revisar el registro de interesados y actualizarlo correctamente
d. Elaborar una matriz de probabilidad-impacto para clasificar los errores.
RPTA: C
Ya que lo que aparentemente no se hizo bien y habrá que revisar es la recogida de forma sistemática y el análisis de la información sobre las partes interesadas. PMBOK® Guide 13.1 Identificar los interesados del proyecto.
Estás dirigiendo el proyecto de diseño de una aplicación para la preparación de exámenes de certificación de una reconocida institución internacional en gestión de proyectos. En una de las reuniones de seguimiento, aprobáis un cambio en el alcance -introduciendo una nueva funcionalidad- y una reducción del plazo de entrega anotando el cambio su cambio de estado en el registro de cambios. Este registro tendrás que tenerlo en cuenta al
a. Dirigir el equipo de proyecto
b. Efectuar las adquisiciones
c. Controlar la calidad
d. Gestionar la participación de los interesados
RPTA: D
El registro de cambio permite registrar los cambios que producen en el proyecto. Estos cambios -y su impacto en los objetivos del proyecto- se deben comunicar a los interesados que corresponda. PMBOK® Guide 6th Ed 4.5 Realizar el control integrado de cambios y 13.3.1.2 Registro de cambios.
Estás dirigiendo el proyecto de diseño de una aplicación para la preparación de exámenes de certificación de una reconocida institución internacional en gestión de proyectos. En una de las reuniones de seguimiento, el director de sistemas ha solicitado un cambio técnico que, tras evaluar su impacto en el proyecto, consideráis totalmente asumible. Unos días después, te llama enfurecido el director comercial quejándose de que el prototipo que le han mostrado no cumple lo previsto… y tu te das cuenta de que es debido al cambio introducido. ¿Qué es lo que ha fallado?
a. La gestión de los interesados
b. El control integrado de cambios
c. La recopilación de requisitos
d. Nada ya que, tras el análisis del impacto, lo encontrasteis asumible
RPTA: B
Una propuesta de cambio se evalúa (analizando el impacto en las diferentes áreas del proyecto y en las especificaciones de los interesados -que es lo que falló-), se identifican opciones para integrarlo, se busca la aprobación formal interna, se busca la aprobación formal externa (del cliente, si procede) y se implanta informando a todos los afectados. PMBOK (R) Guide 6th Ed 4.5 Realizar el control integrado de cambios.
¿Cuál de las siguientes afirmaciones relativa a la identificación de los interesados es INcorrecta?
a. Hay que identificar todos los interesados en la fase de inicio
b. Cuanto más tarde aparezca un interesado, incorporar sus requerimientos será más costoso
c. Identificar los interesados ayuda a organizar mejor la ejecución del proyecto
d. Los interesados pueden ser tanto internos como externos al proyecto e, incluso, a la organización
RPTA: A
Si bien el mayor esfuerzo debe hacerse al inicio del proyecto, al igual que ocurre con los riesgos, es importante -y para eso está también el proceso de controlar los interesados- estar atentos a la aparición de nuevos interesados durante la fase de ejecución y control del proyecto. PMBOK Guide ® 6th Ed 13.4
Monitorizar los interesados
Eres el director del proyecto mediante el cual se va a proceder a una implantación del Lean Thinking a un proceso industrial buscando optimizar el proceso. El estricto cumplimiento de los requerimientos del cliente son claves. Para ello, durante la fase de planificación debiste excluir del alcance funcionalidades solicitadas por algunos de los interesados. Esto ha llevado a que durante los cuatro primeros meses del proyecto se hayan producido continuas quejas de estas personas que en cuanto tienen ocasión en una reunión del equipo intentan incluir sus requisitos en el alcance. Por tu parte, consciente desde el inicio del proyecto que esto podría ocurrir, pusiste en marcha medidas preventivas. De las siguientes ¿Cuál sería la menos adecuada?
a. Abrir un registro de incidentes en el que recoger, entre otras cosas, las quejas y conflictos que puedan darse por haber excluído las expectativas de estos interesados
b. Llevar a cabo un estricto control del alcance para asegurar que se hace todo lo que se tiene que hacer y
sólo lo que se tiene que hacer.
c. Registrar aquellos requisitos que no fueron finalmente incluídos en el alcance junto a los que sí fueron incluídos.
d. Mantener reuniones periódicas con los interesados descontentos para repasar el trabajo que no se
realizará en este proyecto e intentar incluirlo si hay ocasión
RPTA: D
Las tres primeras opciones son muy adecuadas: controlar el alcance, definir el enunciado del alcance con lo incluído y excluído y abrir un registro de incidentes para tu proyecto en el que recoger los problemas y conflictos que puedan surgir. Sin embargo, aunque pueda parecer una estrategia de gestión de interesados, la respuesta seleccionada no parece aportar ningún valor ya que la decisión está tomada y el director de proyecto debe centrarse en ejecutar el proyecto de acuerdo al plan. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deslizamiento del alcance. Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambiosPMBOK (R) Guide 6th Ed. 5.6 Controlar el Alcance.
Dos de las características de una buena gestión de interesados son
a. Abordar únicamente las necesidades de los interesados relevantes y de forma iterativa
b. Hacerlo durante todo el proyecto y revisando su participación en hitos relevantes del proyecto como por ejemplo al inicio de cada fase del ciclo de vida
c. Realizando una completa recogida de interesados durante el acta de constitución y evaluando su
potencial impacto en el proyecto
d. Revisando su compromiso cuando haya interesados que hayan dejado de tener influencia en el proyecto y siempre antes de la ejecución del proyecto
RPTA: B
PMBOK Guide (R) 6th Ed 13 Gestión de Interesados - Conceptos clave para la gestión de interesados del proyecto
Eres el director del proyecto para el desarrollo de una gama de juegos virtuales para entornos de rehabilitación robótica. Es un innovador proyecto dirigido a centros de atención a la personas con discapacidades pero va a suponer una nueva forma de trabajar en la empresa. Eres consciente de lo importante que es gestionar bien los interesados de proyecto. Iniciado el proyecto pones en marcha la estrategias definidas para maximizar el apoyo de los interesados clave gestionando las comunicaciones de acuerdo a lo establecido. Por lo tanto, lo que estáis haciendo es
a. Determinar su nivel de influencia
b. Gestionar la participación de los interesados
c. Controlar la participación de los interesados
d. Desarrollar y gestionar el equipo de proyecto
RPTA: B
La gestión de la participación de los interesados tiene por objetivo ejecutar el plan de gestión de los interesados apoyándose en el plan de gestión de las comunicaciones que debe estar alineado con el primero. PMBOK Guide ® 6th Ed 13.3 Gestionar la participación de los interesados
Has analizado el nivel de participación actual y deseada de cada interesado, las interrelaciones e interdependencias entre ellas, los requisitos de comunicación de cada uno así como la información a enviarles, la razón para hacerlo y el impacto previsto de dicha información. ¿En qué documento lo recogerás?
a. El plan de gestión de las comunicaciones
b. El plan de gestión de los interesados de proyecto
c. La documentación de requisitos de comunicación
d. El registro de interesados de proyecto
RPTA: B
El plan de gestión de los interesados de proyecto, además de la documentación del registro de interesados, recogerá el nivel de participación actual y deseado de cada parte interesada, las interrelaciones e interdependencias entre partes interesadas, los requisitos de comunicación de cada parte interesada, la información a enviar a cada parte interesada (contenido, formato, frecuencia, nivel de detalle,…), la razón para distribuir esta información a cada parte interesada y el impacto previsto (por y para qué se le envía). PMBOK® Guide 6th Ed 13.2.3.1 Plan de gestión de interesados.
Si quieres asegurarte de que se reduce el riesgo de malinterpretaciones y otros problemas de comunicación aplicarás
a. La conciencia cultural
b. El networking
c. La escucha activa
d. El registro de incidentes
RPTA: C
PMBOK® Guide 6th Ed 13.4.2.5 Habilidades interpersonales y del equipo
Entre las consideraciones a tener en cuenta a la hora de adaptar tu gestión de proyectos a las necesidades de los interesados están todos MENOS
a. La gestión de interesados, clave de un proyecto, siempre debe realizarse con igual intensidad y nivel de detalle
b. Cuántos interesados relevantes hay en el proyecto
c. Cómo de complejas son las relaciones e interrelaciones entre interesados
d. Cómo de diversa es la cultura en el grupo de interesados
RPTA: A
PMBOK® Guide 6th Ed 13. Gestión de Interesados - Consideraciones para adaptar la gestión
Un proyecto se considera exitoso si alcanza sus objetivos y logra o supera las expectativas de los interesados. Los interesados son personas u organizaciones con intereses creados en torno al proyecto, que pueden estar activamente implicadas y trabajando en el proyecto, que deben suministrar entradas o recibir resultados del proyecto o que tienen algo que ganar o perder como resultado del proyecto. ¿Cuándo se puede realizar el análisis de los interesados?
a. Cuando se elabora el Acta de constitución
b. En el inicio de la primera fase del proyecto
c. Cuando se crea el plan de dirección del proyecto
d. durante todo el ciclo de vida del proyecto
RPTA: D
El análisis de interesados, es una de las herramientas del proceso de identificación de interesados en la que se trata de reflejar sus necesidades y expectativas. Identificar las partes interesadas en un proceso que forma parte del área de conocimiento “gestión de los interesados del proyecto” y del subgrupo “inicio”. Pero también se pueden ir identificando conforme avanza el proyecto duranmte toda su evolución. PMBOK® Guide 6th Ed
13.1.2.3 Análisis de datos
Cristian es el director del proyecto de diseño e implantación de lean manufacturing en ISCOM, empresa que imprime etiquetas para envases comerciales. Es un proyecto interno, que va a afectar a la forma de trabajar de prácticamente toda la organización. Este proyecto implica reconsiderar supuestos y formas de trabajar que se han dado por inamovibles durante muchos años. Tras identificar los interesados, sus necesidades y expectativas y su criticidad en el proyecto y recogerlas en el registro de riesgos, el responsable de ventas te pide que pongas esa información en la intranet de la empresa para que durante el desarrollo del proyecto pueda consultarse más fácilmente. Tu le indicas que esa información debe estar disponible para
a. Únicamente accesible al director del proyecto y al patrocinador
b. Accesible a todos los interesados de proyecto
c. Únicamente accesible al director de proyectos y el equipo de dirección del proyecto
d. Quienes así establezca el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto
RPTA: D
Dentro del plan de dirección se encuentra el plan de gestión de las comunicaciones. En este documento se define qué información recibe o está disponible para quien. La información confidencial, por razones de secreto industrial o de prudencia en la gestión del proyecto, se definirá en él. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.3.1
Plan de gestión del proyecto - Plan de gestión de las comunicaciones.
Eres el director del proyecto de diseño e implantación de varias comunidades de práctica en una multinacional con varias oficinas en una decena de países situados en 3 continentes. Teniendo en cuenta el registro de interesados vas a proceder a planificar la gestión de los interesados. El responsable del departamento de recursos humanos tiene alto interés, alta influencia y se presenta como uno de los valedores del proyecto ya que el proyecto supondrá una mejora de la formación continua del personal. ¿Cuál de las siguientes puede ser la mejor manera de gestionar su implicación ?
a. Informarle regularmente de los avances del proyecto
b. Invitarle a las reuniones de planificación e implicarle en el comité de seguimiento del proyecto
c. Tratar de identificar porqué es bajo su interés en el proyecto y hacerle ver los beneficios que puede obtener de él
d. Reunirte con él para minimizar su potencial oposición al proyecto
RPTA: B
Al ser alguien con peso y que apoya decididamente el proyecto la estrategia irá más en la línea de hacerle partícipe de las decisiones relevantes del proyecto de tal manera que también pueda ayudar a compensar o minimizar el impacto negativos de otros interesados de alto interés e impacto. PMBOK Guide ® 6th Ed
13.2.3.1 Plan de gestión de interesados.
El patrocinador es todo menos
a. La persona que financia (cuando coincide con el cliente) o busca la financiación para el proyecto
b. Busca apoyo entre las partes interesadas y la alta dirección para que salga adelante el proyecto
c. Es el responsable de que el proyecto cumpla con los objetivos del mismo controlando el planning y presupuesto
d. Hace de enlace entre el equipo de proyecto y la alta dirección o el cliente
RPTA: C
El responsable de que el proyecto cumpla con los objetivos asignados teniendo en cuenta los condicionantes y las restricciones del mismo para lograr su aceptación final y formal por el cliente es el director del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 13. Gestión de Interesados de proyecto.
Durante la fase de ejecución del proyecto tienes duda sobre si realmente estás utilizando el mapa de riesgos más adecuado para tu proyecto. ¿Qué deberías hacer como project manager?
a. Consultar con el cliente
b. Nada, el es el máximo responsable
c. Consultar al patrocinador
d. Consultar a la Oficina de Dirección de Proyectos
RPTA: D
Las políticas de la compañía, en materia de Gestión de proyectos se dirigen desde la Oficina de Dirección de proyectos y lo que debe hacer el project manager es dirigir a las partes interesadas a la máxima autoridad en la compañía en políticas de Gestión de proyectos para que les de la información necesaria y aclare sus dudas. Esta pregunta es la típica que, si no trabajas en una compañía con una Oficina de Dirección de proyectos (Project Management Office, PMO), no la consideras importante. Pero el examen PMP® supone que trabajamos en una compañía ideal que sí existe. PMBOK Guide (R) 2.4.4.3 Project Management office
