CAPÍTULO X: ADQUISICIONES - PT3 Flashcards
Como director de proyecto tienes que tomar una Decisión de Hacer o Comprar. El desarrollo interno de la aplicación informática costaría $950,000 más $5,000 mensuales por mantenimiento. Un vendedor externo ha ofrecido el software a una tarifa de $ 53 mensual por usuario. La compañía estima tener 1,000 usuarios cada mes. Además, el vendedor cobrará una tarifa de mantenimiento de $2,000 mensuales. ¿A partir de cuántos meses será mejor desarrollarla internamente?
a. 29 meses
b. siempre será mejor hacerlo internamente
c. 9 meses
d. 19 meses
RPTA: D
Si t representa el número de meses que la compañía utilizará el software, el coste de la decisión “Hacer” será: $950,000 + $5,000t. El proveedor cobrará $53 por usuario y se espera 1,000 usuarios mensuales. Por eso, el coste de uso mensual es 53 * 1,000 t=53,000 t. El costo de mantenimiento de $2,000 mensuales se representará como: 2,000 t . Añadiendo el coste de uso al costo de mantenimiento mensual, la tarifa total por la decisión “Comprar” será: 53,000 t + 2,000 t=55,000 t. Igualando ambos valores, el tiempo de equilibrio te se encuentra cuando se igualan ambos costes, 950,000 + 5,000 te=55,000 te y despejando obtenemos te = 19 meses. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.2.3 Análisis de datos - Análisis hacer o comprar.
De la siguiente información, ¿Cuál es la que mejor describe el contenido completo de la documentación indexada del contrato, incluido el contrato cerrado, para su inclusión en el archivo final del proyecto?
a. Activos de los procesos de la organización
b. Registro de contrato
c. Lecciones aprendidas
d. El archivo del contrato del proyecto
RPTA: D
Dentro del archivo del contrato se incluyen todos los documentos relacionados con él, comenzando con el
propio contrato cerrado, los posibles cambios, las incidencias, la aceptación formal… PMBOK® Guide 6th Ed
14.6.3 Cerrar el proyecto o fase del proyecto.
Como director del proyecto, colaboras con el técnico de compras del proyecto en la gestión del contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos. Un elemento importante a tener en cuenta a la hora de firmar el contrato NO es
a. Su caracter legalmente vinculante para ambas partes
b. Que implica a comprador y vendedor
c. Que una vez firmado no puede ser sujeto a cambios
d. Que, aún con litigios y reclamaciones pendientes, deberá cerrarse una vez entregados los entregables de acuerdo a requerimientos.
RPTA: C
El carácter vinculante le da gran importancia a la gestión de cambios cuyo procedimiento deberá venir recogido en el contrato como una cláusula más. PMBOK® Guide 6th Ed 12.2. Efectuar las adquisiciones.
Las listas de vendedores precalificados de tu proyecto, necesaria para efectuar las adquisiciones las encontraremos en
a. En el plan de gestión de interesados
b. En el registro de proveedores
c. En el plan de gestión de las adquisiciones d. En los documentos de la adquisición
RPTA: C
La lista de vendedores precalificados es una lista de empresas que la compañía tiene preseleccionadas y que sabe que cumplen los requisitos para poder ejecutar los trabajos a contratar. Se recogerá en el plan de gestión de las adquisiciones. PMBOK® Guide 6th Ed 12.2.3.1. Plan de gestión de las adquisiciones.
Estás en la fase de ejecución dirigiendo un proyecto para el desarrollo de una nueva aplicación que permita optimizar la logística de las empresas de transporte de mercancías mediante el posicionamiento real de la carga en todo el proceso. Habéis optado por un enfoque ágil/adaptativo para la gestión del proyecto y, muy especialmente, estás utilizando técnicas y herramientas de Scrum. En la fase de planificación decidisteis que, teniendo en cuenta la sobrecarga de trabajo, externalizaríais algunas partes del desarrollo. En la reunión de seguimiento la persona del equipo que supervisará el trabajo del proveedor externo pregunta cuál será el plan de monitoreo y evaluación para el seguimiento del avance del proveedor. Le indicarás que
a. Deberá organizar reuniones de planificación del sprint, diarias de seguimiento y reuniones de retrospectiva en las que validar avances
b. Se reunirá con el proveedor para ver cuál es la forma más eficaz y eficiente de lograr los objetivos del
proyecto en la parte externalizada
c. Consultará la estrategia de adquisiciones donde se recoge el enfoque de ejecuciónn, seguimiento y control de los proveedores
d. Revisará el plan de gestión de las adquisiciones que contiene las actividades a emprender durante el
proceso de adquisición
RPTA: C
El objetivo de la estrategia de las adquisiciones es determinar el método de entrega del proyecto, el tipo de acuerdo(s) legalmente vinculante(s) y el modo en que avanzarán las adquisiciones a través de las fases de adquisición. Incluirá el método de entrega, método de pago y las fases de la adquisición (secuenciación o división en fases de la adquisición, una descripción de cada fase y los objetivos específicos, indicadores e hitos de desempeño de las adquisiciones a utilizar en el monitoreo;). PMBOK (R) Guide 6th Ed. 12.1.3.2
Estrategia de las Adquisiciones.
Estáis en un proceso de evaluación de ofertas y estáis sorprendidos por las diferencias en las propuestas económicas de los cuatro proveedores. Ello puede ser debido al carácter singular y específico del componente a adquirir sobre el que se requiere una experiencia y conocimiento que no hay en la propia compañía. O quizás a que los proveedores no están ofertando lo mismo. ¿Qué es lo mejor que podrás hacer?
a. Informar al patrocinador de las importantes diferencias
b. Solicitar estimaciones independientes
c. Utilizar técnicas analíticas
d. Negociar con los proveedores preseleccionados
RPTA: B
La respuesta correcta es la b) . El comprador puede solicitar apoyo de un grupo de asesores independientes que evalúen el presupuesto del contrato. Permitirán descubrir diferencias entre lo que el vendedor pretende abarcar en el enunciado del alcance de la adquisición y lo que entienden otras personas ajenas al contrato. Si se detectan diferencias sustanciales será porque el enunciado del alcance del contrato no esté suficientemente claro. Suele ser útil cuando se requiere una evaluación sobre un aspecto singular y específico que requiere una experiencia y conocimiento que no hay en la propia compañía. PMBOK® Guide
12.2.2.3 Estimaciones independientes.
Como parte de la gestión de un contrato para la adquisición de equipamiento médico altamente sofisticado para el plan de modernización del hospital en el que trabajas, estás reunido con el proveedor quien te propone un cambio en el alcance garantizándote que será en beneficio del proyecto ya que las funcionalidades añadidas mejorarán el resultado final. ¿Qué es lo siguiente que harás?
a. Informar al patrocinador de las mejoras que implicará el cambio
b. Realizar una auditoría que permita ver las bondades de las funcionalidades propuestas
c. Actuar de acuerdo al sistema de control de cambios del contrato
d. Rechazar la propuesta puesto que no forma parte del alcance
RPTA: C
Antes de informar al patrocinador o rechazar la propuesta hay que evaluar el impacto en el proyecto (control integrado de cambios). El sistema de control de cambios de las adquisiciones define el proceso por el que se pueden producir modificaciones al contrato, los niveles de aprobación,… Las auditorías tienen otra función. PMBOK® Guide 6th Ed 12.3.1.7 Factores ambientales de la empresa - Sistema de control de cambios del contrato.
Eres el director de la construcción y puesta en marcha de un centro de fitness y dietética de alto rendimiento.
Habéis subcontratado todos los equipos demusculación y el suministro de producto dietéticos. Tienes que tener muy claro tu papel en la gestión de compras. Las siguientes serán responsabilidades tuyas siempre a excepción de
a. Identificar riesgos y asegurarte de que se incorporan las acciones de mitigación en el acuerdo contractual
b. Definir el tipo de contrato que mejor se adapte a las necesidades del proyecto y los protocolos de la
organización
c. Implicarte en las negociaciones del acuerdo para velar porque se respetan los intereses del proyecto
d. Asegurarte de que se ejecutan todos los trabajos previstos en el contrato -reportes, inspecciones,…-
RPTA: B
La definición del tipo de contrato que mejor se adapte a las necesidades del proyecto y los protocolos de la organización suele ser decisión del departamento de compras escuchando al departamento jurídico y al propio director de proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 12. Gestión de las adquisiciones del proyecto.
Cuando recibes la mayoría de las ofertas de los licitantes y las comparas con tus estimaciones independientes, ves que hay una gran diferencia entre aquellas y tu estimación. ¿A qué puede ser debido (selecciona la más adecuada)?
a. Los licitantes no han comprendido el alcance
b. A que debes re-estimar el presupuesto con un grupo de expertos diferentes y más experimentados en la materia concreta
c. A que los documentos de la adquisición no están claros
d. Que no hubo tiempo material para poder realizar una buena oferta.
RPTA: C
Cuando una mayoría no lo ha entendido bien el alcance, estamos ante un problema de falta de claridad y ambigüedad del enunciado del trabajo relativo a la adquisición -y que forma parte de los documentos de adquisición-. Uno de los objetivos de las estimaciones independientes es precisamente sacar a la luz diferencias en las ofertas económicas que puedan indicar una mala comprensión del alcance de lo que hay que ofertar. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.7 Estimaciones independientes.
Estás preparando la documentación de la adquisición. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta?
a. En la invitación a la licitación se solicita una oferta detallada
b. En la solicitud de oferta se pide oferta de precios unitarios de las diferentes unidades c. En la propuesta de cotización se solicita el precio total del contrato
d. Los documentos de la adquisición deben dejar claro el formato y detalle de la oferta
RPTA: D
En la invitación a la licitación se solicita el precio total del contrato, en la solicitud de oferta se pide una oferta detallada y en la propuesta de cotización se solicita oferta de precios unitarios de las diferentes unidades. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.3 Documentos de la adquisición.
Estás tratando de cerrar dos de los tres contratos de compra de equipamiento eléctrico que han sido necesarios realizar dentro del proyecto de construcción de un nuevo centro comercial. Está habiendo problemas a la hora de acordar el precio final del contrato y ambas partes tenéis diferentes opiniones sobre las modificaciones que fueron aprobadas durante el proyecto. El sistema de gestión de registros os ayudará ya que
a. Es una entrada al proceso de cierre de adquisiciones
b. Una entrada y herramienta del proceso de controlar las adquisiciones
c. Es una salida del proceso de validar el alcance
d. Ninguna de las anteriores pues no forma parte de este proceso
RPTA: B
Las actividades administrativas incluídas en controlar las adquisiciones pueden incluir: Recolección de datos y la gestión de los registros del proyecto, incluidos el mantenimiento de registros detallados del desempeño físico y financiero y el establecimiento de indicadores medibles del desempeño de las adquisiciones; PMBOK® Guide 6th Ed 12.3 Controlar las adquisiciones.
Eres el director del proyecto de diseño y prototipo de una estación de carga para bicicletas eléctricas. Parte del alcance vais a externalizarlo tras evaluar los riesgos tecnológicos que implicaría hacerlo internamente. Estás reunido con tu equipo técnico y el responsable de compras de la empresa planificando la gestión de compras del proyecto. Durante este proceso
a. Lleváis a cabo las conferencias de oferentes
b. Realizáis la auditoría del proceso de compras
c. Realizáis las negociaciones con los proveedores calificados
d. Tomáis las decisiones de externalizar o realizar internamente los diferentes entregables
RPTA: D
El proceso de planificar la gestión de las adquisiciones de proyectos comienza con el inicio del proyecto y termina una vez preparada toda la documentación necesaria para ofertar. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1
Planificar la gestión de las adquisiciones.
Los incentivos al proveedor en el contrato tienen como objetivo:
a. Lograr bajar los costes del proveedor
b. Lograr que quede claro el precio final
c. Alinear los objetivos del vendedor y el comprador
d. Mejorar el precio final del contrato
RPTA: C
Los incentivos tratan de alinear los objetivos del vendedor y el comprador y que el contrato concluya en un gana-gana equilibrado. PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.1.6 Activos de los procesos de la organización.
Eres el director de proyecto para la sustitución de las instalaciones eléctricas de un edificio de oficinas bajo un contrato de precio fijo. Estás planificando la externalización de los trabajos de sustitución de cables a un proveedor. El trabajo se tiene que hacer de forma que se minimicen las interrupciones en horas de oficina del arrendatario, por lo tanto necesitas contratar una empresa con experiencia y buena reputación. Para ello, contactas al departamento de compras para desarrollar una lista de empresas que tengan la capacidad para hacer el trabajo. ¿Qué estás haciendo?
a. Identificar vendedores preaprobados
b. Elaborar los documentos de la licitación c. Definir la estrategia de las adquisiciones d. Recibir propuestas de los proveedores
RPTA: A
Las listas de vendedores preaprobados son listas de vendedores que han sido debidamente evaluados y aprobados pueden racionalizar los pasos necesarios para anunciar la oportunidad y reducir el tiempo del proceso de selección de vendedores. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 12.1.1.6 Activos de los Procesos de la
Organización.
Estás buscando las métricas que debes utilizar para evaluar el entregable del vendedores puesto que tienes un conflicto con uno de ellos y quieres asegurarte antes de hablar con él. ¿En qué documento encontrarás esta información?
a. En el plan de gestión de las adquisiciones b. En los documentos de la adquisición
c. En el enunciado del trabajo relativo a la adquisición
d. En el plan de dirección del proyecto
RPTA: A
En este documento se recogen las especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de desempeño, período de desempeño,… PMBOK® Guide 6th Ed 12.1.3.1 Plan de gestión de las adquisiciones.
