CAPÍTULO XI: INTERESADOS - PT4 Flashcards
Trabajas en un proyecto de ejecución de un falso túnel que unirá dos barrios de una ciudad. Estás definiendo los interesados de proyecto con el objetivo de recoger sus necesidades y expectativas y evaluar su posición respecto al proyecto. Los interesados son todo MENOS personas u organizaciones que
a. Participan activamente en el proyecto
b. Cuyos intereses se pueden ver afectados en el proyecto
c. Tienen intereses comerciales como potenciales proveedores
d. Van a aportar información necesaria para el proyecto
RPTA: C
Las personas u organizaciones que finalmente sean adjudicatarias de un contrato de adquisición de un producto o servicio pasarán a formar parte de las partes interesadas pero no antes. PMBOK® Guide 6 (13 Interesados de proyecto).
Estás dirigiendo un proyecto cuyo objetivo es la mejora del proceso logístico de tu empresa. El operador ferroviario propuso un cambio en las especificaciones del sistema informático que finalmente fue aprobado.
¿Qué es lo mejor que puedes hacer a continuación?
a. Someter el cambio al patrocinador
b. Evaluar el impacto del cambio en los objetivos del proyecto
c. Actualizar el registro de cambios
d. Actualizar el registro de incidentes
RPTA: C
El cambio ya ha sido aprobado de acuerdo al plan de control de cambios –en el que, si procedía, habrá intervenido el patrocinador- y, anteriormente se habrá evaluado ya el impacto del cambio en los objetivos del proyecto. Una vez aprobado, se procede a actualizar el registro de cambios para que, con él, se notifique a los interesados. PMBOK® Guide &th Ed 4.5 Realizar el control integrado de cambios.
Como responsable de la peatonalización del casco histórico de tu ciudad, Miguel Angel está preparando una reunión con la asociación de comerciantes ya que desde el inicio transmitieron su preocupación sobre el potencial impacto negativo que el proyecto tendría sobre sus negocios. Por otra parte hay otras dos organizaciones y asociaciones que pueden generar problemas antes y durante la ejecución del proyecto.
¿Qué es lo mejor que puedes comenzar haciendo para abordar esta situación?
a. Aproponer al patrocinador que, teniendo en cuenta la oposición al proyecto, se cancele y el ayuntamiento se centre en otros proyectos menos probelmáticos
b. Breunirte con todos los interesados, aunque se opongan al proyecto, para conocer sus expectativas y las razones por las que se oponen al proyecto.
c. Cinformar a aquellos que se oponen al proyecto de que el ayuntamiento tomará las medidas que
considere oportunas para que el proyecto, estratégico para el ayuntamiento, se lleve a cabo
d. Definir estrategias para minimizar el impacto de la oposición de los interesados que se oponen al proyecto
RPTA: B
El primer paso es conocer sus necesidades y expectativas, porqué se oponen al proyecto,… (información de evaluación. Requisitos principales, expectativas, potencial para influir en los resultados del proyecto, y la fase del ciclo de vida del proyecto en la que el interesado tiene la mayor influencia o impacto)antes de definir estrategias adecuadas para minimizar su impacto (opción correcta pero posterior en el tiempo) y evaluar el impacto negativo residual (que sí que podría llevar a cancelar el proyecto sino el riesgo es de alto impacto y o se puede aceptar). PMBOK (R) Guide 6th Ed. 13.1.3.1 Registro de Interesados
Eva es la responsable de un proyecto que prevé abrir varias nuevas franquicia en el área metropolitana de una gran ciudad. Para ello está identificando todas las personas que se van a ver afectadas por el proyecto para desarrollar estrategias que las impliquen de forma efectiva en el proyecto. Las actividades que está desarrollando corresponden al área de conocimiento de
a. Gestión de la integración
b. Gestión de las comunicaciones
c. Gestión de interesados
d. Gestión de proyectos especiales
RPTA: C
El área de conocimiento de gestión de interesados tiene por objetivo identificar todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto, analizar sus expectativas y potencial impacto sobre el proyecto y desarrollar estrategias adecuadas para implicarles de forma efectiva en las decisiones y ejecución del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 13. Gestión de interesados de proyecto.
Eres una técnico de recursos humanos y la directora del proyecto de diseño e implantación de un programa de desarrollo por competencias en tu organización. Estás dirigiendo y gestionando el trabajo de proyecto y, por las observaciones y datos que te transmite tu equipo, hay varios responsables de departamento que se están volviendo muy reacios al proyecto y no están colaborando como se esperaba. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Gestionar la implicación de los interesados de proyecto
b. Controlar las comunicaciones de proyecto para que sean más claras
c. Controlar la participación de los interesados de proyecto
d. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
RPTA: C
Cuando del proceso de dirigir y gestionar los trabajos observas o tienes datos que parecen indicar que la actitud, implicación o participación de los interesados no es la deseada, estos datos se procesan mediante el proceso de Controlar los interesados. En él se compara los resultados obtenidos con el plan de gestión de interesados y los esperados. Con ello se tendrá información del desempeño en lo que a la gestión de interesados se refiere y se evaluarás si son necesarias medidas de ajuste. PMBOK® Guide 6th Ed 4.3 Dirigir y gestionar el trabajo de proyecto.
Estás en la fase de diseño conceptual de la nueva tablet que diriges. Estás interactuando con los departamentos implicados y los grupos de potenciales usuarios identificados para tratar de cumplir con sus expectativas y fomentar su participación en las decisiones y ejecución del proyecto. ¿Cual de los siguientes procesos y sus salidas NO forman parte de las entradas al proceso de gestionar la participación de los interesados?
a. De Validar el alcance: los entregables aceptados
b. De Planificar la gestión de las comunicaciones: el plan de gestión de las comunicaciones
c. De Planificar la Gestión de Interesados: el plan de gestión de interesados
d. De planificar la gestión de riesgos: el plan de gestión de riesgos
RPTA: A
Para el proceso en el que se gestionan las expectativas de los interesados se recibirá información de los procesos indicados en las respuestas 2,3 y 4. PMBOK® Guide 6th Ed (13.3 Gestionar la participación de los interesados Figura 13-8)
Eres el director de sistemas. Tu compañía acaba de adquirir una empresa con el objetivo de entrar en el mercado asiático. Los procesos, procedimientos y sistemas son bien diferentes debido a las diferencias culturales, económicas y organizativas entre ambas empresas. Vais a proceder a desarrollar las estrategias más adecuadas para lograr la participación y la implicación deseada de los diferentes interesados. Queréis minimizar el impacto de la oposición prevista por parte de los directivos de la empresa comprada. Es fundamental identificar las necesidades de comunicación para lograr la implicación deseada de los interesados. Para ello, te ayudarás de
a. La matriz interés/impacto de interesados que se oponen al proyecto
b. La matriz de trazabilidad de requisitos de los interesados
c. La matriz de evaluación de su participación en el proyecto
d. La matriz de asignación de responsabilidades
RPTA: C
La estrategia será diferente en función de si la parte interesada desconoce el proyecto, se resiste al proyecto, es neutral al proyecto, apoya el proyecto o, más aún, lidera e impulsa el proyecto. La implicación actual se puede recoger en una matriz de evaluación de la participación de los interesados. Es por ello que el project manager debe clasificar a las partes interesadas en función de su posición respecto al proyecto, comparar la implicación actual frente a la deseada y establecer la estrategia más adecuada. PMBOK® Guide 6th Ed
13.2.2.3 Análisis de Datos
Eres la directora de la puesta en marcha de una nueva línea editorial destinada a libros electrónicos sobre temática científica. Estás controlando la implicación de los interesados en el proyecto. Para ello especialmente
a. Compararás el trabajo real con el previsto para identificar variaciones que indiquen un problema
b. Enviarás la información solicitada al inicio del proyecto
c. Determinarás cuál es el nivel deseado de participación en el proyecto
d. Todas las anteriores
RPTA: A
Entre las actividades durante el control de la participación e implicación de los interesados de proyecto compararás el trabajo real con el previsto para identificar variaciones que puedan identificar un problema con algún interesado (que no entrega las cosas a tiempo, que no responde a los correos, que falta a buena parte de las reuniones,…). PMBOK Guide (R) 6th Ed 13.4.1.3 Datos de desempeño del trabajo
Eres el director del proyecto para el desarrollo de una gama de juegos virtuales para entornos de rehabilitación robótica. Es un innovador proyecto dirigido a centros de atención a la personas con discapacidades pero va a suponer una nueva forma de trabajar en la empresa. Eres consciente de lo importante que es gestionar bien los interesados de proyecto. Para ello te has reunido con tu equipo de dirección para tratar de analizar si los interesados identificados pueden afectar positiva o negativamente y en qué medida a la buena marcha y el éxito del proyecto. Por lo tanto, lo que estáis haciendo es
a. Determinar sus expectativas
b. Determinar sus requerimientos
c. Planificar la mejor estrategia para implicarlos
d. Determinar su nivel de influencia
RPTA: D
Al determinar su nivel de interés se pretende evaluar hasta qué punto pueden los diferentes interesados afectar positiva o negativamente y en qué medida a la buena marcha y el éxito del proyecto. Es clave definirlo bien y tenerlo en cuenta para gestionarlo durante la planificación y ejecución del proyecto. PMBOK® Guide
13.1.2.1 Análisis de interesados.
Eres el director del proyectos de puesta en marcha de un nuevo centro de distribución logística que permita dar un servicio más eficiente a vuestra red de supermercados. Acabas de sustituir al anterior director que ha sido cesado por desavenencias con dos jefes de departamentos, dos miembros del equipo de proyecto y dos proveedores. Te reúnes con el equipo de proyecto para ponerte al día de la situación y te hacen saber que básicamente ha habido problemas de comunicación y de no resolver los conflictos a tiempo. Como director de proyecto, ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Intensificar las comunicaciones con todos los interesados para que estén al día del estado del proyecto
b. Modificar el plan de gestión de las comunicaciones
c. Revisar el acta de constitución y lo que en ella se dice en relación a los interesados de alto nivel
d. Hacer una re-evaluación de los interesados del proyecto y actualizar el registro
RPTA: D
Claramente ha habido un problema de gestión de los interesados. Lo primero que debes hacer es actualizar el registro de interesados, revisar la información en él recogida, actualizarla, ajustar las estrategias con los interesados de acuerdo a su posición en el proyecto y, con ello, rehacer el plan de gestión de las comunicaciones. PMBOK® Guide 6th 13.1.3.1 Registro de interesados y 13.4 Controlar la participación de los interesados
Como Project manager de un proyecto de prospección petrolífera recibes una llamada del patrocinador quien te expresa su preocupación por el avance del proyecto y su insatisfacción por los resultados hasta la fecha. Te sorprende porque tus datos indican lo contrario. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Actualizar el registro de riesgos con los problemas que reporta el patrocinador.
b. Tranquilizarle mediante información actualizada asegurándole que el proyecto va bien.
c. Llamar rápidamente al equipo de proyecto para saber quién ha informado erróneamente y preocupado sin motivo al patrocinador.
d. No darle más importancia puesto que el patrocinador es así.
RPTA: B
Es responsabilidad del Project manager gestionar adecuadamente las expectativas de los interesados informándoles adecuadamente y asegurándoles que se van a cumplir sus expectativas en el proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 13.3. Gestionar la participación de los interesados
Usted está utilizando una matriz poder-interés para clasificar a todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de interesados. ¿Qué sería lo más recomendable para el uso de esa información?
a. Qué esté disponible para todos los interesados
b. Que sea información confidencial para la utilización del DP y los miembros claves de su equipo
c. Que sea información pública pero de acceso con clave y contraseña
d. Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el deseado de cada interesado
RPTA: B
La matriz poder-interés sirve para definir la estrategia para cada grupo de interesados y debería ser de acceso confidencial.
Un proyecto que consiste en la implementación de un sistema de información para la generación de reportes automáticos, está enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no están de acuerdo con la forma en que se está tratando al personal de ese proyecto. ¿Quién es el principal responsable de gestionar la participación en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?
a. El Director del proyecto
b. El Patrocinador
c. Los empleados de la empresa
d. Greenpeace
RPTA: A
El DP es el principal responsable de involucrar a los interesados en el proyecto. El “patrocinador” podría ser
correcto si no está la opción DP o si se aclara que son problemas estratégicos externos.
Te han encomendado la dirección integral para la construcción de un centro comercial. Este proyecto requiere una inversión estimada de $100 millones y se han identificado más de 80 interesados. ¿Durante qué fase del proyecto los interesados tendrán mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad?
a. Inicio
b. Planificación
c. Ejecución
d. Cierre
RPTA: A
En las fases de inicio los interesados tienen más chances de influir sobre el tipo de proyecto. Una vez que el proyecto avanza será más difícil poder influir con cambios.
En su proyecto ya han finalizado de identificar a todos los interesados agregando información sobre sus roles, áreas de conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. ¿Cuál debería ser el próximo paso?
a. Clasificar a los interesados según su influencia, intereses y participación.
b. Evaluar cómo podrían influir los interesados en el proyecto
c. Monitorear el involucramiento de los interesados en el proyecto
d. Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de interesados
RPTA: A
1º Identificarlos, 2º Clasificarlos, 3º Evaluar influencia, 4º Estrategia, 5º Control. PMBOK® Guide 6th Ed
