productmanagement event

Question 1

Wat is een evenement?

Answer 1

Een georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde doelstelling, doelgroep, locatie, programma en sfeer, waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Kenmerken: tijdelijk, eenmalig of terugkerend, vaak complex en multidisciplinair.

Question 2

Noem de 14 voorwaarden voor de organisatie van een evenement.

Answer 2

Geschikte datum, duur en tijdstippen
Gewenste sfeer creëren
Opbouw van het programma
Zelf organiseren of uitbesteden
Selectie van samenwerkingspartners
Geschikte locatie / bijzondere locaties
Financiële haalbaarheid
Sponsoring
Communicatie
Inrichting en decoratie
Brandveiligheid en aansprakelijkheid
Beveiliging en EHBO
Vergunningen en verzekeringen
Host, hostess en vrijwilligers
Protocol

Question 3

Waar moet je rekening mee houden bij het bepalen van datum, duur en tijdstip?

Answer 3

Partner en kinderen (schoolvakanties, gezinsleven)
Geloof (zondagen, feestdagen, Ramadan…)
Reisafstand
Tijdstip (files, bezoekers van andere locaties niet storen, leveringen in winkelgebied)
Seizoen (strandfeest, schaatsen, nieuwjaarsdrink)
Andere evenementen (WK, Olympische Spelen)
Feestdagen en vakanties
Belanghebbenden (stakeholders)

Question 4

Hoe creëer je de gewenste sfeer op een evenement?

Answer 4

duidelijk thema, huisstijl of verhaallijn en trek die door in alle elementen: uitnodigingen, decor, catering, programma, muziek, kleding, aankleding.
Consistentie = cruciaal voor beleving.

Question 5

Wat zijn de belangrijkste onderdelen bij de opbouw van een programma?

Answer 5

Afwisseling: hoogtepunten, rustmomenten, culinaire momenten, netwerken
Verschil zakelijk vs publieksevenement
Praktische elementen: ontvangst & registratie, welkom, sprekers/entertainment/audio, maaltijden
Generale repetitie, aankomst gasten, omgaan met onvoorspelbare elementen
Resultaat: gedetailleerd draaiboek (incl. slechtweerscenario, partner- en kinderprogramma)

Question 6

Wat zijn de voordelen van uitbesteden van organisatie?

Answer 6

Professionele begeleiding, uitgebreide marktkennis, objectiviteit, klankbord, minimale interne belasting, continuïteit, administratieve eenvoud.

Question 7

Wat zijn de nadelen van uitbesteden van organisatie?

Answer 7

Minder bekend met bedrijfscultuur/sector/product, extra kosten, minder overzicht, extra communicatielijn nodig.
Misverstand: je verliest niet alle eigen creativiteit; combinatie is mogelijk (“best of both worlds”).

Question 8

Noem 5 voorbeelden van deeltaken die je kan uitbesteden.

Answer 8

Locatiekeuze
Catering
Entertainment
Communicatie met doelgroep
Beveiliging en bewaking (ook vervoer, decoratie, audiovisueel, hostessen mogelijk).

Question 9

Hoe selecteer je samenwerkingspartners en beoordeel je offertes?

Answer 9

Voorselectie: klantgerichtheid, referenties, reputatie, flexibiliteit.
Offertes organisatiebureau: open calculatie, gesloten calculatie, of combinatie.
Offertes catering: let op dranken, kurkrecht, breuk/manco, transport- en personeelskosten.
Offertes entertainment: inclusief licht/geluid/podium, reiskosten, kleedruimte, SABAM, annuleringsvoorwaarden.
Andere offertes: opbouw/demontage, toeslagen, aansprakelijkheid, crewvoorzieningen.
Toeleveranciers: contact politie, brandweer, EHBO; vergunningen regelen.

Question 10

Wat is SABAM en wanneer moet je betalen?

Answer 10

Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers.
Int verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrechtbij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten, schrijvers, filmmakers, … De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek.
Altijd betalen, ook bij privéfuif zonder inkomgeld, behalve voor mededelingen in familiale kring.
Tarief afhankelijk van zaalcapaciteit, consumptieprijs, inkomprijs.
Samen met billijke vergoeding via Unisono.

Question 11

Wat is de billijke vergoeding en wat is het verschil met SABAM?

Answer 11

Billijke vergoeding = compensatie voor uitvoerders en producenten
wordt gevraagd wanneer u muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn. Bijvoorbeeld bij het spelen van opgenomen muziek op een openbare fuif of op de achtergrond in een café, restaurant,
SABAM = vergoeding voor auteurs/componisten.
Voor live muziek → géén billijke vergoeding.
Beide geregeld via Unisono

Question 12

Welke criteria gelden bij locatiekeuze? (primaire en secundaire kenmerken)

Answer 12

Primair: sfeer en uitstraling, capaciteit, ligging en bereikbaarheid.
Secundair: hotelkamers, parkeergelegenheid, toegankelijkheid, crowd management, garderobe, toiletten, catering, stroom/water, kleedruimtes, verlichting, exclusiviteit, podium/dansvloer, akoestiek, klimaatregeling, eindtijd en geluidsvolume, MVO/Green Key.
Daarnaast: logistiek, opbouw/afbouw, flexibiliteit.

Question 13

Geef minstens 5 voorbeelden van bijzondere locaties en hun beperkingen.

Answer 13

Tenten: veiligheid, verwarming/airco, voorzieningen.
Kerken/kloosters: beperkte op- en afbouw, akoestiek, smalle doorgangen.
Musea/erfgoed: geluidsniveau, bezoekersuren, schade aan kunst.
Kastelen: logistieke beperkingen, sanitair, toegankelijkheid.
Boten: zeeziekte, decoratiebeperkingen, motorgeluid.
(Andere: festivalterreinen, attractieparken, bioscopen, hotels, bedrijfspanden).

Question 14

Wat zijn typische kosten en inkomstenposten bij financiële haalbaarheid?

Answer 14

Kosten: drukwerk, locatie en inrichting, catering, programma-invulling, divers (transport, EHBO, hotel, fotograaf).
Inkomsten: subsidies, sponsoring, ticketverkoop, eten & drinken, merchandising.
Budget: indicatief → definitief; per persoon of totaal.

Question 15

financiële haalbaarheid

Answer 15

• Zakelijke evenementen: beschikbaar budget van het organiserend bedrijf vanaf de start
• Publieksevenementen: noodzakelijke bron van inkomsten door ticketverkoop enz…

Question 16

Wat zijn voorbeelden van sponsorpakketten?

Answer 16

Logo op affiches, programmaboekje
Banner/advertentie, link naar website
Goodiebag (cadeautje, info)
Vrijkaarten, VIP-kaarten, parkeerplaatsen
Receptie/lunch, infostand
Naam koppelen aan evenement.
Belangrijk: verwachtingen kaderen, investering zichtbaar maken.

Question 17

Wat zijn de 4 communicatiefuncties bij evenementen?

Answer 17

Informeren (wie, wat, waar, waarom, wanneer)
Overtuigen (argumenten, aantrekkingskracht)
Betrokkenheid verhogen (vooraf contact, verplicht voelen te gaan)
Beleving versterken (prikkels, gadgets, herhaling, social media).

Question 18

Welke communicatie is nodig in voortraject, tijdens en na afloop?

Answer 18

Voortraject: ticketing, uitnodigingen, doelgroepencommunicatie.
Tijdens: programmaboekje, badges/armbandjes, menukaarten, bewegwijzering, gadgets, persmap.
Na afloop: foto/videoreportage, hand-outs, enquête.
Social media: livestreaming, overtuigen/informeren/betrekken/beleving versterken.

Question 19

Welke opstellingen bestaan er voor inrichting en decoratie?

Answer 19

Theater-, school-, cabaret-, carré-, U-vorm, receptie, banket, feestopstelling.
Afhankelijk van type bijeenkomst, ruimte en gasten.
Bij publieksevenementen → crowd management, spreiding, bewegwijzering, toegang hulpdiensten

Question 20

Welke verzekeringen zijn typisch voor evenementen?

Answer 20

Burgerlijke aansprakelijkheid
Annuleringsverzekering
Evenementenverzekering
Geldverzekering
Goederen-/materiaal-/tentoonstellingsverzekering (+ transport)
Medische kosten en ongevallen
Vrijwilligersverzekering
Regen- of slechtweerverzekering.

Question 21

De verzekering Objectieve aansprakelijkheid

Answer 21

• Uitbaters van openbare gebouwen zijn wettelijk verplicht de lichamelijke en/of materiële schade geleden door derden ten gevolge van een brand of een ontploffing in dit gebouw te vergoeden, en dit zelfs als de uitbater geen fout heeft gemaakt.

Question 22

De verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid dekt de lichamelijke en materiële schade aan derden

Answer 22

• In het kader van de activiteit van uw organisatie of vereniging
• Veroorzaakt door het gebruikte materiaal
• Veroorzaakt door het gebruik van gebouwen voor uw activiteiten

Question 23

Wat zijn de belangrijkste risico- en veiligheidsaspecten (risk management)?

Answer 23

Risicoanalyse (publieksprofiel, activiteiten, locatie, tijden, bereikbaarheid, sfeer, alcohol/drugs, bouwwerken, gevaarlijke stoffen).
Beveiligingsplan: draaiboek maatregelen, mobiliteitsplan, ontruimingsplan, crisiscommunicatie.
Crowd management (preventief, logistiek) vs Crowd control (repressief, beperken gedrag).
Beveiliging: toegangscontrole, vestiaire, parkeercontrole, inzet politie.

Question 24

risk management

Answer 24

analyseren van de risico’s op vlak van gezondheid, commerciële risico’s of verzekeringen. Globale term.

Question 25

crowd management

Answer 25

managen van groepen mensen wanneer ze bij elkaar komen. Systematisch plannen, organiseren en managen. Veilig en ordelijk verloop garanderen. Preventief karakter.

Question 26

crowd control

Answer 26

beperken van groepsgedrag en is repressief. -> Voorkomen dat er teveel mensen op 1 m² komen (= publieksdichtheid)

Question 27

Wat zijn cruciale aspecten rond brandveiligheid en aansprakelijkheid?

Answer 27

Brandveiligheidsvoorzieningen: materialen, verlichting, textiel (brandveilig), impregneren. Vluchtwegen, max aantal personen, brandweercontrole. Verplichte verzekeringen (objectieve aansprakelijkheid voor uitbaters openbare gebouwen). Beperk aansprakelijkheid via algemene voorwaarden (hoogte, vorm, duur van schade).

Question 28

vergunning

Answer 28

* of ontheffing is een officiële (noodzakelijke) toestemming van de overheid om een bepaalde activiteit uit te voeren. De wet kan bepalen dat iets verboden is zonder vergunning. De wet kan ook bepalen dat iets verboden is, met de mogelijkheid om een ontheffing van dat verbod te krijgen.

Question 29

verzekering

Answer 29

* of assurantie is een overeenkomst tussen een verzekeringsmaatschappij en een verzekeringnemer. Met een verzekering poogt de verzekeringnemer de financiële gevolgen van een risico af te dekken die hij zelf niet kan of wil dragen.

Question 30

Wat zijn de taken van hostessen en vrijwilligers?

Answer 30

Host/hostess: ontvangst, informatie, registratie, begeleiding gasten, representatief, afgestemd op type gasten. Vrijwilligers: werven, begeleiden, belonen, bedanken. Belangrijk: duidelijke briefing en waardering.

Question 31

Wat houdt protocol in bij evenementen?

Answer 31

Uitnodigen protocollaire genodigden Voorrangslijst en apart programma Plaatsing en beveiliging Internationale aspecten (cadeaus, vlagvolgorde, speechesvolgorde). Doel: respect tonen en correct omgaan met VIP’s en officiële gasten.